Kitsaan ohjeet

• 1: Aloittaminen
• 1.1: Yleistä kirjanpidosta
• 1.2: Käyttäjätunnuksen luominen ja tilaaminen
• 1.2.1: Käyttäjätunnuksen luominen
• 1.2.2: Tilaaminen
• 1.3: Kirjanpito omalle tietokoneelle tallennettuna
• 1.4: Kirjanpito Kitsaan pilvessä
• 1.5: Uuden kirjanpidon luominen
• 1.6: Kirjanpidon siirtäminen Kitupiikistä
• 1.7: Kitsaan pikanäppäimet
• 2: Kirjaaminen
• 2.1: Sähköiset tositteet
• 2.2: Menojen ja tulojen kirjaaminen
• 2.2.1: Menojen kirjaaminen
• 2.2.2: Tulojen kirjaaminen
• 2.2.3: Menojen ja tulojen yksityiskohtaisemmat ohjeet
• 2.3: Siirtotosite eli rahoitustapahtumat
• 2.3.1: Tase-erät
• 2.3.2: Esimerkkikirjauksia
• 2.4: Tiliotteen kirjaaminen
• 2.4.1: Tiliote sähköisessä muodossa
• 2.4.2: Kirjaaminen ilman sähköistä tositetta
• 2.4.3: Tilitapahtumien lisääminen
• 2.4.4: Maksuperusteinen kirjanpito
• 2.4.5: Pankkitilin täsmäyttäminen
• 2.5: Palkan kirjaaminen
• 2.5.1: Palkanmaksuun liittyvät maksut ja kirjaukset
• 2.6: Muut tositteet
• 2.6.1: Vientien muokkaamien
• 2.7: Vientien tuominen CSV-tiedostosta
• 2.8: Kirjaamisnäkymän yksityiskohtaisemmat ohjeet
• 3: Selaaminen ja etsiminen
• 4: Laskujen kierto
• 4.1: Tehtävät laskujen kierrossa
• 4.2: Laskujen lisääminen kiertoon
• 4.3: Kierrossa olevien laskujen käsittely
• 4.4: Laskutusportaali
• 5: Laskutus
• 5.1: Uuden laskun luominen
• 5.1.1: Yksityiskohtaiset ohjeet uuden laskun luomiseen
• 5.1.2: Ennakkolasku
• 5.1.3: Ryhmälasku
• 5.2: Laskun merkitseminen maksetuksi
• 5.3: Myyntilaskujen luettelo
• 5.3.1: Hyvityslasku
• 5.3.2: Maksumuistutus
• 5.3.3: Erilaiset myyntilaskut ja niiden kuvakkeet
• 5.4: Ostolaskujen luettelo
• 5.5: Asiakas- ja toimittajarekisterit
• 5.5.1: Asiakkaan/toimittajan tietojen muokkaaminen
• 5.5.2: Ryhmät
• 5.5.3: Asiakkaiden/toimittajien tuominen ja vieminen
• 5.5.4: Rekisteriselosteen malli
• 5.6: Tuoterekisteri
• 5.7: Vakioviitteet
• 5.8: Huoneistot
• 5.8.1: Huoneiston tietojen muokkaaminen
• 5.8.2: Vastikkeiden tai vuokrien laskutus
• 6: Raportit
• 6.1: Päiväkirja
• 6.2: Pääkirja
• 6.3: Tositeluettelo
• 6.4: Tase
• 6.5: Tuloslaskelma
• 6.6: Tase-erittely
• 6.6.1: Tase-erien selvittely
• 6.7: Tililuettelo
• 6.8: Laskuluettelo
• 6.9: Myyntiraportti
• 6.10: Arvonlisäveron erittely
• 6.11: Tositekooste
• 7: Tilikausien määritykset ja tilinpäätöksen muodostaminen
• 7.1: Uuden tilikauden avaaminen
• 7.2: Tilikauden muokkaaminen
• 7.3: Tositteiden uudelleennumerointi
• 7.4: Kirjanpitoaineiston muodostaminen
• 7.5: Sähköinen kirjanpitoarkisto
• 7.6: Budjetti
• 7.7: Tilinpäätös
• 7.7.1: Poistot
• 7.7.2: Jaksotukset
• 7.7.3: Tuloveron kirjaaminen
• 7.7.4: Kirjanpidon lukitseminen
• 7.7.5: Liitetiedot ja tilinpäätöksen muodostaminen
• 7.7.6: Tilinpäätöksen tulostaminen ja vahvistaminen
• 8: Arvonlisävero
• 8.1: Arvonlisäverovelvollisuus
• 8.2: Arvonlisäverolajit
• 8.3: Myyntien ja ostojen kirjaaminen
• 8.3.1: Myyntien kirjaaminen
• 8.3.1.1: Kotimaan myynnit
• 8.3.1.2: Yhteisömyynnit
• 8.3.1.3: Rakennuspalveluiden myynti
• 8.3.2: Ostojen kirjaaminen
• 8.3.2.1: Kotimaan ostot
• 8.3.2.2: Yhteisöostot
• 8.3.2.3: Tavaroiden maahantuonti EU:n ulkopuolelta
• 8.3.2.4: Palveluostot EU:n ulkopuolelta
• 8.3.2.5: Rakennuspalveluiden osto
• 8.3.3: Marginaaliveromenettely
• 8.4: Alv-ilmoituksen antaminen
• 8.4.1: Ilmoittaminen rajapinnalla
• 8.4.2: Ilmoittaminen OmaVerossa
• 8.4.3: Ilmoittaminen Ilmoitin-palvelulla
• 8.4.4: Veron maksun käsittely kirjanpidossa
• 8.4.5: Alarajahuojennus
• 8.4.6: Aiemman alv-ilmoituksen korjaaminen
• 8.5: Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus
• 8.6: Verohallinnon varmenne
• 8.7: Maksuperusteinen arvonlisävero
• 9: Asetukset
• 9.1: Omat tiedot
• 9.2: Käyttöliittymä ja kieli
• 9.3: Perusvalinnat
• 9.4: Yhteystiedot ja toiminimet
• 9.5: Liitteiden käsittely
• 9.6: Käyttöoikeudet
• 9.7: Tililuettelo
• 9.7.1: Tilin muokkaaminen
• 9.7.2: Tilityypit
• 9.8: Kohdennukset
• 9.9: Tilinavaus
• 9.9.1: Alkusaldojen tuonti CSV-tiedostosta
• 9.10: Laskutuksen asetukset
• 9.11: Laskujen tekstien määritys
• 9.12: Laskujen bannerit
• 9.13: Oletustilit
• 9.14: Maksutavat tulo- ja menotositteilla
• 9.15: Tositesarjat
• 9.16: Sähköpostin lähettäminen
• 9.17: Kierto
• 9.18: Verkkolaskut
• 9.18.1: Verkkolaskutuksen käyttöönotto
• 9.18.2: Maventan verkkolasku
• 9.18.3: Verkkolaskujen paikallinen muodostaminen
• 9.19: Tilitapahtumien hakeminen pankista
• 9.20: Kirjattavien kansio
• 9.21: Verojen asetukset
• 9.22: Palkkatilien määritys
• 9.23: Raporttien muokkaus
• 9.24: Tilinpäätöksen mallin muokkaaminen
• 9.25: Tilikartan päivittäminen
• 10: Ohjelmiston käyttöehdot
• 11: Lisäosat
• 11.1: Tilitapahtumien hakeminen pankista
• 11.2: Holvi
• 11.3: eTasku
• 12: Tilitoimisto
• 12.1: Hyllyt
• 12.2: Roolit
• 12.3: Käyttäjät
• 12.4: Oikeudet
• 12.5: Verohallinnon varmenne (Tilitoimistot)
• 12.6: Kirjanpidon aloittaminen
• 12.7: Kirjanpidon tiedot
• 13: WebKitsas

1 - Aloittaminen

1.1 - Yleistä kirjanpidosta

Kirjanpitolaissa säädetään, että kaikenlaiset yhtiöt ja yhdistykset ovat velvollisia pitämään lain mukaista kirjanpitoa taloudellisesta toiminnastaan. Myös yksityiset ammatinharjoittajat ovat kirjanpitovelvollisia liike- ja ammattitoiminnastaan.

Kirjanpidolla seurataan tulojen ja kulujen muodostamaa taloudellista tuottoa (tuloslaskelma) sekä varojen ja velkojen muodostamaa varallisuutta (tase). Kirjanpito toimii myös yritysten verotuksen perusteena.

Kirjanpidossa on noudatettava “hyvää kirjanpitotapaa” eli noudatettava lainsäädäntöä, ohjeita ja vakiintuneita käytäntöjä.¹ Kirjanpidon laiminlyömisestä tai virheellisten tietojen merkitsemisestä kirjanpitoon voidaan rangaista sakolla tai vankeudella.²

Pienet yritykset ja yhteisöt saavat noudattaa joissain asioissa hieman yksinkertaisempia sääntöjä etenkin tilinpäätöksen osalta.^{3 4}

Tilikausi

Kirjanpito laaditaan tilikausittain. Normaali tilikausi on 12 kuukautta, yleisimmin kalenterivuosi.

Tilinavauksessa edellisen tilikauden päättävä tase siirretään uuden tilikauden pohjaksi.

Tilikauden aikana kaikki menot, tulot ja rahoitustapahtumat kirjataan tositteiden mukaan kirjanpitoon. Tätä kutsutaan “juoksevaksi” kirjanpidoksi.

Tilikauden päätyttyä tehdään tilinpäätös. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ensiksi tehdään tarpeelliset tilinpäätöskirjaukset: avoinna olevia maksuja merkitään saataviksi tai veloiksi ja käyttö-omaisuudesta tehdään poistoja. Tämän jälkeen laaditaan tilinpäätösasiakirjat: tuloslaskelma ja tase liitetietoineen.

Tapahtumien kirjaamisessa ei nykyisessä laissa ole muuta määräaikaa kuin se, että tarpeelliset ilmoitukset (esim. arvonlisäveroa varten) ehditään antaa ja yrityksen tai yhdistyksen päättäjillä on riittävä tieto taloudellisesta tilanteesta. Tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen kirjanpitoa ei enää saa muokata. Aivan pienen yhdistyksen olisi laillista laatia kirjanpito kerran vuodessa jälkikäteen, kunhan kaikki tositteet on säilytetty huolellisesti. Kaikki käteisellä rahalla suoritetut maksut on kuitenkin kirjattava viipymättä.

Kirjanpitoaineistoja pitää säilyttää 10 vuotta ja tositteita 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.

Tositteet ja juokseva kirjanpito

Kaikkien kirjausten on perustuttava päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin. Tositteita ovat esimerkiksi laskut, kuitit, tiliotteet ja palkkalistat. Tosite voi joissain tapauksissa olla itse laadittu (esim. myynnistä kirjoitetun kuitin kopio tai tilinpäätöserästä laadittu muistiotosite).

Juokseva kirjanpito tarkoittaa näiden tositteiden tallentamista ja merkitsemistä kirjanpitoon. Tositteen yksilöivä numero pitää merkitä paperisessa muodossa säilytettävään tositteeseen.

Kaksinkertainen kirjanpito ja tilit

Yksinkertaiseen kirjanpitoon merkitään tulot ja menot aikajärjestyksessä. Yksityinen ammatinharjoittaja voi yleensä pitää kirjanpitonsa yksinkertaisena.

Yksinkertaisessa kirjanpidossa vasemmalle kirjataan tulot ja oikealle menot

Yksinkertainen kirjanpito on helppo tehdä taulukkolaskentaohjelmalla. Kaksinkertainen kirjanpito antaa kuitenkin paljon enemmän tietoa tuloista, menoista ja taloudellisesta tilanteesta. Kitsas on kaksinkertaisen kirjanpidon ohjelma, joka noudattaa suomalaista kirjanpidon säännöstöä.

Kaksinkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan aina vähintään kahdelle tilille. Rahatilejä ovat pankkitilit ja käteiskassa: niillä seurataan rahan todellista liikennettä. Tulotilit ja menotilit osoittavat, mistä raha on tullut ja mihin sitä on käytetty. Pääomatilit seuraavat omaisuutta ja velkoja.

Kaikessa yhtiömuotoisessa liiketoiminnassa ja yhdistyksissä pitää käyttää kaksinkertaista kirjanpitoa.

Perinteisessä tilikirjassa jokaista tiliä kohti on kaksi saraketta: vasemmalla debet-puolelle kirjataan mihin raha menee ja oikelle puolelle kredit-sarakkeelle mistä raha tulee. Jokaisen kirjauksen pitää täsmätä, eli joka rivillä debet- ja kredit-sarakkeille kirjataan yhtä suuri määrä.

Ostot vähentävät pankkitiliä (kredit) ja merkitään menotilit debet-puolelle. Myyntitulot puolestaan kasvattavat pankkitiliä (debet) ja merkitään tulotilin kredit-puolelle.

Lainanlyhennyksessä pankkitilin saldo vähenee, mutta myös saatavatilin (Pankkilaina) saldo vähenee. Pankkilainan korot ovat menotili.

Kaksinkertaisessa kirjanpidossa seurataan myös rahatilien välistä liikennettä

Käytettävistä tileistä ja niiden sisällöstä pitää olla tililuettelo (tilikartta). Eri yritysmuodoille ja yhdistyksille on valmiita mallitilikarttoja, joihin tarvittaessa lisätään omaa kirjanpitoa varten joitain tarkempia tilejä.

Kirjaamisperusteet

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tapahtumat kirjataan sille päivälle, jolloin tavara tai palvelu luovutetaan tai vastaanotetaan.

Kun lipputanko on myydään 22.6. jää ostaja velkaa myyjälle, joten tulo kirjataan myyntituloihin (tulotili, kredit) ja myyntisaataviin (saatavatili, debet). Kun lasku maksetaan 14.7. kirjataan hinta myyntisaatavista (kredit) pankkitilille (debet).

Laskuperusteisessa kirjanpidossa tapahtumat kirjoitetaan vastaavalla tavalla laskun päivämäärän mukaisesti.

Kalastuskerho ostaa ongen juhannusaattona, mutta lasku kirjoitetaan vasta 28.6. Onki kirjataan ensin kuluksi (debet) ja ostovelaksi (kredit), ja kun lasku aikanaan maksetaan kirjataan se pankkitililtä (kredit) ostovelkoihin (debit).

Maksuperusteisessa kirjanpidossa tapahtumat kirjataan vasta sitten, kun lasku on maksettu.

Vaikka onki on ostettu jo juhannuksena, merkitään se kirjanpitoon yhdellä kirjauksella vasta kun lasku on maksettu.

Jos menot ja tulot kirjataan maksuperusteisesti, on ostovelat ja myyntisaamiset voitava jatkuvasti selvittää muulla tavoin (esimerkiksi säilyttämällä maksamattomia laskuja mapissa, josta ne voi tarkistaa). Pientä yhdistystä lukuun ottamatta on lasku- tai maksuperusteinen kirjanpito oikaistava ja täydennettävä suoriteperusteiseksi ennen tilinpäätöksen laatimista, mikäli maksuperusteen vaikutus on olennainen.

Poistot

Investoitaessa eli hankittaessa rakennuksia, koneita, kalusteita tms. joita käytetään pidemmällä aikavälillä, ei niitä kirjata välittömästä menoiksi vaan hankinta kirjataan taseeseen, josta sitä poistetaan suunnitelman mukaisesti (sumu-poistot). Merkitykseltään vähäisiä hankintoja voidaan kuitenkin käsitellä menokirjauksina, vaikka niitä käytettäisiinkin pidemmän aikaa.

Hankitaan tietokoneohjelmisto, joka aineettomana oikeutena pitää poistaa tasapoistoina. Arvioidaan käyttöajaksi viisi vuotta, jolloin poisto on 200 euroa vuodessa. Ensimmäisenä vuonna poistetaan puolen vuoden käyttöajasta 100 euroa, jolloin poistamatta jää 900 euroa. Toisen vuoden jälkeen poistamatta on vielä 700 euroa.

Aineellisesta omaisuudesta poistot tehdään yleensä menojäännöspoistoina, eli vuosittain poistetaan tietty prosenttiosuus poistamatta jääneestä osuudesta (esim. kalustossa 25%). Tällöin lisähankinnat merkitään lisäyksenä kalustotilille ja aina vuoden lopussa poistetaan 25% kalustotilin saldosta.

Jos tällaista omaisuutta myytäisiin, kirjattaisiin myynnistä saatava raha kalustotilille.⁵ Tasapoistoja käytettäessä kalustotilille kirjataan suunnitelman mukaiset poistot myyntipäivään saakka ja mahdollinen ylijäämä kirjataan myyntivoitoksi.

Tilinpäätös

Kun tilikauden kaikki tositteet on saatu kirjattua, tilit täsmäytetään eli tarkastetaan, että esimerksi pankkitilin saldo täsmää kirjanpidon kanssa. Sitten tehdään poistokirjaukset sekä siirtokirjaukset, jossa kirjanpito oikaistaan suoriteperusteiseksi, jossa varmistetaan että kyseiselle tilikaudelle on kirjattu kaikki sellaiset tulot ja menot, jotka sinne kuuluvat - ja toisaalta tulevan tilikauden tulot ja menot on siirretty oikealle tilikaudelle.

!!! note “Yhdistyksen maksuperusteinen tilinpäätös” Pieni yhdistys saa laatia myös tilinpäätöksen maksuperusteisesti, kunhan liitetiedoissa on selvitetty menettelyn olennainen vaikutus taloudelliseen tilanteeseen.

Lopuksi valmistellaan tilinpäätösasiakirjat, tarvittaessa suoritetaan tilin- tai toiminnantarkastus ja tilinpäätös vahvistetaan. Tilinpäätösasiakirjoihin kuuluu tase, tuloslaskelma ja tilinpäätöksen liitetiedot. Tilinpäätöstä varmentamaan on lisäksi laadittava tase-erittelyt. Suuret yritykset laativat lisäksi rahoituslaskelman ja määrämuotoisen toimintakertomuksen.

Tuloslaskema selvittää tilikauden tuloksen eli voiton tai tappion, joka löytyy tuloslaskelman viimeiseltä riviltä. Laskelman kaavat on määritelty tilinpäätösasetuksessa, ja ne poikkeavat hieman erityyppisillä yhtiöillä ja yhteisöillä.

Taseesta näkyy taloudellinen tilanne. Vastaavaa-puolelle merkitään omaisuus ja saamiset. Vastattavaa-puolella on oma pääoma (kuten osakepääoma sekä edellisten tilikausien voiton kertymä) sekä vieras pääoma eli velat. Tuloslaskeman osoittama tilikauden tulos siirretään taseeseen omaan pääomaan.

Tase laaditaan kirjanpitoasetuksen kaavan mukaisesti. Pienet yhtiöt saavat laatia taseen muita lyhyemmän kaavan mukaisesti.

Liitetiedoissa annetaan lukuisia tilinpäätöstä ja tasetta täydentäviä ja täsmentäviä tietoja. Liitetiedoista on tarkemmat määräyksen kirjanpitoasetuksessa.⁶

Lisää luettavaa

• Kaupallisen alan oppikirjat
• Antti-Juhani Kaijanahon erinomainen opas pienen yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä
• Tilintarkastus.fi sisältää malleja erilaisten yhteisöjen tilinpäätöksistä
• Taloushallintoliiton Kirjanpidon ABC
• Tilisanomien Kirjanpitokoulu
• KSL-opintokeskuksen materiaali yhdistyksen taloudesta ja kirjanpitosta
• Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysopas

1.2 - Käyttäjätunnuksen luominen ja tilaaminen

1.2.1 - Käyttäjätunnuksen luominen

Rekisteröityessäsi Kitsaan pilveen aloitat 30 päivän maksuttoman kokeilujakson, jonka aikana saat käyttää kaikkia vain tilaajille rajoitettuja palveluita sekä tallentaa yhden kirjanpitosi Kitsaan pilveen. Myös sähköpostituki on käytettävissäsi kokeilujakson aikana.

Rekisteröityminen tehdään suodaan Kitsas-ohjelmasta.

Paina aloitusnäkymän Pilvi-välilehdellä Luo käyttäjätunnus-painiketta.

Hyväksy seuraavaksi palvelun käyttöehdot.

Anna nimesi ja sähköpostiosoitteesi

Saat hetken kuluttua sähköpostiisi viestin, jossa olevalla linkillä pääset viimeistelemään käyttäjätunnuksesi ja asettamaan itsellesi salasanan.

Kun rekisteröityminen on valmis, pääset kirjautumaan pilveen antamalla sähköpostiosoitteesi ja salasanasi Pilvi-välilehdellä ja painamalla Kirjaudu.

1.2.2 - Tilaaminen

Kun olet kirjautuneena pilveen, näet Pilvi-välilehdellä tilauksesi tiedot. Pääset tekemään tilauksen Tee tilaus-painikkeella.

Valitse haluamasi paketti ja mahdollisesti tarvitsemasi lisäkirjanpidot.

Anna vielä laskutustiedot.

Vahvista lopuksi tilaus. Tilaus on käytettävissäsi heti ja saat laskun valintasi mukaan joko sähköpostilla tai verkkolaskuna kahden viikon kuluessa. Laskulla on maksuaikaa 28 päivää.

Kiitos tilauksesta

Muutokset tilaukseen

Kun olet tehnyt tilauksen, muuttuu Tee tilaus-nappi Tilaukseni-napiksi, jonka kautta voit vaihtaa tilaamasi paketin tai tilata lisäkirjanpitoja. Voit myös perua tilauksesi vaihtamalla takaisin Ilmainen-pakettiin. Huolehdi kuitenkin ennen tilauksen lopettamista siitä, että olet ladannut kaiken tarvitsemasi tiedon kirjanpidosta esimerkiksi lataamalla kaikista tilikausista kirjanpitoarkistot.

Voit tehdä muutokset myös sähköpostilla myynti@kitsas.fi

1.3 - Kirjanpito omalle tietokoneelle tallennettuna

Omalle tietokoneelle tallennetut kirjanpidot löytyvät Aloita-sivun oikealla laidalla Tietokone-välilehdeltä.

• Mustalla värillä varsinaiset kirjanpidot
• Vihreällä värillä harjoituskirjanpidot
• Violetilla värillä varmuuskopiot

Voit vaihtaa kirjanpitoa napsauttamlla haluamasi kirjanpidon nimeä.

Avaa kirjanpito

Avaa kirjanpitotiedosto, joka ei ole luettelossa

Tuo Kitupiikistä

Tuo Kitupiikin kirjanpidon Kitsaaseen.

Varmuuskopioi

Tekee avoimesta kirjanpidosta varmuuskopiotiedoston

Poista luettelosta

Poistaa avoimen kirjanpidon luettelosta. Kirjanpitoa ei poisteta tietokoneelta, joten sen voi edelleen avata Avaa kirjanpito -toiminnolla

Varmuuskopiointi

Sinun on itse huolehdittava kirjanpitosi säännöllisestä varmuuskopioinnista sekä varmuuskopiotiedostojen huolellisesta säilyttämisestä.

Varmuuskopioi-napilla avoimena oleva kirjanpito kopioidaan haluamaasi sijaintiin.

Varoitus varmuuskopion käsittelemisestä

Jos Kitsas päättelee tiedoston nimen perusteella, että se on kirjanpidon varmuuskopio, näytetään seuraava varoitus:

Varoituksen tarkoituksena on välttää tilanne, jossa käyttäjä avaa samasta kirjanpidosta eri aikaan luotuja kopioita ja tämän takia tekee muutoksia vuoron perään useampaan kirjanpitotiedostoon. Tällaisessa tilanteessa missään kirjanpitotiedostossa ei enää ole ajantasaista kirjanpitoa.

Jos joudut ottamaan varmuuskopiotiedoston käyttöösi, muuta tiedostonhallinnassa tiedoston nimeä niin, ettei se pääty enää numerosarjaan. Tämän jälkeen Kitsas ei enää näytä kirjanpidon nimeä violetilla eikä varoita kirjanpidon olevan varmuuskopio.

1.4 - Kirjanpito Kitsaan pilvessä

Pilveen tallennetut kirjanpidot, joihin sinulla on käyttöoikeus, löytyvät Aloita-sivun oikealla laidalla Pilvi-välilehdestä.

• Mustalla värillä varsinaiset kirjanpidot
• Vihreällä värillä harjoituskirjanpidot

Voit vaihtaa kirjanpitoa napsauttamlla haluamasi kirjanpidon nimeä.

Kirjanpidon kopioiminen pilveen

Omalle tietokoneelle tallennetun kirjanpidon voi kopioida pilveen Aloita-sivun Pilvi-välilehdellä olevalla Kopioi kirjanpito pilveen -painikkeella. Painike on näkyvissä, kun käytössä on paikallinen kirjanpito ja käyttäjä on kirjautuneena pilvipalveluun.

Kopiointi ei poista omalle tietokoneelle tallennettua kirjanpitoa. Pilveen tehdyt muutokset eivät vaikuta omalle tietokoneelle tallennettuun kirjanpitoon, eivätkä omalle tietokoneelle tallennettuun kirjanpitoon tehdyt muutokset vaikuta pilveen tallennettuun kirjanpitoon.

Kirjanpidon poistaminen

Voit poistaa tarpeettoman kirjanpitosi Poista kirjanpito-painikkeella. Ellei kirjanpito ole harjoituskirjanpito, pitää se muuttaa esin harjoituskirjanpidoksi Asetukset-sivun kohdasta Perusvalinnat.

1.5 - Uuden kirjanpidon luominen

Uusi kirjanpito aloitetaan Aloita-välilehden Uusi kirjanpito-napista.

Tilitoimistokäyttäjät (Kitsas Pro) luovat kirjanpidot Tilitoimisto-näkymästä.

Pilveen vai paikallisesti?

Ensimmäisellä näytöllä valitset, tallennetaanko kirjanpito paikallisesti vai Kitsaan palvelimelle. Kitsaan palvelin sijaitsee Suomessa ja varmuuskopioidaan automaattisesti päivittäin.

Harjoitus vai todellinen?

Seuraavaksi valitaan, oletko aloittamassa todellista kirjanpito vai harjoittelemassa.

Harjoittelutilassa kaikkiin tulosteisiin tulostuu HARJOITUS-teksti, joten ne erottuvat oikeasta kirjanpitoaineistosta. Harjoittelutilassa voit myös tulostaa laskuja haluamillasi päivämäärillä sekä nopeuttaa ajan kulumista jolloin saat näkyviin tilinpäätökseen ja arvonlisäveroon liittyviä ilmoituksia.

Tilikartta

Seuraavaksi valitaan tilikartta. Tilikartta määrittää käytettävien tilien lisäksi myös käytössä olevat raportit eli esimerkiksi tuloslaskelman rakenteen sekä tilinpäätöksen pohjan.

Voit myöhemmin lisätä, muokata ja poistaa käytössä olevia tilejä samoin kuin raporttien ja tilinpäätöksen malleja. Et voi kuitenkaan jälkikäteen vaihtaa koko tilikarttaa toiseen.

Perustiedot

Seuraavassa ruudussa syötetään organisaation nimi, Y-tunnus, osoite ja kotipaikka. Näitä voi muokata myöhemmin perusmäärityksissä.

Lisäksi kannattaa syöttää pankkitilin (ensisijainen käyttötili) tilinumero. Tilinumero tulostuu laskuille ja sitä käytetään myös maksujen ja tiliotteiden kohdistamiseen. Tilinumeron voi syöttää myöhemmin tilin tietoihin tilikartassa.

Valittava yritysmuoto vaikuttaa siihen, mitä tilejä kirjanpidossa on näkyvillä. Samoin tilikartan laajuus vaikuttaa näkyvillä olevien tilien määrään: Elinkeinotoiminnan tilikartassa on 866 tiliä ja yhdistystilikartalla 339 tiliä. Useimmat yritykset ja yhdistykset tarvitsevat näistä tileistä on pientä osaa - laajuusvalinnan mukaan suurin osa tileistä piilotetaan käyttäjältä.

Voit myöhemmin vaihtaa tilikartan laajuutta tai ottaa yksittäisen tilin käyttöön. Tehdessäsi kirjauksia voit myös tilapäisesti siirtyä selaamaan koko tilivalikoimaa.

Tilikausi

Anna tiedot ensimmäisestä Kitsaalla pidettävästä tilikaudesta. Koska tilinpäätökseen tulostetaan vertailutiedot myös edellisestä tilikaudesta, anna myös edellisen tilikauden päivämäärät.

Edellisen tilikauden tiedot syötetään viimeisimmän tilinpäätöksen tilikohtaisesta tase-erittelystä sekä tuloslaskelman erittelystä. Voit aloittaa kirjanpidon ja myös tehdä uusia kirjauksia, vaikka tilinavausta ei olisikaan tehty.

Valitse Toiminta alkaa vasta tästä tilikaudesta vain, jos yritys perustetaan vasta tällä tilikaudella eikä tilinavausta tehdä lainkaan.

Tositteiden numerointi

Valitse, haluatko numeroida kaikki tositteet yhteen juoksevaan sarjaan, vai haluatko jakaa tositteet erikseen numeroitaviksi tositesarjoiksi joilla on omat kirjaintunnusteensa, esimerkiksi ML myyntilaskuilla ja OL ostolaskuille.

Voit myös muodostaa oman tositesarjan kaikille käteiskuiteille.

Tiedostojen sijainti

Tallentaessasi kirjanpidon omalle koneelle valitse tiedostonnimi ja tallennussijainti. Tähän tiedostoon tallennetaan koko kirjanpito kaikkine liitteineen niin, että kirjanpidon voi siirtää tai varmuuskopioida kopioimalla tämän yhden tiedoston.

Valmista tuli!

Kaikki valinnat on tehty ja Kitsas on valmis luomaan uuden kirjanpidon.

Viimeistele vielä määritykset

Ennen kuin aloitat kirjausten tekemisen, kannattaa vielä tarkistaa joukko määrityksiä. Ne kaikki on selostettu Asetukset-luvussa.

1. Yleensä kaikki tarpeelliset tilit löytyvät tilikartasta, mutta tarvittaessa voit muokata tilikarttaa.
2. Jos haluat käyttää kohdennuksia (kustannuspaikat ja projektit), lisää ne asetuksista
3. Syötä tilinavaus edellisen tilinpäätöksen perusteella.
4. Lisää halutessasi yhteystiedoihin logo tehdäksesi tulosteista tyylikkäämmät.

Harjoittelutila

Jos käytät harjoittelutilaa, on ikkunan ylälaidassa vihreä Harjoittelutila käytössä-palkki, ja vaihtamalla oikeassa yläkulmassa olevaa päivämäärää voit “matkustaa ajassa” eli määrätä, mikä päivä on menossa, ja siten kokeilla vaikkapa tilinpäätöksen tekemistä, alv-tilitystä tai uuden tilikauden aloittamista.

1.6 - Kirjanpidon siirtäminen Kitupiikistä

Siirtäminen

Siirtäminen käynnistyy Aloita-sivun Tuo Kitupiikistä-painikkeesta (Tietokone-välilehdellä).

Ohjelma etsii Kitupiikin kirjanpitoja. Valitse kirjanpito luettelosta tai Valitse tiedosto valitaksesi tietokoneella olevan tiedoston.

Toiminto näyttää tuotavan kirjanpidon tiedot. Valitse tilikartan laajuus omien tarpeittesi mukaan. Valinnalla piilotetaan näkyvistä sellaisia tilejä, joita et tarvitse. Voit muuttaa valintaa myöhemmin asetuksista tai ottaa käyttöön yksittäisiä tilejä.

Tuo asiakasluettelo tuo laskutuksessa käytettyjen asiakkaiden tiedot Kitsaan asiakasrekisteriksi.

Valitse, minne Kitsaan kirjanpito tallennetaan. Ole huolellinen kirjanpidon varmuuskopioinnissa!

Tarkista asetukset ja kirjanpito

Kitsas pystyy siirtämään lähes kaikki Kitupiikissä olleet asetukset. Tarkista kuitenkin, että kirjanpidot asetukset ovat oikein. Tarkastele myös tilien saldoja ja kirjausten määriä, jotta kaikki kirjaukset ovat siirtyneet oikein.

Kitsaan tilikartoissa on joidenkin tilien numerointi muuttunut, ja kirjanpitoa tuotaessa kirjanpito muunnetaan automaattisesti uuteen tilinumerointiin.

Huomattavia muutoksia Kitupiikin käyttäjille

Kitsaassa tositteiden kirjaaminen on muuttunut kokonaisuudessaan. Vanha kirjausapuri on laitettu eläkkeelle, ja sen tilalla on tositetyyppien omat kirjausikkunat. Erityisesti tiliotteiden kirjaaminen on yksinkertaistanut.

Kitsaassa tositetyyppi määrittelee, millä lomakkeella kirjaus tehdään. Tositetyyppi ei välttämättä liity tositteen numeroinnissa mahdollisesti käytettävään tositesarjaan.

Myös laskutusnäkymä on rakennettu kokonaan uudelleen. Ohjelmaan on toteutettu asiakkaiden ja toimittajien rekisteri.

Kitupiikistä Kitsaaseen siirtyvien kannattaakin tutustua tähän käyttöohjeeseen!

1.7 - Kitsaan pikanäppäimet

Yleiset pikanäppäimet

Tositetta kirjattaessa

Ruudukolle kirjattaessa

Esimerkiksi Tiliote tai Muu tosite -tositetyypeillä

Arvonlisäveron sarakkeessa

Laskua luotaessa

2 - Kirjaaminen

2.1 - Sähköiset tositteet

Jos sinulla on tosite sähköisessä muodossa, raahaa se kirjausikkunan yläosaan. Vaihtoehtoisesti voit painaa Valitse tiedosto-painiketta ja etsiä tiedoston tietokoneeltasi. Jos leikepöydällä on liitettäväksi sopiva tiedosto, on näkyvillä myös Liitä leikepöydältä-painike leikepöydällä olevan tiedoston liittämiseksi. Leikepöydän kautta liittäminen on usein nopein tapa tuoda tositteita sähköpostista.

Kitsaaseen voit lisätä pdf-tiedoston, jpeg- tai png-kuvatiedoston, html-verkkosivun tai tekstitiedoston. Kitsas yrittää tunnistaa liitteestä tositteen tietoja kuten päivämäärän, viitenumeron ja laskun summan, ja lisätä ne suoraan tositteelle.

Nykyisin suuri osa tositteista tulee valmiiksi sähköisenä esimerkiksi sähköpostilla tai verkkolaskuina. Paperilaskut ja paperiset kuitit voi skannata, tai laskusta liittää kännykkäkameralla otetun kuvan, kunhan teksti säilyy luettavana.

Liitteiden muokkaaminen

Jos haluat lisätä samalle tositteelle useamman liitteen (esimerkiksi sekä kululasku että kululaskun liitteenä olevat tositteet), voit lisätä liitteitä raahamalla niitä Liitteet-välilehdelle.

Välilehdellä voit myös poistaa tai tulostaa liitteen tai avata liitteen erilliseen ikkunaan.

Sähköinen kirjanpito

Kitsas tukee kirjanpidon säilyttämistä sähköisessä muodossa ja kirjanpidon sähköistä arkistointia. Sähköistä arkistointia käytettäessä Kitsas huolehtii automaattisesti tositteiden numeroinnista sekä tositeketjusta muodostamalla linkkejä tositteiden ja kirjanpidon raporttien välille.

2.2 - Menojen ja tulojen kirjaaminen

2.2.1 - Menojen kirjaaminen

• Meno-tositetyypille kirjataan ostolaskut, suoritetut maksut, annetut avustukset jne.
• Kululaskuja ovat työntekijän tai yhdistyksen jäsenen organisaation puolesta omista varoistaan suorittamat kulut, jotka hän sitten kululaskua ja tositteita vastaan perii maksettavaksi.
• Saapunut verkkolasku-tositetyyppi on tarkoitettu ohjelmaan vastaanotetuille verkkolaskuille

Maksutavat

Maksutapavalinta määrittelee, mitä vastatiliä kirjauksessa käytetään. Ainoastaan laskuperusteisissa kirjauksissa voidaan tallentaa myös tiedot laskun numerosta, viitteestä sekä eräpäivästä.

Menotili

Menotiliksi valitaan aiheenmukainen kirjanpitotili, esimerkiksi Ostot, Rahaliikenteen kulut tai Korkomenot.

2.2.2 - Tulojen kirjaaminen

• Tulo-tositteella kirjataan myynnit, saadut avustukset, jäsenmaksut yms.
• Jos laadit laskun Kitsaalla, kirjataan lasku automaattisesti kirjanpitoon ja siitä muodostuu myyntilasku.

Maksutavat

Maksutapavalinta määrittelee, mitä vastatiliä kirjauksessa käytetään. Ainoastaan laskuperusteisissa kirjauksissa voidaan tallentaa myös tiedot laskun numerosta, viitteestä sekä eräpäivästä.

Tulotili

Tulotiliksi valitaan aiheenmukainen kirjanpitotili, esimerkiksi Myynti, Jäsenmaksutulot tai Saadut avustukset.

2.2.3 - Menojen ja tulojen yksityiskohtaisemmat ohjeet

Asiakas / Toimittaja

Jos asiakas/toimittaja on jo Kitsaan rekisterissä, voit valita sen alasvetovalikosta. Voit myös kirjoittaa nimen tai Y-tunnuksen. Nimikentän vieressä olevasta kuvakkeesta pääset muokkaamaan tietoja.

!!! info “Asiakas- ja toimittajarekisteri” Kitsas käyttää yhdistettyä asiakas- ja toimittajarekisteriä, jossa on sekä asiakkaiden että toimittajien tiedot. Tämän takia myös toimittajien tiedoissa on paikka laskutustavalle ja -kielelle. Osakeyhtiöille Kitsas hakee perustiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä Y-tunnuksen perusteella.

Kirjanpitotilin valitseminen

Voit valita tilin kirjoittamalla tilin numeron (tai osan siitä). Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa osan tilin nimestä, jolloin pääset valitsemaan tilin luetteloikkunasta. Ikkunaan pääset myös painamalla kiikarikuvaketta.

Suosikit-painikkeella näet vain suosikiksi merkitsemäsi tilit, ja Kaikki-painikkeella myös ne tilit, jotka eivät tavallisesti ole käytettävissä valitsemallasi tilikartan laajuudella.

Arvonlisävero

Käytössä olevat alv-lajit on esitelty kappaleessa Arvonlisäverolajit Verollisessa kirjauksessa voit syöttää kokonaismäärän (brutto) tai verottoman määrän (netto).

Jaksotus

Jaksotuksella voit tehdä kirjauksia, jotka kuuluu jaksottaa tilinpäätöksen yhteydessä tilikaudelta toiselle. Jaksotuskirjaukset tehdään vasta tilinpäätöksen yhteydessä, joten niitä ei ole huomioitu kesken tilikauden tulostettavassa tuloslaskelmassa tai taseessa.

Jaksotustoiminnolla jaksotetaan vain veroton tulo tai meno, ei arvonlisäveron osuutta.

!!! note “Esimerkkitilanteita, kun tilikausi on kalenterivuosi” - Jäsen maksaa vuoden 2020 jäsenmaksun 10.11.2019. - Yhdistykselle on myönnetty avustusta 1.11.2019 järjestettyyn tapahtumaan. Avustus maksetaan 7.1.2020. - Ohjelmistoyritys laskuttaa 15.9.2019 ohjelmiston ylläpitomaksun kaudelle 1.7.2019 - 30.6.2020. - Kirjausesimerkkejä jaksotuksesta Tilinpäätös-osan jaksotusohjeessa

Kohdennukset

Jos kirjanpidossa on käytössä kohdennukset tai merkkaukset, pääset valitsemaan ne valintalistoilta.

Poistot

Jos kirjaat tasaeräpoistoina käsiteltävän hankinnan, pääset valitsemaan hankinnan poistoajan. Kitsas laskee vuotuiset poistot tilinpäätöstä laadittaessa.

Kirjauksen jakaminen useampaan vientiin

Tositteen kirjaukset on mahdollista jakaa useammalle tilille, kohdennukselle, verolajille tai veroprosentille. Aloita tekemällä ensimmäinen vienti ja paina Lisää rivi. Nyt näkymän oikeassa reunassa on riveistä luettelo, josta voit valita muokattavan rivin.

Riviselite tarkoittaa yksittäistä riviä koskevaa selitettä. Ellei riviselitettä ole merkitty, käytetään tositteen otsikkoa myös vientien selitteenä.

Viennit

Voit tarkastella tositteelta muodostettavia kirjanpitokirjausia Viennit-välilehdeltä. Et voi kuitenkaan suoraan muokata vientejä. Jos sinun tarvitsee muodostaa monimutkaisempia kirjauksia (esimerkiksi useampi vastatili), pitää kirjaus tehdä käsin tositetyypillä Muu.

2.3 - Siirtotosite eli rahoitustapahtumat

Siirto-tositteella voit kirjata kahden kirjanpitotilin väliset rahoitustapahtumat. Monimutkaisemmat kirjaukset voit tehdä kirjaamalla Muu-tositteella tiliruudukolle.

Laskun maksu-panikkeella pääset valitsemaan yksittäisen laskun, joka kirjataan maksetuksi. Ensisijainen tapa kirjata pankkitilille kohdistuvia tapahtumia ja laskun maksuja on kuitenkin tiliotteen kirjaaminen.

2.3.1 - Tase-erät

Tase-erät ja tase-erittely

Osalla tasetileistä tilin sisältöä seurataan kokonaissaldoa tarkemmin, eli tase-erittäin. Tällaisiä tase-eriä ovat esimerkiksi

• Yksittäiset laskut, joiden maksaminen kohdistetaan laskun tase-erälle ja koko ajan tiedetään, kuinka suuri osa laskusta on maksamatta.
• Lainat, jolloin lainan maksu kohdistetaan lainan tase-erälle ja tiedetään, paljonko lainaa on maksamatta.
• Tasaeräpoistolla poistettavat laitteet, jolloin poisto kohdistetaan tase-erälle ja tiedetään, paljonko konetta on poistamatta.
• Huoneistot, joiden vastikkeiden maksamista seurataan huoneistokohtaisen saldon avulla.
• Asiakkaat, joilla on asiakaskohtaisesti valvottuja laskuja, joiden asiakaskohtaisia saldoja seurataan.

Tiliasetuksista määritellään jokaiselle tilille, onko tilillä käytössä tase-erät ja missä muodossa tilille laaditaan tase-erittely.

Tase-erien valitseminen

Tileillä, joilla tase-erät ovat käytössä, valitaan tilille kirjattaessa myös kirjauksen tase-erä.

Ei tase-erää

Kirjausta ei kohdisteta millekään tase-erälle. Tällaiset kirjaukset muodostavat tase-erittelyssä yhden erittelemättömän tase-erän, jolta esitetään vain kokonaismäärä.

Uusi tase-erä

Kirjaus muodostaa uuden tase-erän. Esimerkiksi kirjattaessa laskua, jota ei ennestään ole kirjanpidossa, aloittaa laskun kirjaaminen uuden tase erän. Aikanaan, kun lasku maksetaan, pitää laskun maksu puolestaan kohdistaa samalle tase-erälle eikä uutta tase-erää saa enää valita.

Valitse tase-erä

Valitse jokin aiemmin aloitetuista tase-eristä. Avaa ikkunan, jolla valitaan tase-erä.

Asiakas

Lasku valvotaan asiakaskohtaisesti

Huoneisto

Lasku valvotaan huoneistokohtaisesti. Avaa ikkunan, jossa valitaan huoneisto jolle lasku tai maksu kohdistuu.

2.3.2 - Esimerkkikirjauksia

Tilien välinen siirto

Rahan nosto pankkitililtä käteiskassaan

Maksun saapuminen siirtosaamisesta

Edellistä tilikautta koskeva avustus on kirjattu tilinpäätöksessä siirtosaamisiin, ja nyt avustus on vihdoin maksettu tilillemme.

Saatu avustus siirtovelaksi

Tilillemme maksetaan avustus, joka on tarkoitettu seuraavan vuoden leirin kuluihin. Avustus kirjataan siirtovelkoihin.

Siirtovelka puretaan

Leiri järjestetään, joten siirtoveloissa oleva avustus voidaan kirjata saatuihin avustuksiin ja kohdentaa käyttötarkoitukseensa.

Lainan nostaminen

Otetaan pankista uusi laina, joka nostetaan pankkitilille.

Lainan lyhentäminen

Lyhennetään äsken otettua lainaa. Huomaa, että lyhennys kohdistetaan kyseiselle tase-erälle. Koron maksaminen kirjataan erikseen menoksi.

2.4 - Tiliotteen kirjaaminen

2.4.1 - Tiliote sähköisessä muodossa

Jos käytössäsi on tiliote sähköisessä muodossa, aloita lisäämällä se tositteelle. Useimmiten Kitsas pystyy tunnistamaan tiliotteella olevat tapahtumat ja laskuperusteisessa kirjanpidossa yhdistämään maksut niitä koskeviin laskuihin.

Täydennä tiliote valmiiksi

• Niiden menojen ja tulojen osalta, jotka voit kirjata ilman muuta tositetta kuin tiliote, voit täydentää tiliöinnin suoraan kyseisen rivin kohdalle. Valitaksesi esimerkiksi kohdennukset tuplanapsauta riviä päästäksesi yksityiskohtaisempaan näkymään.
• Kitsas pystyy päättelemään joillekin riveille todennäköisimmän kirjaustilin. Katso siksi myös valmiiksi tiliöidyt rivit ja korjaa tiliöintiä tarvittaessa.
• Yhdistääksesi saapuneen maksun sitä koskevaan laskuun tuplanapsauta riviä ja valitse maksu saapuvista tai maksetuista laskuista.
• Kirjaamalla kyseisen rivin maksuperusteisesti erillisellä tositteella voit liittää riviin tositteen.

Lopulta tiliotteen jokaiselle riville on merkitty kirjanpitotili

CSV-tiedosto

Tuodessasi ohjelmaan CSV-muotoisen tiliotteet saat erillisen valintataulun, josta valitaan tili. Tarvittaessa voit myös valita, miten tiedostossa olevat sarakkeet tuodaan.

2.4.2 - Kirjaaminen ilman sähköistä tositetta

Aloita valitsemalla tositetyypiksi Tiliote. Valitse myös pankkitili, jolle teet kirjauksia, sekä tiliotteen ajanjakso.

Voit kirjata tilitapahtumia joko suoraan ruudukkoon, tai lisätä rivejä Kirjaa tilitapahtumia-painikkeella.

2.4.3 - Tilitapahtumien lisääminen

Kirjaa tilitapahtumia-painikkeella pääset tilitapahtumien kirjausikkunaan. Voit kirjata peräkkäin useampia tilitapahtumia painamalla jokaisen tapahtuman jälkeen Kirjaa-nappia. Sulje lopuksi kirjausikkuna, tarkasta tiliotteen kirjaukset ja tallenna tiliote.

Yksinkertaiset menot, tulot ja siirrot voit kirjata myös suoraan tilioteruudukolle.

Suoritukset tilille eli panot

Saapuva maksu

Tällä välilehdellä kirjaat laskuperusteisesti kirjattujen myyntilaskujen suoritukset. Valitse kirjattava maksu ja merkitse päivämääräksi päivä, jona maksu on saapunut tilille. Jos maksu on suoritettu vain osittain, korjaa Euroa-kohtaan saapuneen maksun määrä.

Tulo

Tällä välilehdellä kirjaat tulot, joista ei ole muuta tositetta kuin tiliote. Lisää vienti-panikkeella voit jakaa tilioterivin useammaksi vienniksi esimerkiksi eri kirjanpitotileille.

Hyvitys

Tällä välilehdellä kirjaat sinulle maksettavat palautukset ja hyvitykset. Hyvitys kirjataan tavallisesti samalle tilille kuin aiempi maksu.

Vakioviite

Tällä välilehdellä kirjaat suorituksen, joka liittyy vakioviitteeseen eli tiliöidään vakioviitteen mukaisesti.

Siirto

Tällä välilehdellä kirjaat rahoitustapahtumat, joissa maksetaan rahaa tilillesi.

Maksut tililtä eli otot

Maksettu lasku

Tällä välilehdellä kirjaat laskuperusteisesti kirjattujen ostolaskujen suoritukset. Välilehdeltä kirjaat myös hyvityslaskuista asiakkaalle maksettavien palautuste suorittamisen. Valitse kirjattava maksu ja merkitse päivämääräksi päivä, jona maksu on lähtenyt tililtäsi. Jos maksu on suoritettu vain osittain, korjaa Euroa-kohtaan saapuneen maksun määrä.

Meno

Tällä välilehdellä kirjaat menot, joista ei ole muuta tositetta kuin tiliote. Lisää vienti-panikkeella voit jakaa tilioterivin useammaksi vienniksi esimerkiksi eri kirjanpitotileille.

Hyvitys

Tällä välilehdellä kirjaat maksamasi palautukset ja hyvitykset. Hyvitys kirjataan tavallisesti samalle tilille kuin aiempi maksu.

Siirto

Tällä välilehdellä kirjaat rahoitustapahtumat, joissa tililtä on maksettu rahaa.

2.4.4 - Maksuperusteinen kirjanpito

Maksuperusteinen kirjanpito laaditaan tavallisesti kuukausittain niin, että kirjanpidon lähtökohdaksi otetaan kuukauden tiliote. Menettely on tavallinen pienillä yhdistyksillä.

Tiliotteelta tiliöidään ne rivit, joihin ei liity tositetta. Jos riviin liittyy tosite, painetaan rivin kohdalla Tosite-nappia, joka avaa uuden kirjausikkunan.

Tositteelle on valmiiksi merkitty tiliotteesta asiakas tai toimittaja, päivämäärä ja rahamäärä. Täydennä tosite ja paina Valmis.

Rivin tiedot päivittyvät tiliotenäkymään. Vihreä väri ilmaisee, että rivistä on olemassa erillinen tosite, jonka tositenumero näytetään Kohdennus-sarakkeessa.

Lopulta kaikki rivit on tiliöity ja tiliote on valmis.

2.4.5 - Pankkitilin täsmäyttäminen

Tiliotetta kirjattaessa

Kitsaan tiliotetoiminto on rakennettu siten, että kun tiliote on valmis, vastaavat ohjelmaan kirjatut rivit tiliotteen rivejä.

Tarkasta erityisesti, että Alkusaldo, Panot, Otot ja loppusaldo ovat yhtä suuret kuin tiliotteella olevat rahamäärät.

Selaus-näkymällä

Selaa-sivulla valitsemalla Viennit ja pankkitilin selaamisen (Vaihda valinta Kaikki tilit esimerkiksi valinnaksi 1910 Pankkitili) näet pankkitilille kirjatut erät ja niiden yhteenvetotiedot.

Näkymän pitäisi täsmätä tiliotteella oleviin tilitapahtumiin.

Pääkirjalla

Voit myös tulostaa kaikki pankkitilille kirjatut tapahtumat Raportit-sivun Pääkirja-raportista.

2.5 - Palkan kirjaaminen

Palkka-tositetyypillä voit kirjata yksinkertaisia palkkatositteita. Toiminto on suunniteltu erityisesti palkka.fi-palvelun kanssa käytettäväksi, jolloin tarvittavat tiedot saat tulostamalla Kirjanpidon tositteen.

Palkkojen kirjaustilejä pääsee valitsemaan Asetusten kohdasta Palkkakirjaustilit

2.5.1 - Palkanmaksuun liittyvät maksut ja kirjaukset

Palkka

Laadi Palkka-tyypin tosite käyttämällä tositteena palkka.fi -kirjanpitotositetta. Ohjelma kirjaa sekä ennakonpidätyksen että sv-maksuvelan Verovelka-tilille, koska molemmat tilitetään osana oma-aloitteisia veroja. Tosite päivätään palkanmaksupäivälle.

Maksa palkka työntekijälle palkka.fi -maksuluettelon mukaisesti.

Ennakonpidätys ja sv-maksu

Ennakonpidätys ja sv-maksu maksetaan viimeistään seuraavan kuun 12. päivänä. Maksutiedot ovat palkka.fi -maksuluettelossa.

Jos tilität myös arvonlisäveroa, voit tilittää kaikki oma-aloitteiset verot samalla tilisiirrolla, joka sisältää arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sv-maksun.

Voit tehdä kirjauksen Siirto-tositteella Verovelka-tilille tositteena tai kirjata siirron suoraan tiliotteelta. Tuotaessa tiliote sähköisesti Kitsas osaa kohdentaa automaattisesti oma-aloitteisten verojen maksut.

Eläkevakuutusmaksu

Tee Meno-tositteella kirjaus tilille Eläkevakuutusmaksut. Ellet saa erillistä laskua eläkevakuutusyhtiöltä, liittää kirjanpitoon tositteen palkka.fi-palvelusta.

Työttömyysvakuutusmaksu

Kun saat Työttömyysvakuutusrahaston laskun, kirjaa se Meno-tositteena tilille Työttömyysvakuutusmaksu.

Jos vuodessa maksettava palkkojen yhteismäärä on vähäinen, ei työttömyysvakuutusmaksua tilitetä Työttömyysvakuutusrahastolle, ja työntekijältä pidätetty maksun osuus jää työnantajalle.

2.6 - Muut tositteet

Käytä tositetyyppiä Muu kirjataksesi tosite käsin tiliruudukkoa käyttäen.

Tositetyyppiä tarvitset kun teet monimutkaisempia kirjauksia, joissa on useita vientejä, esimerkiksi

• kassan myyntiraportit eri maksutavoista
• monimutkaisemmat palkkatositteet
• osingon maksuun liittyvät kirjaukset
• useimmat yhtiön perustamiseen liittyvät kirjaukset

Periaatteessa voisit tehdä kaikki kirjaukset tositetyypillä Muu, mutta todennäköisesti haluat kirjata useimmat tositteet tositteen tyypin mukaisella kirjausnäkymällä.

Tavallisimmat viennit voit tehdä suoraan tiliruudukkoon kirjoittamalla. Kaikkiin viennin tietoihin (kuten tase-erään ja kaikkiin arvonlisäverovalintoihin) pääset Muokkaa vientiä-panikkeella.

Muistiotositteet

Muistiotosite on tarkoitettu itse laadituille tositteille esimerkiksi tulojen jaksotusta, taseessa olevan omaisuuden arvostamista tai aiemman kirjauksen korjausta varten. Kirjaukseen liittyvä laskelma ja selvitys voidaan antaa joko itse allekirjoitettuna liitteenä tai Kommentit-kohdassa, jolloin laatijan nimi (tai nimikirjaimet) on syytä merkitä näkyviin.

Liitetietotositteet

Liitetietotositteilla varmennetaan liitetietoina olevia tietoja. Tositteelle voi tallentaa liitteitä, mutta tositteella ei voi olla vientejä.

Järjestelmätositteet

Selausnäkymästä voit avata myös ohjelman luomia tositteita, kuten arvonlisäverolaskelmia, jaksotuksia ja poistotositteita. Tositteita voi tarvittaessa myös muokata.

2.6.1 - Vientien muokkaamien

Muokkausikkunassa näytettävät valinnat riippuvat valitsemasi tilin tyypistä.

Kumppani

Liiketoimen toinen osapuoli (asiakas, toimittaja, maksun saaja tai maksaja)

Reskontra

Määrittelee, näytetäänkö tapahtuma myyntilaskujen tai ostolaskujen luettelossa

Arvonlisävero

Tavallisesti kirjakset tehdään valinnalla Veron peruste jolloin voit valinnoilla Kirjaa myös vero ja/tai Kirjaa myös vähennys valita, lisääkö ohjelma automaattisesti myös nettokirjauksiin liittyvät vero- ja vähennysviennit. Valinnalla Sis. alv voit syöttää kohtaan Määrä verollisen määrän.

Joissain hyvin harvinaisissa tapauksissa saattaa olla tarpeellista tehdä arvonlisäveron kirjaus täysin käsin (esimerkiksi jos yritykseltä laskutetaan pakettiauton kolarikorjauksesta omavastuun lisäksi korjaushinnan täysi arvonlisävero). Ole näissä tapauksissa erityisen huolellinen!

• Veron peruste on veroton määrä, jonka perusteella arvonlisävero määräytyy
• Veron määrä on arvonlisäverovelkaan tiliöitävä arvonlisäveron osuus
• Vähennyksen määrä on arvonlisäverosaataviin tiliöitävä vähennettävän arvonlisäveron osuus
• Kohdentamaton maksuperusteinen alv on maksuperusteista arvonlisäveroa tai ennakkolaskua käytettäessä tehtävä veron määrää ja vähennyksen määrää vastaava valinta. Kun lasku aikanaan maksetaan, siirretään kyseinen määrä veroksi tai vähennykseksi.

2.7 - Vientien tuominen CSV-tiedostosta

CSV-tiedosto on tekstitiedosto, jossa eri tietokentät on eroteltu toisistaan pilkulla. Voit tuoda Kitsaan tällä toiminnolla esimerkiksi Tilitin-kirjanpito-ohjelman kirjauksia tai verkkopankin tilitapahtumia. Kitsaan tai Kitupiikin kirjauksia voit tuoda csv-muotoisesta Päiväkirja-raportista.

Voit tuoda kirjanpitoon csv-tiedoston lisäämällä .csv-päätteisen tiedoston kirjaukseen (raahaamalla Sähköinen tosite-laatikkoon tai Lisää tiedosto-painikkeella). Saat ikkunan, jossa valitaan, mitä tietoja csv-tiedoston eri sarakkeista tuodaan.

Jos tuot tilitietoja, valitse lisäksi tili, jolle tiedot kirjataan. Tilitiedot käsitellään ja kohdennetaan samalla tavalla kuin pdf-tiliotteelta.

Kirjauksia tuotaessa saat Muunna tilinumerot-valinnalla vielä erillisen valintaikkunan, jossa määrittelet tilinumeroiden muuttamisen tuotaessa käytössäsi olevan tilikartan tileiksi. Vasemmanpuoleisessa sarakkeessa ovat csv-tiedoston tilinumerot ja oikeanpuolimmaisesta voit valita, mille Kitsaan tilille kirjaus tuodaan.

Kaikki csv-tiedoston kirjaukset tulevat samalle Tuonti-tyyppiselle tositteelle, ja alkuperäinen tositetunniste tulee selitteen alkuun.

Kirjausten tuonti Tilittimestä

1. Vie Tilittimen kirjanpito csv-tiedostoksi Työkalut | Vie tiedostoon -valinnalla
2. Avaa tai luo Kitsaalla kirjanpito, johon haluat tuoda Tilittimen kirjaukset
3. Varmista, että Kitsaassa on kaikki ne tilikaudet, joille kirjauksia tuodaan.
4. Muokkaa tarvittaessa Kitsaan tilikarttaa.
5. Tuo Tilittimen CSV-tiedosto yllä olevien ohjeiden mukaisesti. Käytä tilinumeron muuntoa ja varmista jokaisen tuotavan tilin kohdalta, että kirjaukset kohdistuvat oikealle tilille.

CSV-tiedoston muoto

CSV-tiedostossa erottimena saa olla pilkku, puolipiste tai tabulaattori. Päivämäärät voivat olla suomalaisessa (31.12.2018) tai ISO-muodossa (2018-12-31). Tiedostossa pitää olla otsikkorivi, mutta otsikoiden nimet voivat olla mitä tahansa - sarakkeiden sisältö valitaan aina tuotaessa.

Esimerkki tuotavista tilitapahtumista

Kirjauspäivä;Arvopäivä;Määrä EUROA;Laji;Selitys;Saaja/Maksaja;Saajan tilinumero ja pankin BIC;Viite;Viesti;Arkistointitunnus
04.03.2018;04.03.2018;-50,00;160;TILISIIRTO;;Korkeasaaren ystävät ry;FI1415723000369314 NDEAFIHH;00000000000000001025;70306392900369580
05.03.2018;05.03.2018;+25,00;130;TILISIIRTO;Muonalan Market ky;;1009;;170307392900363378

Esimerkki tuotavista kirjauksista

Tosite,Päivämäärä,Nro,Tili,Debet,Kredit,Selite
1,18.11.2016,1911,Pankkitili,"50,00",,Jullen jäsenmaksu
1,18.11.2016,5001,Jäsenmaksutulot,,"50,00",Jullen jäsenmaksu
2,18.11.2016,4201,Toiminnan kulut,"15,00",,Ostettu suklaata
2,18.11.2016,1911,Pankkitili,,"15,00",Ostettu suklaata
3,18.11.2016,1911,Pankkitili,,"10,00",Käteisnosto
3,18.11.2016,1901,Käteisvarat,"10,00",,Käteisnosto

Vaihtoehtoisesti kahdenkertaisen kirjanpidon debet- ja kredit-kirjaukset voidaan tuoda samalta riviltä

Päivämäärä;Euroa;Debet-tili;Kredit-tili;Selite
15.01.2020;85.20;4741;1910;Masa Majavan km-korvaus kisareissulta
22.01.2020;44.20;4000;1910;Heikki Hylkeen kululasku kokoustarjoiluista

2.8 - Kirjaamisnäkymän yksityiskohtaisemmat ohjeet

Tositetyyppi

Tositetyyppi määrittelee kirjauksessa käytettävän näkymän. Nämä näkymät on kuvattu tositetyyppien ohjeissa.

Tositteen pvm

Tositteen, kuten laskun päivämäärä. Maksuperusteisessa kirjanpidossa tähän merkitään päivämäärä, jona maksu on saatu tai suoritettu.

Otsikko

Tositteen otsikko, joka näytetään tositteita selattaessa

Kirjaa-välilehti

Välilehden sisältö riippuu tositteen tyypistä, ja on kuvattu tositetyyppien ohjeissa.

Viennit-välilehti

Kirjanpitoon tallennettavat tositteen viennit. Jos tositetyypillä on Kirjaa-välilehti, tehdään muokkauksen siihen.

Muistiinpanot-välilehti

Muistiinpanot-välilehdelle kirjoitetaan tarkemmat tiedot tositteesta. Hankinnasta voidaan esimerkiksi kertoa, mitä varten se on tehty ja mihin päätökseen se perustuu (esim. yhdistyksessä viittaus hallituksen pöytäkirjaan).

Liitteet-välilehti

Sähköisessä muodossa tallennettu tosite, katso Sähköiset tositteet

Kierto-välilehti

Laskun sähköinen tarkastaminen ja hyväksyminen, katso Kierto

Kommentit-välilehti (vain pilvessä)

Kommentit-välilehdelle voidaan kirjoittaa tarkempaa tietoa tositteesta ja sen käsittelystä. Kommentteja voi lisätä vielä tilikauden lukitsemisen jälkeenkin

Loki

Loki-välilehdellä näkyy tositteen muokkaajat ja muokkausajankohdat. Napsauttamalla näkymä riviä saat näkyviisi täsmällisesti tositteeseen tehdyt muutokset.

Tositesarja

Tositesarja, johon tosite kuuluu. Uusi tositesarja voidaan aloittaa kirjoittamalla tähän kohtaan haluttu kirjainyhdistelmä. Näkyvissä vain, jos tositesarjat on otettu käyttöön asetuksissa.

Tositteen numero

Tosite saa numeron vasta, kun se tallennetaan kirjanpitoon Valmis-painikkeella.

Huomiomerkki

-kuvakkeella voit asettaa tositteelle huomiomerkin. Huomiomerkki poistuu napsauttamalla kuvaketta uudelleen.

Voit käyttää merkkiä muistuttamaan, että tositteelle pitää tehdä vielä jotain (esimerkiksi tositteen tiliöinti pitää tarkastaa tai tositteesta puuttuu liite). Selausnäkymässä saat helposti poimittua ne tositteet, jotka on merkitty huomiomerkillä.

Tallenna luonnos

Tosite tallennetaan luonnoksena, eikä sillä olevia kirjauksia oteta huomioon kirjanpidon raporteissa. Luonnos-tilassa tallennetut tositteet löytyvät Selauksen Luonnos-välilehdeltä.

Valmis

Tosite tallennetaan kirjanpitoon, ja se saa tositenumeron

Tositteiden numerointi

Tositteet numeroidaan vasta, kun ne tallennetaan valmiina kirjanpitoon. Tallennuksen jälkeen Kitsas näyttää tallennetun tositteet tunnuksen. Jos säilytät tositteet paperisina, merkitse ohjelman ilmoittama tunnus tositteeseen.

Yllä olevassa tositetunnisteessa OL 1 / 18

• OL on tositesarja (Ostolaskut)
• 1 on tositteen numero sarjassaan
• 18 on tilikauden tunnus (vuosi 2018)

Jos tositteiden numerointia on tarpeen muokata, voit valikon Vaihda tositenumero-toiminnolla vaihtaa yksittäisen tositteen numeroa, tai Tilikaudet-näkymän Numeroi uudelleen-toiminnolla numeroida tietyn ajanjakson tositteet yhteinäiseen sarjaan aikajärjestyksessä.

Valikon toiminnot

Kirjausikkunan oikeassa alakulmasta aukeaa valikko.

Siirry tositteeseen Ctrl+G

Siirry toisitteeseen tositenumerolla

Tulosta tosite Ctrl+P

Tulostaa tositteen tiedot

Kopioi uuden pohjaksi Ctrl+T

Luo uuden tositteen tämän tositteen pohjalta

Tallenna mallipohjaksi

Tekee tästä tositteesta mallipohjan, jota voi käyttää uusien tositteiden pohjana

Poista tosite

Poistaa tositteen. Poistetut tositeet löytyvät kuitenkin Selauksen Poistetut-välilehdeltä, ja ne voidaan palauttaa takaisin osaksi kirjanpitoa.

Tyhjennä viennit

Tyhjentää tositteen viennit. Toimintoa voi käyttää, jos sähköisen tositteen lisäämisessä ohjelma tunnistaa tositteelta virheellisiä vientejä.

Vaihda tunnistenumero

Vaihtaa tositteen numeron. Ohjelma ei tarkista valitsemaasi numeroa päällekkäisten tunnistenumeroiden varalta.

3 - Selaaminen ja etsiminen

Tositteiden selaaminen

• Tositteet -välilehdellä näet kirjanpitoon tallennetut tositteet
• Luonnokset -välilehdellä ovat luonnoksina tallennetut tositteet
• Poistetut -välilehdellä voit selata poistettuja tositteita, joita voi myös palauttaa takaisin kirjanpitoon
• Saapuneet -välilehdellä ovat paikalliseen kirjanpitoon noudetut verkkolaskut

Rajaa selattavien tositteiden aikaväli ja halutessasi tositetyyppi.

Etsi-valinta suodattaa näytöllä olevista tositteista ne, joiden otsikossa on etsittävä teksti.

-kuvakkeella selaat vain huomiomerkillä merkitsemiäsi tositteita. -painikkeella valitset kuukauden ja -painikkeella kuukauden selausjakson.

Napsauttamalla riviä pääset katsomaan tai muokkaamaan valittua tositetta.

Tositteiden poistaminen

Napsauttamalla roskakorin kuvaa pääset valitsemaan yhden tai useamman tositteen poistettavaksi. Valittuasi tositteet paina vielä Poista-painiketta.

Vientien selaaminen

Viennit-välilehdellä näet vientien eli tositteella olevien rivien selaamisen. Rajaa selattavien vientien aikaväli. Voit selata yksittäisen tilin tapahtumia valitsemalla Kaikki tilit-valinnan tilalle haluamasi tilin.

Etsi-valinta suodattaa näytöllä olevista vienneistä ne, joiden selitteessä on etsittävä teksti.

Napsauttamalla riviä pääset katsomaan tai muokkaamaan tositetta, johon vienti on kirjattu.

-kuvake kohdennussarakkeessa tarkoittaa, että kyseinen tase-erä on “tasan” eli myynti- tai ostolasku maksettu kokonaan tai poistettava hankinta poistettu kokonaisuudessaan.

Porautuminen aloitusnäytöltä

Aloitusruudun saldoluettelon tilinnumerot ovat linkkejä, joita napsauttamalla näet luettelon kyseiselle tilille kirjatuista vienneistä.

Porautuminen arkistossa

Sähköisen arkiston raporteista pääset seuraamaan kirjausketjua taseesta ja tilinpäätöksestä aina yksittäisiin tositteisiin saakka.

4 - Laskujen kierto

4.1 - Tehtävät laskujen kierrossa

Kierto antaa mahdollisuuden määritellä polun, jossa saapunut lasku tarkastetaan ja hyväksytään ennen kuin se tulee osaksi kirjanpitoa. Kiertoa käytetään myös, kun kirjanpitoon lisätään laskuja laskutusportaalista tai verkkolaskujen automaattisella noudolla.

Kitsaassa on mahdollista määritellä, että kierron siirtyessä seuraavaan vaiheeseen lähetetään kierrossa seuraavana olevalle henkilölle sähköposti-ilmoitus.

Roolit

Toiminto ei edellytä kaikkia kaaviossa olevia rooleja eikä jokaisen vaiheen suorittamista erikseen.

4.2 - Laskujen lisääminen kiertoon

Kitsas-ohjelmassa

Jos sinulla on oikeus lisätä lasku kiertoon, voit laskun tallentamisen sijaan siirtyä Kierto-välilehdelle, valita kierron ja painaa Aloita kierto.

Laskutusportaalilla

Laskutusportaalilla tallennetut laskut lisätään kiertoon.

WebKitsaalla

WebKitsaalla laskuja voidaan lisätä kiertoon valitsemalla Lisää kiertoon -valintalistasta kierto, johon lasku lisätään ja painamalla Tallenna kiertoon.

Verkkolaskut

Kun pilvikirjanpidossa on otettu käyttöön Maventa-verkkolaskujen automaattinen noutaminen, lisätään saapuvat verkkolaskut omaan kiertoonsa.

4.3 - Kierrossa olevien laskujen käsittely

Kierto-sivulla näet kierrossa olevat laskut. Työlistalla näytetään sinun käsiteltävänäsi olevat laskut. Jos sinulle on oikeus kaikkien kierrossa olevien laskujen selaamiseen, näet ne Kaikki-välilehdellä.

Valitse käsiteltävä lasku ja pääset tositenäkymään.

Kierto-välilehdellä ovat kiertoon liittyvät valinnat, jotka riippuvat oikeuksistasi. Tämä käyttäjä voisi

• Siirtää laskun toiseen kiertoon vaihtamalla kiertoa ja painamalla Siirrä-nappia
• Tarkastaa tai Hyväksyä laskun
• Hylätä laskun (ei ole merkitystä, kumman vaiheen hylkäyspainiketta painaa)
• Tallentaa laskun kirjanpitoon Valmis-napilla

Viimeistään laskun tallentajan (kirjanpitäjän rooli) pitäisi myös tarkistaa muilta välilehdiltä, että laskun tiedot ovat oikein.

4.4 - Laskutusportaali

Kitsaan kaikkiin pilvitilauksiin sisältyy laskutusportaali. Kun laskutusportaali on otettu käyttöön kirjanpidon asetuksista, pääsee kuka tahansa portaalin osoitteen tietävä toimittamaan laskutusportaalin kautta laskuja, jotka siirtyvät automaattisesti Kitsaan hyväksymiskiertoon.

Laskutusportaalin osoite löytyy Laskujen kierron määrityksistä.

Laskun toimittaminen laskutusportaalissa

1. Kirjautuminen

Laskutusportaali varmistaa käyttäjänsä sähköpostiosoitteen. Portaaliin voi joka kirjautua Googlen tunnuksilla, tai sitten portaalille ilmoitetaan sähköpostiosoite, johon lähetetään kirjautumiskoodi.

2. Kirjautumiskoodi

Googlen tunnuksilla kirjauduttaessa et tarvitse kirjautumiskoodia

3. Omat henkilötiedot

Henkilötietoja tarvitaan, jos teet yhdistykselle kululaskun. Järjestelmä tallentaa syöttämäsi tiedot tulevia laskuja varten.

4. Tositteen lataaminen

Raahaa jpg- tai pdf-muodossa oleva tosite lisäyskuvakkeen päälle. Järjestelmä tutkii lisäämääsi kuvatiedostoa, ja pyrkii poimimaan siitä päivämäärän sekä eurosumman valmiiksi.

Jos lisäät samalle laskulle useamman tositteen, paina Valitse lisättävä tiedosto -nappia

5. Täydennä tositteen tiedot

Täydennä laskun tiedot. Kirjanpidossa voi olla käytössä useampia laskun lajeja, joille on määritelty omat kiertosääntönsä (esimerkiksi jokaisella jaostolle oma valintansa).

6. Tallenna

Tarkista vielä laskun tiedot ja vahvista laskun lähettäminen.

5 - Laskutus

5.1 - Uuden laskun luominen

Aloita uuden laskun luominen painamalla myyntilaskujen näkymässä Uusi lasku-painiketta.

• Tallenna luonnoksena tallentaa laskun keskeneräisenä. Voit palata muokkaamaan sitä myyntilaskujen näkymän Luonnokset-välilehdeltä.
• Tallenna valmiina tallentaa laskun myyntilaskujen näkymän Lähtevät-välilehdelle. Laskua ei vielä lähetetä eikä viedä kirjanpitoon.
• Näytä näyttää laskun esikatselun. Huomaa, että uudella laskulla ei ole laskunumeroa eikä viitenumeroa.
• Tallenna ja tulosta tulostaa laskun ja tallentaa sen kirjanpitoon. Toimitustavasta riippuen tässä voi myös lukea Tallenna ja lähetä tms.

5.1.1 - Yksityiskohtaiset ohjeet uuden laskun luomiseen

Asiakkaan tiedot

• Voit valita asiakkaan, joka on jo asiakasrekisterissä
• Asiakkaan nimen oikealla puolella olevalla painikkeella voit lisätä uuden asiakkaan asiakasrekisteriin
• Voit myös kirjoittaa yksittäisen laskun ilman, että asiakasta lisätään asiakasluetteloon, kirjoittamalla asiakkaan nimen ja osoitteen.

Laskun tyyppi

Lasku

Tavallinen lasku, joka kirjataan kirjanpitoon laskun päivämäärällä

Käteinen

Kuitti käteismyynnistä, joka kirjataan suoraan käteiskassaan

Korttimaksu

Kuitti korttimaksusta, joka kirjataan korttisaatavien tilille.

Ennakkolasku

Lasku ennakkosuorituksesta, jolloin arvonlisävero suoritetaan kun lasku maksetaan.

Suoriteperusteinen lasku

Lasku kirjantaan kirjanpitoon toimituspäivämäärällä

Kuukausittainen lasku

Lasku toistuu samansisältöisenä kuukaudesta toiseen, tavallisesti vastike tai vuokra

Laskun toimitustapa

Tulosta lasku

Lasku tulostetaan

Postita lasku

Jos postituspalvelu on otettu käyttöön, toimitetaan lasku postituspalveluun, muuten lasku tulostetaan.

Lähetä sähköpostilla

Lasku lähetetään sähköpostin liitetiedostona. Saate-välilehdelle voit kirjoittaa sähköpostiviestin sisällön ja valita, lisätäänkö viestiin maksutiedot (summa, viitenumero, pankkitili, eräpäivä ja virtuaaliviivakoodi)

Verkkolasku

Lasku toimitetaan verkkolaskuna

Tallenna pdf-tiedostoon

Lasku tallenetaan pdf-tiedostona, jonka voi esimerkiksi lähettää erillisellä sähköpostiohjelmalla

Ei tulosteta

Lasku tallennetaan kirjanpitoon ilman että sitä tulostetaan.

Valvonta

Yksittäinen lasku

Tavallinen lasku, jonka maksamista valvotaan viitenumerolla

Asiakas

Asiakaskohtainen viite. Ohjelma seuraa asiakaskohtaisten laskujen saldoja siten, että maksu kohdistuu aina asiakkaan vanhimpaan maksuun. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain pilvikirjanpidossa ja näytetään, kun laskulle on valittu asikasrekisterissä oleva asiakas.

Huoneisto

Huoneistokohtainen viite. Ohjelma seuraa huoneistokohtaisten laskujen saldon siten, että maksu kohdistuu aina vanhimpaan maksuun. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain pilvikirjanpidossa ja näytetään, kun huoneistoja on määritelty.

Vakioviite

Ohjelma tiliöi vakioviittellä tulevat suoritukset erikseen määritellylle tilille. Maksun suorittamista ei valvota.

Valvomaton

Laskua ei kirjata myyntisaataviin eikä sen maksamista valvota. Voi käyttää sellaisten laskujen tulostamiseen, jotka kirjataan vasta maksuperusteisesti.

Arvonlisäveron merkitseminen

Verottomat rivit

Rivien summat ilmoitetaan verottomina, ja vero lisätään vasta kokonaissummaan. Yleinen laskentatapa yritysten välisessä laskutuksessa.

Verolliset rivit

Rivien summat ilmoitetaan verollisina. Yleinen tapa laskutettaessa yksityishenkilöitä ja yhdistyksiä, jotka eivät vähennä arvonlisäveroa

Pitkät rivit

Jokaiselle riville merkitään sekä veroton että verollinen rivisumma.

Aputoiminimi

Jos asetuksissa on määritelty aputoiminimiä, voit valita tästä laskulle tulostuvan toiminimen (päätoiminimi tai jokin aputoiminimistä)

Toimituspäivämäärä tai laskutusjakso

Toimituspäivämäärä

Täytä ainoastaan vasemmanpuoleinen päivämäärä

Laskutusjakso

Täytä molemmat päivämäärät (esimerkiksi tilauksen tai vuokran laskutusjakso)

Otsikko

Otsikko tulostetaan laskulle, ja se toimii myös tositteen otsikkona kirjanpidossa.

Banneri

Jos bannereita eli laskulle tulostuvia leveitä markkinointikuvia on käytettävissä, pääset valitsemaan valintalistasta laskulle tulostettavan bannerin.

Laskun rivit

Tuoterekisterissä olevan tuotteen voit lisätä napsauttamalla listalla olevaa tuotetta. Voit myös kirjoittaa suoraan ruudukkoon nimikkeen ja muut rivin tiedot.

Tuotteelle voi syöttää joko yksittäishinnan tai koko rivin yhteishinnan.

Rivin lisätiedot-painikkeella pääset syöttämään riville myös sellaisia tietoja, joita ei näytetä ruudukossa.

Laskun lisätiedot

Lisätiedot-välilehdelle voit syöttää laskulle tulostuvia lisätietoja.

Laskun toistuminen

Lasku, jolla on toimitusjakso, voidaan määritellä toistumaan. Tällöin laskutuskauden päättyessä ohjelma luo automaattisesti uuden laskun. Nämä automaattisesti luodut laskut tulevat myyntilaskunäkymän Lähtevät-välilehdelle. Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Kitsaan pilveen tallennetuissa kirjanpidoissa.

• Laskutusjakso määritellee automaattisesti luotavan uuden laskun jakson pituuden
• Laskutus-valinta määrittelee, kuinka monta päivää ennen tai jälkeen laskutusjakson päättymisen seuraavan laskutusjakson lasku luodaan.
• päättyy-päivämäärän jälkeen ei luoda enää uusi laskuja
• Laskuta hinnaston mukaan valinnalla tuoterekisterissä oleville tuotteille merkitään automaattisesti luotavalle laskulle luontihetkellä tuoterekisterissä oleva hinta.

Saateviesti

Kun lasku lähetetään sähköpostilla, sähköpostiviestin otsikko ja teksti. Pdf-muotoinen lasku lähetetään sähköpostiviestin liitteenä.

Liitteet

Voit lisätä liitetiedostoja, jotka lähetetään sähköposti- ja verkolaskuissa liitetiedostoina. Verkkolaskun liitetiedostojen on oltava pdf-muodossa.

5.1.2 - Ennakkolasku

Ennakkolasku kirjataan Saadut ennakot-tilille. Arvonlisävero puolestaan kirjataan kun laskusta maksetaan ja myös ilmoitetaan sillä alv-kaudella, millä lasku on maksettu.

Ennakkolaskun laatiminen

Uudella laskulla valitse ensin rekisterissä oleva asiakas (tai lisää asiakasrekisteriin uusi asiakas), ja valitse laskun tyypiksi Ennakkolasku.

Ennakkolaskulla laskutettuja tuotteita ei lasketa mukaan myyntiraportteihin, koska tuotteita ei ole toimitettu asiakkaalle.

Ennakon hyvittäminen

Tuotteen toimittamisen yhteydessä laaditaan asiakkaalle varsinainen lasku tuotteineen. Kun asiakkaalla on laskutettuja ennakkoja, on ikkunan alalaidassa Hyvitä ennakko-painike. Painikkeesta pääset valitsemaan ennakkolaskun, jota tällä laskulla hyvitetään.

Hyvitetty ennakkolasku näkyy varsinaisesta laskusta vähennettävänä rivinä. Lisää laskulle kaikki tuotteet, jotka asiakkaalle on toimitettu.

5.1.3 - Ryhmälasku

Ryhmälaskun laatiminen aloitetaan myyntilaskujen näkymän Ryhmälasku-painikkeella.

Täytä Rivit-välilehdelle laskutettavien tuotteiden tiedot ja Lisätiedot-välilehdelle laskulle tulostuvat lisätiedot.

Valitse laskun saajat Laskutettavat-välilehdeltä. Voit lisätä rekisterissä olevan asiakkaan napsauttamalla listalta nimeä. Voit myös lisätä uuden asiakkaan. Valitsemalla rekisterissä olevan ryhmän ja Lisää kaikki saat luotua laskun kerralla koko ryhmälle.

Näytöllä olevasta luettelosta voit vaihtaa yksittäisen laskun saajan kielen ja laskun lähetystavan.

Lähetystapa-painikkeella voit vaihtaa kaikkien laskujen lähetystavan - jos esimerkiksi haluat tulostaa laskut niillekin vastaanottajille, joiden laskutustapana on tavallisesti sähköpostilasku.

Kun painat Tallenna valmiina, luo ohjelma jokaiselle laskun saajalle erillisen laskun. Valitsemalla laskun Lähetettävät-välilehdeltä voit vielä muokata yksittäisiä laskuja ennen niiden lähettämistä.

5.2 - Laskun merkitseminen maksetuksi

Tiliotteella

Useimmiten tiliote on se tosite, joka todentaa maksun suorittamisen. Suositeltavin tapa merkitä lasku maksetuksi on tehdä se tiliotetta kirjattaessa.

Valitse Uusi tosite ja tositetyypiksi Tiliote. Jos sinulla on tiliote sähköisessä muodossa, raahaa se sähköiseksi tositteeksi. Tällöin Kitsas tunnistaa yleensä useimmat laskut ja merkitsee ne maksetuiksi.

Käsin kirjattaessa merkitse tiliotteen päivämäärä ja aikaväli. Paina .

Kirjataksesi saapuvia maksuja valitse Tilille / Saapuva maksu ja maksamillesi laskuille Tililtä / Maksettu lasku.

Valitse luettelolta maksettu lasku ja merkitse päivämäärä, jona lasku on tiliotteen mukaan maksettu. Paina . Kirjaa samalle tositteelle kaikki samalla tiliotteella näkyvät maksut.

Tallenna lopuksi tiliote sulkemalla Kirjaa tiliotteelle-ikkuna ja painamalla kirjausnäkymässä .

Siirto-tositteella

Yksittäisen laskun voi merkitä maksetuksi Siirto-tositteella. Valitse Uusi tosite ja tositetyypiksi Siirto.

Paina -painiketta.

Poimi maksettu lasku luettelosta, merkitse päivämääräksi maksupäivä ja paina .

Tallenna tosite painamalla .

5.3 - Myyntilaskujen luettelo

• Luonnokset-välilehdeltä löydät laskut, joiden laatiminen on vielä kesken
• Lähetettävät-välilehdellä on laskut, jotka ovat valmiina lähetettäviksi. Ne on vielä lähetettävä valitsemalla lähetettävät laskut ja painamalla Lähetä.
• Kirjanpidossa-välilehdellä ovat kaikki laskut, jotka on viety kirjanpitoon. Kitsaassa myyntilasku saa laskunumeron ja viedään kirjanpitoon vasta, kun se on lähetetty asiakkaalle.
• Avoimet-välilehdellä ovat maksamattomat laskut sekä laskut, joilla on ylisuorituksia
• Erääntyneet-välilehdellä ovat laskut, joiden eräpäivä on jo mennyt. Tällaiselle laskulle voi laatia maksumuistuksen.

5.3.1 - Hyvityslasku

Aloita hyvityslaskun laatiminen valitsemalla hyvitettävä lasku myyntilaskujen näkymässä ja painamalla -painiketta.

Ohjelma luo oletuksena laskun, jolla alkuperäinen lasku hyvitetään kokonaisuudessaan. Jos laskusta hyvitetään vain osa, muokkaa laskun rivejä hyvityksen mukaisesti. Voit myös lisätä lisätietoihin selvityksen hyvityksestä.

Asiakas kirjaa hyvityslaskun omaan kirjanpitoonsa ja maksaa määrän, josta hyvitys on vähennetty.

Hyvityslaskun malli

5.3.2 - Maksumuistutus

Erääntyneet välilehdellä näet maksamattomat laskut, joiden eräpäivä on jo mennyt.

Jos eräpäivän vieressä on punainen kirjekuori, on laskusta jo muodostettu maksumuistutus.

Valitse yksi tai useampi lasku, joille haluat muodostaa maksumuistutuksen, ja paina -nappia.

Valitse maksumuistusten eräpäivä sekä maksumuistuksesta lisättävä muistutusmaksu ja mahdollisesti perittävä viivästyskorko.

Muodostetut maksumuistukset löytyvät Lähetettävät-välilehdeltä, ja voit muokata niitä vielä yksitellen ennen lähettämistä. Muista lähettää maksumuistukset!

Maksumuistuksen muokkaaminen ennen lähettämistä

Valitse maksumuistutus Lähetettävät-välilehdeltä ja paina Muokkaa.

Toisen maksumuistuksen lähettäminen

Voit lähettää toisen maksumuistuksen valitsemalla aiemman maksumuistuksen ja painamalla -nappia.

Maksumuistuksen malli

5.3.3 - Erilaiset myyntilaskut ja niiden kuvakkeet

Kitsaalla laaditut laskut

Tunnus	Nimi	Selitys
	Laskuperusteinen lasku	Tavallinen lasku. Kirjataan kirjanpidossa laskun päivämäärälle
	Suoriteperusteinen lasku	Kirjataan toimituspäivälle
	Ennakkolasku	Myyntiä laskutetaan etukäteen.
	Käteislasku	Maksu on suoritettu käteisellä
	Hyvityslasku	Hyvitetään jo annettua laskua
	Maksumuistutus	Punainen kuori eräpäivän vieressä tarkoittaa, että laskusta on laadittu maksumuistutus.
	Asiakaskohtainen lasku	Laskun maksamista valvotaan asiakaskohtaisella viitteellä niin, että maksun suoritus kohdistuu aina vanhimpaan avoimeen laskuun
	Huoneisto lasku	Laskun maksamista valvotaan huoneistokohtaisella viitteellä niin, että maksun suoritus kohdistuu aina vanhimpaan avoimeen laskuun
	Vakioviite	Saapuvat laskut kirjataan määrätylle tilille. Laskun maksamista ei valvota
	Valvomaton lasku	Lasku on laadittu Kitsaalla, mutta laskua ei ole kirjattu myyntisaamisiin eikä Kitsas valvo laskun maksamista

Muut tulot

Myyntireskontrassa näytetään myös muut Kitsaalla kirjatut tulot, ellei -painikkeella erikseen valita, että ohjelma näyttää vain Kitsaalla laaditut laskut.

Tunnus	Nimi	Selitys
	Tulotosite	Tulotositteella kirjattu tulo, esimerkiksi muulla ohjelmalla tehty lasku
	Tiliote	Tiliotteelta kirjattu tulo

5.4 - Ostolaskujen luettelo

• Kaikki-välilehdellä ovat kaikki ostolaskut
• Avoimet-välilehdellä ovat ostolaskut, joita ei ole maksettu
• Erääntyneet-välilehdellä ovat maksamattomat ostolaskut, joiden eräpäivä on jo mennyt.

Ostolaskuja ohjelmaan lisätään kirjaamalla tositteita tositetyypillä Meno.

5.5 - Asiakas- ja toimittajarekisterit

• Rekisteri-välilehdellä voit hallinnoida kaikkien asiakas- ja toimittajarekisterissä olevien tietoja sekä muokata ryhmiä.
• Asiakkaat-välilehdeltä näet kaikki asiakkaat, jotka on merkitty myyntilaskuihin, sekä heidän laskujensa tilanteen.
• Toimittajat-välilehdellä näet kaikki toimittajat, jotka on merkitty ostolaskuihin, sekä heidän laskujensa tilanteen.

Asiakkaan/Toimittajan valitseminen

Ohjelman eri näkymissä voit valita asiakkaan tai toimittajan

• valitsemalla olemassa olevan asiakkaan/toimittajan valintalistasta
• aloittamalla kirjoittamaan nimeä
• luomalla uuden asiakkaan/toimittajan kentän vieressä olevalla +-painikkeella
• luomalla uuden asiakkaan/toimittajan kirjoittamalla nimen
• kirjoittamalla asiakkaan/toimittajan Y-tunnuksen

Nimikentän vieressä olevalla painikkeella pääset muokkaamaan asiakkaan/toimittajan tietoja.

5.5.1 - Asiakkaan/toimittajan tietojen muokkaaminen

Y-tunnus

Kun syötät Y-tunnuksen, hakee Kitsas automaattisesti osakeyhtiöille tiedot Yritystietojärjestelmästä. Muiden EU-maiden osalta syötetään arvonlisäverotunnus. Käänteinen arvonlisävero edellyttää, että yritykselle on syötetty Y-tunnus tai ALV-tunnus.

Kieli ja laskutustapa

Kitsas käyttää määrittelemääsi kieltä ja laskutustapaa oletuksina uusille laskuille.

Maksuaika

Voit määritellä asiakaskohtaisesti maksuajan uusille laskuille

Ryhmät

Voit määritellä ryhmien jäsenyyksiä ja lähettää niiden perusteella ryhmälaskuja

Verkkolasku

Kitsas tukee ainoastaa yhteisöjen Finvoice-verkkolaskuja. Yritykselle pitää olla syötettynä ensin Y-tunnus.

Pankkitilit

Kitsas käyttää pankkitilitietoja lähtevien maksusuoritusten kohdistamiseen

Lisätiedot

Lisätietoihin voit tallentaa vapaamuotoisia muistiinpanoja

5.5.2 - Ryhmät

Ryhmien muokkaaminen

Rekisteri välilehdellä voit

• luoda uusia ryhmiä painamalla ylempää Uusi-painiketta
• muuttaa ryhmän nimeä ylemmällä Muokkaa-painikkeella
• poistaa ryhmän ylemmällä Poista-painikkeella

Kun valitset luettelosta ryhmän, näytetään alemmassa luettossa vain tämän ryhmän jäsenet. Tällöin voit valita ryhmän jäsenet alemmasta luettelosta ja alemmalla Tulosta-painkkeella tulostaa jäsenluettelon tai Vie-painikkeella viedä tiedostoon mm. ryhmän osoitetiedot.

Ryhmien jäsenyys

Muokkaamalla yksittäisen asiakkaan tietoja voit Ryhmät-välilehdeltä määritellä ne ryhmät, joihin asiakas kuuluu.

5.5.3 - Asiakkaiden/toimittajien tuominen ja vieminen

Tietojen tuominen

Tuo-painikkeella voit tuoda rekisteriin tietoja csv-tiedostosta. Valittuasi tiedoston saat ikkunan, jossa määrittelet, mitä kenttiä tiedostosi sarakkeet vastaavat. Ryhmät-välilehdellä voit määrittää, mihin ryhmiin lisättävät henkilöt/yritykset lisätään ja Oletukset-välilehdellä oletuksen maalle, laskutuskielelle ja laskutustavalle.

Esimerkki csv-tiedostosta

Nimi,Lähiosoite,Postiosoite,Sähköposti
Olli Orava,Käpykuja 8,00330 Helsinki,testi-olli@kitsas.fi
Otso Karhu,Kontiokuja 6,54110 Karhula,testi.otso@kitsas.fi
Aapo Apina,Banaanipolku 9,88790 Viidakko,testi.aapo@kitsas.fi

Tietojen vieminen

Vie-painikkeella saat tallennettua listalla näkyvien asiakkaiden tiedot CSV-muodossa, jossa voit avata ne taulukkolaskentaohjelmassa.

5.5.4 - Rekisteriselosteen malli

Rekisterin pitäjä: Yritys Oy / Yhdistys ry, virallinen osoite, Y-tunnus

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi, sähköposti, puhelin

Rekisterin nimi: Yritys Oy / Yhdistys ry :n asiakas- ja toimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja toimittajatietojen hoitaminen. Rekisteri on osa kirjanpidon tietojärjestelmää, jossa tietoja käytetään myös lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseen sekä maksujen seuraamiseen ja rekisteröintiin.

Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää nimitiedon, tiedon yhteisön Y- tai ALV-tunnuksesta, yhteystiedot sekä laskutustiedot. (Yhdistys tallentaa laskutusta varten tiedon ryhmän jäsenyydestä / seuraavia tarkemmin yksilöityjä muita tietoja…)

Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot saadaan asiakkailta/toimittajilta itseltään ja heidän toimittamista asiakirjoista (esim. laskuista). Yritysten tietoja täydennetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sähköisen rajapinnan kautta.

Tietojan säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille / Asiakkaiden ja toimittajien perustietoja voidaan luovuttaa tavarantoimittajille / rahdin kuljettajille / … mikäli se on toimitusketjun kannalta tarkoituksenmukaista. Varsinaisen kirjanpitoaineiston osalta toimitaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle / Tietoja voidaan luovuttaa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sikäli kun se on toimitusketjun kannalta tarpeellista.

Rekisterin suojauksen periaatteet. Rekisteri on toteutettu Kitsas-kirjanpito-ohjelmistolla, jota käytetään Kitsas Oy:n pilvipalveluna suomalaiselta palvelimelta / yrityksen tietokoneelle asennettuna. Rekisteriin pääsy on rajattu ja käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Tarkastusoikeus. Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot pyytämällä niitä ylempänä mainitulta yhteyshenkilöltä.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Pyynnön virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamisesta voi välittää ylempänä mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet. Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä noudatetaan Kirjanpitolakia. Erityisesti saapuneet ja lähetetyt laskut säilytetään osana kirjanpitoa lain vaatimusten mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilöiden yhteystietojen poistamista rekisteristä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tiedot poistetaan pyynnön jälkeen. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.

5.6 - Tuoterekisteri

Tuoterekisterissä ylläpidetään perustietoja laskutettavista tuotteista. Voit kuitenkin lisätä laskuille myös tuotteita vapaalla nimikkeellä ilman, että niitä on lisätty tuoterekisteriin.

Tuoteluettelon voi viedä csv-tiedostoksi valitsemalla Tulosta ja sitten esikatseluikkunassa CSV > Tiedostoon.

5.7 - Vakioviitteet

Voit määritellä vakioviitteitä, joilla saapuvat maksut tiliöidään automaattisesti, kun ohjelmaan tuodaan tiliote csv- tai pdf-tiedostona.

Koska näistä maksuista ei laadita varsinaista laskua, soveltuu toiminto lähinnä yhdistyksille arvonlisäverottomien maksujen vastaan ottamiseen.

Yllä olevassa esimerkissä sählyleirille osallistuvia voidaan kehoittaa maksamaan leirimaksunsa viittellä 1025. Vaihtoehtoisesti ohjelmalla voidaan tulostaa lasku, jossa on tämä vakioviite. Maksujen valvonta hoidetaan maksajan nimen perusteella.

Jos yhdistyksellä on rahankeräyslupa, voidaan lahjoittajille ilmoittaa vakioviite ja toimintoa käyttää lahjoitustulojen tiliöintiin.

Vakioviitteen luominen

Uusi-painikkeesta voit luoda uuden vakioviitteen

Voit valita saapuvan maksun tilin, kohdennukset sekä selitteen (otsikko), joka lisätään tiliotetositteelle maksuja kirjattaessa.

Kun viite on luotu, näet uuden viitenumeron luettelonäkymästä. Voit myös muokata tiliöintitietoja sekä lopulta poistaa tarpeettoman vakioviitteen.

5.8 - Huoneistot

Kitsaalla on mahdollista kohdistaa vuokra tai vastike huoneistoon. Tällöin ohjelma merkitsee maksun saapuessa aina vanhimmat maksamattomat huoneistoon kohdistuvat laskut maksetuiksi.

Tässä näkymässä voit muokata huoneistoja, seurata huoneistoihin kohdistettuja maksuja sekä laskuttaa vuokria tai vastikkeita.

5.8.1 - Huoneiston tietojen muokkaaminen

Huoneistotunnus

Huoneistotunnus on laskuissa näkyvä huoneiston tunniste, esimerkiksi Huoneisto A8 tai osoite.

Asiakas

Asiakasrekisterissä oleva huoneistokohtaisten laskujen saaja. Jos huoneiston laskun osoitetaan useammalle henkilölle, muodosta heistä yksi asiakas asiasrekisteriin

Kuukausilaskutus

Valitse ne huoneistoon liittyvät maksut kuten vuokra, vastike tai vesimaksu. Maksuista on ensin muodostettava tuotteet tuoterekisteriin, jonka jälkeen lisätä tuotteet ja niiden lukumäärät.

Muistiinpanot

Voit tallentaa vapaamuotoisia muistiinpanoja

5.8.2 - Vastikkeiden tai vuokrien laskutus

Tuotteiden lisääminen

Lisää ensin vastike/vuokra, vesimaksu yms. laskutettavat maksut tuoterekisteriin.

Huoneistojen tiedot

Lisää ohjelmaan huoneistot ja huoneistoille asukkaat sekä kuukausittain laskutettavat maksut.

Laskujen muodostaminen

Valitse huoneistoluettelosta huoneistot, joita laskutat, ja paina Laskuta-painiketta.

Valitse Laskutusjakso sekä kuukausittainen eräpäivä ja täydennä laskulle tulostuvat tiedot. Kun valitset OK, laskut muodostetaan Myynnit / Lähtevät -välilehdelle. Voit vielä muokata yksittäisiä laskuja ennen kuin lähetät ne.

Laskujen lähettäminen

Valitse lähetettävät laskut Lähtevät-välilehdellä ja paina Lähetä.

Vastikelaskun malli

6 - Raportit

Raportit-välilehdellä voit katsella ja tulostaa erilaisia raportteja kirjanpidostasi. Tulosteet ovat erilaisia eri tilikartoilla.

Tehtyäsi haluamasi valinnat paina Esikatsele ja näe raportin:

• Avaa avaa raportin pdf-katseluohjelmassa
• Tallenna tallentaa raportin pdf-muodossa
• Tulosta tulostaa raportin
• Raidat lisää raportin taustalle taustaraitoja rivien seuraamista helpottamaan
• Sivun asetukset antaa mahdollisuuden vaihtaa paperin kokoa, suuntaa ja marginaaleja
• HTML-painikkeesta avautuu valikko, jossa voit avata raporin selaimessa, kopioida raportin leikepöydälle tai tallentaa tiedostoon html-muodossa.
• CSV-painikkeesta avautuu valikko, jolla voit kopioida raportin leikepöydälle tai tiedostoon csv-muodossa tai määritellä csv-tiedoston muodon (kuten merkistökoodaus ja sarakkeiden erotin.)

6.1 - Päiväkirja

6.2 - Pääkirja

6.3 - Tositeluettelo

6.4 - Tase

Lyhennettyä tasekaavaa saavat käyttää PMA-asetuksen mukaiset yritykset. Myös taseen voi tulostaa tileittäin eriteltynä

6.5 - Tuloslaskelma

Tuloslaskelma kuvaa tilikauden tulosta niin, että viimeiselle riville jää tilikauden voitto tai tappio. Tässä kuvassa on esitetty yhdistyksen tuloslaskelma: elinkeinotoiminnalla ja kiinteistön hallinnalla on erilaiset tuloslaskelmakaavat. Joissain tilikartoissa on eri tuloslaskelmavaihtoehtoja. Myös tuloslaskelman voi eritellä tileittäin.

Tuloslaskelmalle voi valita tulostettavaksi toteutuman lisäksi myös tilikauden tai budjetin toteutuman.

Kustannuspaikat ja projektit

Jos kirjanpidossa on käytössä kustannuspaikkoja ja/tai projekteja, voidaan tuloslaskelma tulostaa myös kustannuspaikoista ja projekteista.

Budjettivertailu

Budjettivertailu-raportilla voit vertailla tilikauden budjettia sen toteutumiseen.

6.6 - Tase-erittely

Kitsas ylläpitää koko ajan tase-erittelyä kirjaamisen yhteydessä määriteltyjen tase-erien perusteella. Tilin asetuksissa määritellään tilikohtaisesti, ylläpidetäänkö tilille tase-erittelyä ja kuinka laajana se tase-erittelylle tulostetaan.

Yllä olevassa esimerkissä Koneet ja kalusto -tilistä esitetään vain saldo, Myyntisaamisistä esitetään laskukohtaiset saldot ja Muista lähipiirilainoista esitetään myös lainoittain eritellyt tapahtumat tilikauden aikana.

6.6.1 - Tase-erien selvittely

Tase-erittelyn Tase-erien selvitys -painikkeella avautuu työkalu, jolla voi tutkia tarkemmin ja muokata tase-eriä:

Vasemmanpuoleisimmassa sarakkeessa näkyvät tilit, niiden saldot erittelykauden lopussa sekä muutos kauden aikana.

• Punainen pallo merkitsee tiliöimättömiä tositteita
• Keltainen pallo ilmaisee tilit, joilla käytetään tase-eriä, mutta joilla on erittelemättömiä vientejä
• Vihreä pallo ilmaisee, että kaikki viennit on kohdistettu tase-erille
• Harmaa pallo tarkoittaa tiliä, jolla tase-erittely ei ole käytössä (esimerkiksi pankkitili)

Tilin valittuasi tulee keskimmäiseen sarakkeeseen kyseisen tilin tase-erät. Tase-erän valitsemalla näytetään oikeanpuoleisimmassa sarakkeessa viennit, joista tase-erä koostuu.

Yläpalkin Nollatut-painikkeella pääset tarkastelemaan niitä tase-eriä, joilla ei ole avointa saldoa (esimerkiksi maksettuja laskuja).

Toiminnot

Näytä tosite

Avaa tositteen, johon valittu vienti kuuluu. Jos kirjauksen tiliöintiä tarvitsee vaihtaa, avaa tosite ja muokkaa sitä.

Uusi erä

Muodostaa valituista vienneistä uuden erän.

Tässä tilanteessa myyntisaamisiin on kirjattu sekä lasku että sen maksusuoritus ilman tase-erää. Valitsemalla nämä kaksi vientiä ja painamalla Uusi erä muodostetaan näistä vienneistä oma eränsä, jolla ei ole avointa saldoa.

Siirrä erään

Siirtää valitut viennit toiseen saman tilin tase-erään.

Nollaustosite

Muodostaa Muu-tyyppisen tositteeen, jolle on valmiiksi kirjattu tase-erän (tai valittujen vientien määrän) saldon nollaamiseen tarvittavat kirjaukset. Toiseen vientiin on vielä täydennettävä mm. tili, jolle erä nollataan.

Toimintoa voi käyttää esimerkiksi selvittelytilille joutuneen erän käsittelyyn tai luottotappion kirjaamiseen. Nollaustositteen voi muodostaa myös erälle, joka on syntynyt jo lukitulla tilikaudella ja jota ei sen takia voi enää muokata.

Erittelemättömiin

Poistaa valittujen vientien tase-erätiedot, jolloin ne siirtyvät erittelemättömiin vienteihin.

Uudelleennimeä

Muokkaa tase-erän muodostavan viennin selitettä. Tase-erän nimenä tase-erittelyssä käytetään sen aloittavan viennin selitettä, joten tällä toiminnolla voi kirjoittaa paremmin erää kuvaavan selitetekstin tase-erittelyä varten.

6.7 - Tililuettelo

6.8 - Laskuluettelo

6.9 - Myyntiraportti

6.10 - Arvonlisäveron erittely

6.11 - Tositekooste

Tositekoosteella voit tulostaa sähköisessä muodossa olevia tositteita halutulla ajanjakso-, tili- ja kohdennusrajauksella. Toiminta on suunniteltu tilanteisiin, joissa yhdistyksen pitää toimittaa kaikki tiettyyn avustuskohteeseen liittyvät tositteet avustuksen myöntäjälle.

7 - Tilikausien määritykset ja tilinpäätöksen muodostaminen

7.1 - Uuden tilikauden avaaminen

Kitsas ilmoittaa aloitusnäytössä, kun tilikausi alkaa olla lopussa. Voidaksesi tehdä kirjauksia seuraavalle tilikaudelle, aloita Uusi tilikausi.

Tilikauden pituus on yleensä 12 kuukautta - poikkeuksellinen, enintään 18 kuukauden tilikausi on mahdollinen toimintaa aloitettaessa, lopetettaessa tai tilikautta muutettaessa.

7.2 - Tilikauden muokkaaminen

Muokkaa-painikkeella pääset muokkaamaan tilikausia.

Muokkaa-painikkeella pääset muokkaamaan tilikausia.

Voit tarvittaessa myös avata lukitun tilikauden. Toiminto on tarkoitettu käytettäväksi vain, jos tilinpäätöstä laadittaessa on vielä tarpeen palata tekemään kirjauksia. Kun tilikausi avataan, puretaan myös mahdollinen tilinpäätöksen vahvistaminen ja tilinpäätös on jälleen muokattavissa.

Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa myöskään sen jälkeen, kun 6 §:ssä tarkoitettu (kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävä) ilmoitus on tehty tai kirjanpitovelvollinen on julkistanut tai antanut ulkopuolisen käyttöön aineistosta laatimansa välitilinpäätöksen tai muun vastaavan asiakirjan. (Kirjanpitolaki 2. luku 7 § 2. mom.)

7.3 - Tositteiden uudelleennumerointi

Numeroi uudelleen -napista pääset numeroimaan haluamasi aikavälin tositteet uudelleen. Tositteet numeroidaan yhtenäisekseen numerosarjaan aikajärjestyksessä.

Tiliote kauden alussa numeroi tositteet niin, että tiliotteet sijoitetaan tiliotekauden ensimmäiseksi tositteeksi. Tiliotteen sijoittaminen kuukauden alkuun on tavanomaista maksuperusteisessa kirjanpidossa. Valinta on käytettävissä vain pilveen tallennetuilla kirjanpidoilla.

7.4 - Kirjanpitoaineiston muodostaminen

Kirjanpitoaineisto-toiminnolla voit koota raportteja ja tositteita yhteen pdf-tiedostoon. Näin esimerkiksi yhdistys voi helposti koota ja toimittaa toiminnantarkastajalle hänen tilinpäätöksen lisäksi tarvitsemansa kirjanpitoaineiston.

Yhteensopivuuden takia tositteet ovat aineistossa kuvamuodossa, joten aineistosta voi muodostua helposti kymmenien tai jopa satojen megatavujen suuruinen. Aineiston muodostaminen ei välttämättä onnistu tietokoneelta, jossa ei ole riittävästi keskusmuistia.

Suosittelemme kirjanpidon välittömään säilyttämiseen mieluummin sähköistä arkistoa, joka vie vähemmän tilaa ja jossa kirjausketju on paremmin seurattavissa.

Voit valita aineistoon sisällytettävät raportit sekä sen, millainen tililuettelo aineistoon sisällytetään.

Valinnalla Täydet tiliöinnit tulostetaan tositteille kaikki tiliöintitiedot silloin, kun tiliöintejä varten tarvitaan lisäsivuja.

Kaikkien tositteiden tiedot sisällyttää aineistoon niidenkin tositteiden tiedot, joilla ei ole sähköisiä liitteitä.

Suurempi kuvanlaatu tekee tiedostosta isokokoisemman. 150 dpi:n kuvanlaatu on yleensä riittävä tositteiden arkistoimiseen.

7.5 - Sähköinen kirjanpitoarkisto

Kitsas muodostaa kirjanpidosta html-muotoisen sähköisen arkiston. Arkisto muodostetaan ja siihen pääsee Kitupiikistä Tilikaudet-välilehden Arkisto-painikkeella.

Arkisto on hakemisto, johon kirjanpitoaineisto on tallennettu html-muodossa. Arkistoa voi lukea millä tahansa selaimella avaamalla hakemistosta index.html-tiedoston. Arkisto on suunniteltu niin, että kirjanpidon aineisto on tarkasteltavissa kirjausketju säilyttäen sellaisessa muodossa, joka oletetaan olevan yleisesti käytettävillä ohjelmilla avattavissa vielä vuosikymmenten kuluttua, myös ilman Kitsas-ohjelmaa.

Sähköistä arkistoa voit käyttää myös kirjanpitoaineiston siirtämiseen esimerkiksi tilintarkastajille.

Arkisto sisältää kirjanpidon (pääkirja, päiväkirja, tositeluettelo sekä tililuettelo tositteineen), taseen ja tuloslaskelman, tase-erittelyn sekä mahdollisesti myös muita tilikarttakohtaisia raportteja.

Tilinumerot ovat linkkejä, joista pääsee tilin pääkirjanäkymään. Tositteiden numerot ovat puolestaan linkkejä tositteisiin.

Arkiston vieminen

Tilikausittaiset arkistot voit viedä Tilikaudet-välilehden Vie arkisto-painikkeella.

Vie hakemistoon kopioi koko arkiston valitsemaasi hakemistoon. Arkistoon pääset avaamalla hakemistoon kopioidun index.html-tiedoston selaimellasi. Huomaa, että arkistohakemistossa voi olla todella paljon tiedostoja, joten sitä varten kannattaa ehkä luoda uusi hakemistonsa.

Tällä toiminnolla voit siirtää yhden vuoden arkiston esim. suoraan USB-muistitikulle.

Vie zip-tiedostona tallentaa koko arkiston yhdeksi pakatuksi tiedostoksi. ZIP-arkiston saa avattua suoraan nykyisillä Windows-, Linux- ja macOS-tietokoneilla.

Kirjanpitoaineiston voi tallentaa pdf-muotoon Aineisto-painikkeella.

Arkiston muuttumattomuuden varmistaminen

Voit varmistaa Kitsaan luomalla sha256-tiivisteellä, ettei arkistossa olevia tiedostoja (esimerkiksi tositteita) ole muokattu arkiston muodostamisen jälkeen. Tämä edellyttää kuitenkin, että valvonnassa käytetty tiiviste (näkyvissä arkiston etusivulla) on säilytetty turvassa muutoksilta.

Tässä kuvattua muuttumattomuuden varmistamista tarvittaneen lähinnä vain, mikäli on syytä epäillä, että kirjanpitoa on muutettu jälkikäteen. Kirjanpitolaki kieltää kirjanpitoaineiston muuttamisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen (2. luku 7 §). Väärien tai harhaanjohtavien tietojen merkitsemisestä kirjanpitoon rangaistaan sakolla tai vankeudella (Rikoslaki 30. luku 9 § ja 9a §).

Muuttumattomuuden voi tarkistaa sha256sum-ohjelmalla (löytyy sekä Windowsille että Linuxille). Arkistossa olevan valvontatiedoston tiiviste tulostetaan komennolla sha256sum arkisto.sha256.

~/LatakonUimakerho/arkisto/2018 $ sha256sum arkisto.sha256
b3fb35a6e113b98e4eb68a133b575463b05d6a39a9c78fb584ade9e9ef6a7b78  arkisto.sha256

Ohjelma tulostaa valvontatiedoston tiivisteen, jota pitää verrata tiedossa olevaan tiivisteeseen.

Valvontatiedosto sisältää kaikkien arkistoon kuuluvien tositteiden ja raporttien tiivisteet. Tiivisteet pitää vielä tarkastaa komennolla sha256sum -c arkisto.sha256.

arto@pantteri ~/LatakonUimakerho/arkisto/2018 $ sha256sum -c arkisto.sha256
00000097-01.pdf: OK
00000097.html: OK
00000018-01.pdf: OK
00000018.html: OK
00000020.html: OK
00000022.html: OK
00000042.html: OK
...

Jos jotain tiedostoa olisi muutettu, antaisi sha256sum seuraavan kaltaisen ilmoituksen

...
00000011.html: OK
00000012-01.pdf: EI TÄSMÄÄ
00000012.html: OK
...
sha256sum: WARNING: 1 computed checksum did NOT match

7.6 - Budjetti

Budjetin laadinta

Kitsaalla voit määritellä tilikauden budjetin ja seurata sen toteutumista.

Budjetin pääset syöttämään Tilikaudet-välilehden Budjetti-painikkeesta. Syötä tulot ilman etumerkkiä ja menot miinusmerkkisinä. Budjetin voi jakaa eri kohdennuksille syöttämällä jokaisen kohdennuksen budjetin erikseen: kokonaisbudjetti on kaikkien kohdennusten yhteenlaskettu budjetti.

Kopioi edellisestä-painike kopioi edellisen tilikauden budjetin uuden budjetin pohjaksi.

Budjetin seuranta

Budjetin toteutumista voit seurata Budjettivertailu-raportilla.

Jos haluat muuttaa budjettivertailun sarakkeita, valitse Tuloslaskelma -raporttiin tulostettavat sarakkeet:

• Toteutunut seuraa toteutuneita tapahtumia
• Budjetti näyttää määritellyn bubjetin
• Budjettiero € näyttää toteutuneiden tapahtumien eron budjettiin
• Toteutunut % näyttää, kuinka suuri osa budjetista on käytetty

!!! note “Kokonaiset tilikaudet” Budjetin voi määritellä vain kokonaisille tilikausille. Raporteissa budjetoidut summat näkyvät tilikauden alkupäivämäärän mukaan (voit siis tulostaa toteumaraportin vaikka vuoden ensimmäiselle puoliskolle, mutta se vertaa kuitenkin toteumaa aina koko vuoden budjettiin.)

Esimerkki tuloslaskelman budjettiseurannasta

Esimerkki toiminnanalojen budjettiseurannasta

Huomaa, että tasetileillä ei ole budjettia!

7.7 - Tilinpäätös

Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kitsas muistuttaa tästä aloitusnäytössä. Kun kaikki tilikaudelle kuuluvat tositteet on kirjattu, aloitetaan tilinpäätöksen laatiminen Tilikaudet-välilehden Tilinpäätös-painikkeesta.

7.7.1 - Poistot

Hankittaessa rakennuksia, koneita, kalusteita tms. joita käytetään pidemmällä aikavälillä, ei niitä kirjata välittömästä menoiksi vaan hankinta kirjataan taseeseen, josta sitä poistetaan suunnitelman mukaisesti.

Poistojen kirjaaminen

Kirjaa suunnitelman mukaiset poistot tilinpäätösikkunan Kirjaa poistot-painikkeella. Painike ei ole näkyvissä, mikäli tilikaudelle ei ole tulossa kirjattavia poistoja.

Kitsas näyttää poistolaskelman, jonka voit vahvistaa Ok-painikkeella.

7.7.2 - Jaksotukset

Tilikauden aikana lasku- ja maksuperusteisesti tehdyt kirjaukset on oikaistava ennen tilinpäätöksen laatimista suoriteperusteisiksi.

Kirjanpidon jaksotukset tehdään siirtovelat ja siirtosaamiset -kirjanpitotileillä.

Automaattiset jaksotukset

Kitsas pystyy jaksottamaan tilinpäätöksen yhteydessä ne menot, jotka kirjaamisvaiheessa on merkitty jaksotetttaviksi. Samalla tehdään mahdollinen negatiivisen verovelan kirjaaminen tilinpäätöksessä verosaamisena.

Tee jaksotukset Kirjaa jaksotukset -painikkeella. Painike ei ole näkyvissä, mikäli tilikaudelle ei ole tulossa kirjattavia jaksotuksia.

Jaksotusesimerkkejä

15.11.2019 saadaan seuraavalle vuodelle kuuluva jäsenmaksu, joka kirjataan maksuperusteisesti ja jaksotetaan.

30.11. maksetaan lisenssi avantouintikaudelle 1.12. - 31.3. joka kirjataan maksuperusteisesti. Jaksotuksen avulla maksusta noin ¼ jää vuodelle 2019 (joulukuun osuus) ja ¾ siirtyy vuodelle 2020 (kolme kuukautta). Jaksotus lasketaan päivän tarkkuudella.

Yhdistys maksaa 4.1. laskun joulujuhlan tarjoiluista. Laskun olisi voinut myös kirjata suoriteperusteisesti joulukuulle ja sitten tammikuussa merkitä tiliotteelta maksetuksi.

Yhdistykselle myönnetään syksyllä 2019 avustus tapahtumaan, joka järjestetään 4.11. Avustus maksetaan yhdistyksen tilille kuitenkin vasta 15.1.

Esimerkkien jaksotuskirjaukset

Tilinpäätöstyökalun jaksotusnäkymä

Jaksotuskirjaukset 31.12.

Jaksotusten purku 1.1.

7.7.3 - Tuloveron kirjaaminen

Ennen kuin jatkat tuloveron kirjaamiseen, tarkasta kirjanpitosi tutkimalla kirjanpidon raportteja ja huolehdi erityisesti, että kirjanpidon tilit täsmäävät pankkitilien kanssa.

Kitsaassa on toiminto osakeyhtiön ja osuuskunnan tuloveron kirjaamiseen. Osakeyhtiö ja osuuskunta laskee itse maksettavan veron määrän. Yrityksen on tarkoituksenmukaista hakea jo verovuoden aikana mahdollisimman oikean suuruista ennakkoveroa maksettavaksi.

Tilinpäätöstyökalun Kirjaa tulovero -painikkeella avautuu tuloveron laskennan ja kirjaamisen ikkuna.

Merkitse laskelmaan verotettava tulo yhteensä sekä vähennyskelpoiset kulut ilman Yle-veroa. Tarkista, että Yle-vero on laskettu oikein.

Tarkasta myös, että tuloveron määrä ja maksetut ennakkoverot on merkitty oikein.

Kun laskelma on valimis, paina Ok. Ohjelma tekee tuloverojen jaksotuskirjaukset. Liitä veroilmoitus ja mahdolliset laskelmat kirjanpitoaineistoon.

Yllä olevan esimerkin mukainen tuloveron jaksotuskirjaus

7.7.4 - Kirjanpidon lukitseminen

Kun kirjanpito on valmis, lukitse tilikauden kirjanpito (Lukitse kirjanpito-painike).

Lukitsemisella varmistetaan, ettei kirjanpitoa muokata enää sen jälkeen kun siitä on muodostettu tilinpäätös.

Jos kirjanpidoa täytyy kuitenkin korjata, voidaan kirjanpito avata Tilikaudet-sivun Muokkaa-painikkeella. Tämän jälkeen sinun on tehtävä tilinpäätökseen liittyvät toimet uudelleen.

7.7.5 - Liitetiedot ja tilinpäätöksen muodostaminen

Liitetiedot-painikkeella pääset valitsemaan tilinpäätökseen tulostuvan liitetiedot ja tilinpäätökseen sisällytettävät vaihtoehtoiset raportit

Kitsas pystyy pääsääntöisesti päättelemään liikevaihdon, taseen ja henkilökuntamäärän perusteella, voidaanko tilinpäätös laatia mikro- tai pienyrityssäännösten mukaisesti.

Tehtyäsi valinnat paina Jatka.

Jos laadit tilinpäätöksen jolloin muulla ohjelmalla (kuten tekstinkäsittelyohjelma), voit tallentaa pdf-muotoisen tilinpäätöksen Kitsaan sähköiseen arkistoon valitsemalla Lataa tiedosto.

Täydennä liitetiedot ohjelman laatimista pohjateksteistä.

Ohjelman generoimissa taulukoissa pelkkä nollalukemia sisältävä rivit eivät tulostu (eli niitä ei tarvitse poistaa).

Aloita uudelleen

Aloita liitetietojen muodostaminen uudelleen tekemällä uudestaan tilinpäätökseen liittyvät valinnat

Esikatsele

Esikatsele tilinpäätösasiakirja

Tallenna

Tallenna liitetiedot ja tilinpäätös

Valmis

Tallentaa valmiin tilinpäätöksen

7.7.6 - Tilinpäätöksen tulostaminen ja vahvistaminen

Tilinpäätös-painikkeella voi avata valmiin tilinpäätöksen tulostettavaksi tai tallennettavaksi tiedostoon.

Tilinpäätöksen vahvistaminen

Kun tilinpäätös on vahvistettu (hyväksytty yhdistyksen vuosikokouksessa, yhtiökokouksessa tms. taikka yhtiömiesten allekirjoittama), merkitse se vahvistetuksi tilinpäätösikkunan Vahvista-painikkeella.

Vahvistettua tilinpäätöstä ei enää pääse muokkaamaan ilman koko tilikauden avaamista, ja Tilikaudet-välilehden Tilinpäätös-painike avaa tämän jälkeen tilinpäätöksen pdf-tiedoston.

8 - Arvonlisävero

8.1 - Arvonlisäverovelvollisuus

Arvonlisäverovelvollisuus

Kirjanpitovelvollinen määritellään arvonlisäverovelvolliseksi Perusvalinnoista. Jos yritys ei ole alv-velvollinen, ei arvonlisäveroon liittyviä valintoja näytetä kirjauksissa eikä määrityksissä.

Verokauden pituus

Verokauden pituus määritellään Verojen asetuksista

8.2 - Arvonlisäverolajit

Kitsaassa on seuraavat alv-kirjaustyypit

Tunnus	Nimi	Selitys
	Veroton	Myynnistä ei makseta veroa / menosta ei tehdä alv-vähennystä. Tämä merkitään myös kaikille niille menotileille, jotka eivät ole alv-vähennyskelpoisia.
	Verollinen myynti/osto (netto)	Verollinen kotimaan myynti/osto. Heti kirjauksen yhteydessä myynti- tai ostotilille kirjataan veroton määrä, ja alv-veron tai vähennyksen osuus kirjataan alv-velkojen tai -saatavien tilille.
	Verollinen myynti/osto (brutto)	Verollinen bruttosumma kirjataan tilille, ja vero erotetaan tililtä alv-velkatilille vasta arvonlisäveroilmoitusta laadittaessa.
	Verollinen myynti/osto (maksuperusteinen alv)	Arvonlisävero tilitetään vasta, kun maksu on suoritettu.
	Nollaverokannan alainen myynti	Erikseen määritellyt tilanteet joissa myynnistä ei suorita veroa, mutta hankinnoista saa vähentää arvonlisäveron.
	Tavaroiden ja palveluiden yhteisömyynti tai -osto	Verohallinnon ohje.
	Tavaroiden maahantuonti EU:n ulkopuolelta	Maahantuonnin arvonlisävero ilmoitetaan kausiveroilmoituksessa. Jos myyntilasku on kirjattu verottomana, voidaan tullauspäätös kirjata myöhemmin valinnalla Tavaroiden maahantuonti, veron kirjaus.
	Palveluostot EU:n ulkopuolelta	Arvonlisävero palveluostoista, joissa myyjä ei ole verovelvollinen EU:ssa, mutta myynti voidaan katsoa tapahtuneeksi Suomessa. Tällöin ostaja maksaa käänteisen verovelvollisuuden perusteella arvonlisäveron, ja se ilmoitetaan kotimaan myynnin arvonlisäveron yhteydessä.
	Rakennuspalveluiden myynti tai osto	Rakennuspalveluiden arvonlisäveron suorittaa ostaja käänteisen verovelvollisuuden mukaisesti. (Myyntilaskussa ostajan tiedoissa oltava Y-tunnus tai VAT-tunnus).
	Voittomarginaalijärjestelmä	Marginaaliverotusmenettelyssä vero maksetaan ainoastaan voittomarginaalista. Kitsas tukee Verohallinnon ohjeessa kuvattua yksinkertaistettua menettelyä.

8.3 - Myyntien ja ostojen kirjaaminen

8.3.1 - Myyntien kirjaaminen

8.3.1.1 - Kotimaan myynnit

Nettomenettely

Tavallisesti verollinen kotimaan myynti kirjataan valinnalla Verollinen myynti (netto). Tällöin myyntitilille kirjataan vain veroton määrä, ja arvonlisäveron osuus kirjataan alv-velkojen tilille.

Valitse käytettävä alv-prosentti (24%, 14% tai 10%) kirjauskohtaisesti.

Kirjauksesta muodostuvat viennit:

Bruttomenettely

Valinnalla Verollinen myynti (brutto) verollinen kokonaissumma kirjataan myyntitilille, ja vasta alv-ilmoituksen yhteydessä veron osuus vähennetään ja siirretään alv-velkojen tilille.

Myyntikirjauksesta muodostuvat viennit:

Laskutusvaatimukset

Verollisessa myynnissä laskulle on merkittävä myyjän ALV-tunnus tai Y-tunnus sekä veron määrä eroteltuna eri verokannoittain.

8.3.1.2 - Yhteisömyynnit

Yhteisömyynnissä ostaja maksaa veron omassa kotimaassaan, ja myynti laskutetaan verottomana.

Huomaa verottajan myyntimaasäännökset siitä, missä tapauksissa myynti on yhteisömyyntiä ja milloin kotimaassa tapahtuvaa myyntiä.

Laskuvaatimukset

Laskussa tulee olla merkintä käännetystä verovelvollisuudesta, esimerkiksi VAT 0 % Intra Community supply. Lisäksi laskussa tulee olla ostajan ja myyjän ALV-tunnukset.

Kitsaan laskutuksessa yhteisömyyntilaskun laatiminen edellyttää, että asiakkaalle on syötetty muun EU-maan ALV-tunnus.

Myyjän tulee antaa yhteisömyynnistä kuukausittainen yhteenvetoilmoitus verottajalle.

8.3.1.3 - Rakennuspalveluiden myynti

Rakennuspalveluiden myynnissä ostaja maksaa arvonlisäveron. Myydessäsi rakennuspalveluita tarkasta Verohallinnon ohjeet.

Laskuvaatimukset

Laskussa tulee olla merkintä käännetystä verovelvollisuudesta, esimerkiksi Käännetty verovelvollisuus, Rakennuspalveluiden myynti. Lisäksi laskussa tulee olla myyjän ja ostajan ALV-tunnukset.

Kitsaan laskutuksessa rakennuspalveluita myytäessä tulee asiakkaalle olla syötettynä jonkin EU-maan ALV-tunnus tai suomalainen Y-tunnus.

8.3.2 - Ostojen kirjaaminen

8.3.2.1 - Kotimaan ostot

Nettomenettely

Tavallisesti vähennyskelpoiset kotimaan ostot kirjataan valinnalla Verollinen osto (netto). Tällöin ostotilille kirjataan vain veroton määrä, ja arvonlisäveron osuus kirjataan alv-saatavien tilille.

Valitse käytettävä alv-prosentti kirjauskohtaisesti.

Bruttomenettely

Valinnalla Verollinen osto (brutto) verollinen kokonaissumma kirjataan ostotilille, ja vasta alv-ilmoituksen yhteydessä veron osuus vähennetään ja siirretään alv-saatavien tilille. Tavallisesti tätä menettelyä tarvitaan lähinnä tilanteissa, joissa esimerkiksi pankin verollinen verkkolaskutusmaksu kirjataan suoraan tiliotteelta.

8.3.2.2 - Yhteisöostot

Laskussa tulee olla merkintä käännetystä verovelvollisuudesta, esimerkiksi VAT 0 % Intra Community supply.

Alv-prosentiksi merkitään vastaava suomalainen alv-prosentti (24%, 14% tai 10%).

Ei oikeuta alv-vähennykseen merkitään, jos hankinnasta ei voi tehdä alv-vähennystä.

8.3.2.3 - Tavaroiden maahantuonti EU:n ulkopuolelta

Tuotaessa tavaroita EU:n ulkopuolelta on arvonlisävero maksettava verohallinnon ohjeiden mukaisesti.

Veron perusteeseen lasketaan tavaran tullausarvon lisäksi myös tulli ja muut Tullin kantamat maksut sekä rahtikustannukset. Vero ilmoitetaan sen kuukauden arvonlisäveroilmoituksessa, minä kuukautena Tulli on antanut tullauspäätöksen.

Kun ulkomaan tuonnista saadaan ostolasku, kirjataan se verottomana todellisen maksetun määrän mukaisesti

Kirjaus tuottaa seuraavat viennit:

Kun tullipäätös on saatu, kirjataan arvonlisävero uutena Meno-tyypin tositteena verolajilla Tavaroiden maahantuonti, veron kirjaus. Verottomaksi määräksi merkitään yllä mainittu veron peruste.

Mikäli tuonti tulisi käyttöön, joka ei oikeuta arvonlisäveron vähentämiseen, valitaan Ei oikeuta alv-vähennykseen.

Yllä oleva kirjaus tuottaa seuraavat viennit:

Kirjaus ei siis vaikuta minkään tilin saldoon, eikä suoranaisesti myöskään tilikauden tulokseen.

Maahantuonnin verot ilmoitetaan tullauskuukauden arvonlisäveroilmoituksella (yhdessä kuukauden muiden arvonlisäverojen kanssa.)

8.3.2.4 - Palveluostot EU:n ulkopuolelta

Kun EU:n ulkopuolelta tehdään verottomia palveluostoja, tulee ostajan ilmoitaa ja maksaa arvonlisävero. Tämä arvonlisävero lisätään ilmoituksessa kotimaan myynneistä maksettavaan arvonlisäveroon.

Alv-prosentiksi merkitään vastaava suomalainen alv-prosentti (24%, 14% tai 10%).

Ei oikeuta alv-vähennykseen merkitään, jos hankinnasta ei voi tehdä alv-vähennystä.

8.3.2.5 - Rakennuspalveluiden osto

Laskussa tulee olla merkintä käännetystä verovelvollisuudesta, esimerkiksi Käännetty verovelvollisuus, Rakennuspalveluiden myynti.

Ei oikeuta alv-vähennykseen merkitään, jos hankinnasta ei voi tehdä alv-vähennystä, esimerkiksi kunnostetaan yrityksen työntekijöiden vapaa-ajankäyttöön tarkoitettua rakennusta.

8.3.3 - Marginaaliveromenettely

Marginaaliverotusmenettelyssä vero maksetaan ainoastaan voittomarginaalista. Kitsas tukee Verohallinnon ohjeessa kuvattua yksinkertaistettua menettelyä.

Kitupiikki laskee alv-ilmoitusta tehtäessä verokauden voittomarginaalin. Voittomarginaalilaskelma löytyy alv-erittelyn loppupuolelta.

Tavarakohtaisessa menettelyssä tulee tavaraa myytäessä kirjata tavaran ostohinta verottomaksi ja voittomarginaalin osuus verolliseksi (netto- tai bruttokirjaukseksi).

8.4 - Alv-ilmoituksen antaminen

Ohjelma muistuttaa aloitussivulla, kun arvonlisäveroilmoituksen eräpäivä lähestyy

Kun kaikki tälle ilmoituskaudelle tehdyt verolliset kirjaukset on tehty, paina ALV-sivulla Tee alv-tilitys-nappia.

Kitsas esittää Alv-laskelman, jossa on kausiveroilmoituksessa arvolisäveron osalta tarvittavat tiedot. Vahvista laskelma painamalla OK.

8.4.1 - Ilmoittaminen rajapinnalla

Kun verottajan varmenne on käytettävissä, haetaan verokaudet ja viimeisimpien alv-ilmoitusten käsittelyn tila ohjelmaan suoraan verottajan järjestelmästä.

Alv-ilmoituksen voi lähettää alv-laskelman muodostamisen yhteydessä valitsemalla Lähetä alv-ilmoitus verottajalle.

Kun ilmoitus on lähetetty, näyttää Kitsas ilmoituksen tilana Ilmoitettu. Verottaja käsittelee ilmoituksen viimeistään seuraavana arkipäivänä, jolloin tilaksi tulee Käsitelty. Tällöin ilmoitus näkyy verottajan OmaVero-palvelussa, jossa veron voi myös maksaa.

Jos ilmoitusta tarvitsee korjata, voi virheellisen ilmoituksen poistaa, tehdä korjaukset ja lähettää korvaavan ilmoituksen.

8.4.2 - Ilmoittaminen OmaVerossa

Tarkista Kitsaan laatima verolaskelma ja tee ilmoitus OmaVero-palvelussa.

Maksa verot OmaVero-palvelussa tai verottajan antamalla viitenumerolla.

8.4.3 - Ilmoittaminen Ilmoitin-palvelulla

Käyttämällä Ilmoitin-aineistoa sinun ei tarvitse syöttää arvonlisäveroilmoituksen tietoja käsin OmaVero-palveluun, joten etenkin pitkässä arvonlisäveroilmoituksessa säästät aikaa ja vältyt näppäilyvirheiltä.

Kun olet ensin muodostanut Kitsaalla alv-ilmoituksen, valitse kausi Alv-välilehden luettelosta, ja paina Ilmoitinaineisto-nappia

Ohjelma kysyy, minne Ilmoitin-palveluun lähetettävä tiedosto tallennetaan.

Kun olet tallentanut tiedoston, siirry verottajan Ilmoitin-palveluun osoittessa ilmoitin.fi

Valitse oikeasta yläkulmasta Kirjaudu palveluun ja tunnistaudu.

Valitse nyt Aineiston lähetys.

Paina Valitse tiedostot-nappia, ja valitse Kitsaan muodostama tiedosto. Kun tiedosto on tarkastettu, voit lähettää sen Lähetä-napilla.

Ilmoittimen kautta lähetetty ilmoitus näkyy OmaVero-palvelussa vasta kun verottaja on käsitellyt sen, yleensä noin kolmen arkipäivän kuluttua.

Maksa verot OmaVero-palvelussa tai verottajan antamalla viitenumerolla.

8.4.4 - Veron maksun käsittely kirjanpidossa

Arvonlisäveroilmoituksen yhteydessä kauden aikana kertyvää veroa sisältävät Arvonlisäverovelka ja Arvonlisäverosaamiset-tilit päätetään. Käyttäjä voi valita asetusten Verojen maksu -kohdasta, miten veroja käsitellään verokauden jälkeen:

1. Kirjaaminen Verovelat-tilille

Arvonlisäveroilmoituksen yhteydessä ohjelma kirjaa maksettavan veron Verovelat-tilille. Myös palautukset kirjataan samalle tilille negatiivisena velkana.

Kun vero maksetaan, kirjataan maksu Verovelat-tililtä pankkitilille. Tilitapahtumia tuotaessa ohjelma osaa tehdä tämän kirjauksen automaattisesti.

Jos verottaja maksaa palautuksia, saattaa Verovelat-tilin saldo olla negatiivinen. Tilinpäätöksen jaksotuskirjauksien yhteydessä negatiivinen saldo kirjataan kuitenkin tilinpäätöksessä Verosaatavat-tilille.

Esimerkiksi toukokuun arvonlisävero, joka maksetaan 12.7.

Todellisuudessa voitaisiin 12.7. maksaa samalla myös muita oma-aloitteisia veroja, kuten kesäkuun ennakonpidätykset.

2. Maksujen kirjaaminen Verovelat-tilille ja palautusten kirjaaminen Verosaatavat-tilille

Menettely poikkeaa edellisestä siten, että ohjelma kirjaa verottajan maksamat palautukset Verosaatavat-tilille.

Tässä menettelyssä saatetaan joutua tekemään käsin siirtokirjauksia, jos aiempien verokausien palautuksia käytetään myöhempien verojen maksamiseen.

3. Kirjaaminen Maksettava alv/Palautettava alv -tileille

Ohjelma kirjaa arvonlisäveroilmoituksen yhteydessä maksettavat verot Maksettava alv tilille tai palautukset Palautettava alv-tilille.

Käyttäjän on itse kirjattava arvonlisäveroilmoituksen antamisen yhteydessä maksuun erääntyvä vero Verovelat-tilille. Vastaavalla tavalla samalle tilille kirjataan myös erääntyvät ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut.

Menettelyn etuna on se, että Verovelat-tili vastaa verottajan OmaVero-tiliä, ja kirjaukset voidaan tehdä OmaVeron tulosteiden perusteella. Erilaiset maksut ja verot voidaan myös esittää taseessa ja tase-erittelyssä omina erinään.

Kun vero suoritetaan verottajalle, kirjataan se Verovelat-tililtä pankkitilille. Samalla suorituksella voidaan kirjata useita eri veroja ja maksuja. Tämän kirjauksen ohjelma tekee tilitapahtumia tuotaessa.

Esimerkiksi toukokuun arvonlisävero, joka ilmoitetaan 10.7. ja maksetaan 12.7.

8.4.5 - Alarajahuojennus

Arvonlisäverosta saa alarajahuojennusta, jos vuoden liikevaihto ilman alv:tä on alle 30 000 euroa. Alle 15 000 euron liikevaihdolla verottaja palauttaa maksetun arvonlisäveron kokonaisuudessaan.

Jos verokautena on kuukausi, lasketaan huojennus tilikauden viimeisessä alv-ilmoituksessa. Muuten huojennus lasketaan vuoden viimeisessä ilmoituksessa.

Alarajahuojennus on tuloverotuksessa veronalaista tuloa.

8.4.6 - Aiemman alv-ilmoituksen korjaaminen

Vähäisen virheen korjaaminen

Jos verokauden arvonlisäilmoituksen virhe (liikaa ilmoitettu tai ilmoittamatta jäänyt vero) on enintään 500 euroa, voidaan se korjata muuttamalla seuraavalta verokaudelta ilmoitettavan veron määrää.

Esimerkissä on aiemmalla verokaudella merkitty 1000 euron vähennyskelvoton oston vähenettäväksi 24 % verokannan mukaan. Korjaustositteelle verollinen osto merkitään miinusmerkkisenä ja veroton plusmerkkisenä. Korjaustositteeen viennit:

Jos virhe olisi tapahtunut jo edellisellä tilikaudella, pitää virheen tulosvaikutus oikaista kirjanpidossa kohdistumaan omaan pääomaan.

Korvaavan arvonlisäveroilmoituksen antaminen

Jos virheellinen kausi on vielä avoimena (tilinpäätöstä ei ole tehty), voit poistaa virheellisen arvonlisäveroilmoituksen Poista tilitys -painikkeella, tehdä tarvittavat korjaukset ja laatia uuden Alv-ilmoituksen. Kun annat OmaVerossa korvaavan arvonlisäveroilmoituksen, ilmoita aina myös korjauksen syy.

Jos virhe on tapahtunut aiemmalla jo lukitulla tilikaudella, joudut laskemaan korjausilmoituksen tiedot itse sekä kirjaamaan korjauksen tulosvaikutuksen omaan pääomaan.

8.5 - Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus

Yhteenvetoilmoituksen sisältö

Yhteenvetoilmoitus on osa EU:n tavara- ja palvelukaupan valvontaa. Yhteenvetoilmoitus pitää annetaan

1. tavaran yhteisömyynnistä ja yhteisömyynniksi katsottavasta oman tavaran siirrosta
2. sellaisesta palvelumyynnistä, joista ostaja on verovelvollinen toisessa EU-maassa
3. kolmikantakaupasta myös silloin, kun olet kaupan toinen myyjä. Kolmikantakauppaan liittyvää yhteenvetoilmoitusta ei toistaiseksi voi antaa Kitsaalla.

Yhteenvetoilmoitus on annettava kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä.

Lue tarkemminen Verohallinnon ohjeista.

Yhteisökaupan kirjaaminen

Kitsaalla voit antaa ilmoitukset tavaroiden ja palveluiden yhteisömyynnistä. Ilmoituksen antaminen edellyttää, että kirjauksessa on käytetty asianomaista verolajia ja että kirjaukseen on liitetty asiakas, jolle on syötetty muun EU-maan alv-tunnus.

Myynnin voi kirjata laatimalla Kitsaan laskutuksella tai Tulo-tyypin tositteella. Valitun asiakkaan asiakastiedoissa on oltava alv-tunniste.

Yhteenvetoilmoituksen antaminen

Kitsaalla voi antaa yhteenvetoilmoituksen ainoastaan edellisen kuukaden yhteisömyynneistä. Kun edellisellä kuukaudella on sopivia kirjaukset yhteisömyynnin verolajeilla, tulee Alv-välilehden oikeaan yläkulmaan mahdollisuus tehdä yhteenvetoilmoitus.

Tee yhteenvetoilmoitus -painikkeella saat luettelon ilmoitettavasta myynnistä. Ok-painikkeella Kitsas tallettaa yhteenvetoilmoituksen, ja jos käytössäsi on verottajan varmenne, voit lähettää ilmoituksen suoraan Verottajan tietojärjestelmään.

Annettu ilmoitus löytyy tositteista, kyseisen kuukauden viimeiseltä päivältä.

Jos kaikissa kyseisen kuukauden yhteisömyynnin tositteissa ei ole valittuna asiakasta, jolle on syötetty muun EU-maan (kuin Suomi) alv-tunnista, on tositetta täydennettävä ennen kuin ilmoituksen voi antaa.

8.6 - Verohallinnon varmenne

Varmenteen ottaminen käyttöön

Varmenteen hankkiminen

Varmenne haetaan Verohallinnon varmennepalvelusta. Varmenteen hakemiseen tarvitaan nimenkirjoitusoikeus tai Suomi.fi-valtuutus.

1. Tunnistaudu varmennepalveluun ja valitse yritys.

2. Valitse Tilaa uusi varmenne.

3. Valitse varmenteeksi Tiedon tuottaja (Web service).

4. Anna varmenteelle nimi (esim. Kitsas) ja anna yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero, joihin varmenteen tiedot lähetetään). Lähetä tilaus.

5. Saat verottajalta turvasähköpostin, josta löytyvät Siirtotunnus ja Kertakäyttösalasana.

Varmenteen lisääminen Kitsaaseen

Varmenne haetaan Asetukset-välilehden Verot-asetussivulta löytyvällä Uusi varmenne -painikkeella.

Saat ikkunan, johon syötetään turvasähköpostissa saapunut siirtotunnus ja kertakäyttösalasana.

Paina Ok.

Varmenteen tilaksi tulee Varmenteen hakeminen on kesken. Hakeminen kestää noin minuutin, jonka jälkeen ohjelma ilmoittaa, että varmenne on noudettu, mutta se ei välttämättä ole vielä käytettävissä. Varmenne on käytettävissä yleensä seuraavana arkipäivänä.

Varmenteen tila

Kun varmenne on valmiina, näkyy tilana Verohallinnon varmenne on käytettävissä.

Varmenteen automaattinen uusiminen

Verohallinto lähettää automaattisesti uusimisesta sähköpostiviestin 60 päivää ennen voimassaolon päättymistä. Kitsas huolehtii automaattisesti varmenteen uusimisesta, varmenne uusitaan noin 50 päivän ennen voimassaolon päättymistä.

8.7 - Maksuperusteinen arvonlisävero

Pienyritykset (liikevaihto alle 500 000 euroa vuodessa) voivat tilittää ostojen ja myyntien arvonlisäverot maksuperusteisesti. Kitsaalla tämä on mahdollista myös niin, että kirjanpito pidetään suoriteperusteisena, katso Verohallinnon ohje maksuperusteisesta arvonlisäverosta.

Kun yritys saa myyntilaskun, kirjataan arvonlisäveron osuus tilille Maksuperusteinen alv-velka. Kun arvonlisäverosta saadaan maksu, siirretään veron osuus tilille Arvonlisäverovelka ja vasta nyt vero tulee näkyviin alv-tilitykseen.

Vastaavalla tavalla ostolaskun veron osuus kirjataan ensin tilille Maksuperusteinen alv-saaminen ja vasta kun lasku on maksettu, se siirtyy tilille Arvonlisäverosaatavat.

Jos teet kirjauksen maksuperusteisesti pankki- tai käteistililtä, ei tällaista erityismenettelyä tarvita.

Arvonlisävero on kuitenkin maksettava viimeistään vuoden kuluttua suoritepäivästä.

Kun verolajina on maksuperusteinen arvonlisävero, käsittelee Kitsas sen automaattisesti laskutuksessa, Tulo- ja Meno-tyyppisissä tositteissa sekä maksettaessa laskuja Siirto-tositteella tai Tiliote-tositteen laskujenmaksutoiminnolla. Käsittely perustuu ohjaustietoihin ja alv-koodeihin.

Maksuperusteinen arvonlisävero otetaan käyttöön verotuksen asetuksista Maksuperusteinen alv-rivillä olevasta rataspainikkeesta, josta aukeaa valintaikkuna:

Maksuperusteinen arvonlisäverotus alkaa-ruutuun kirjataan sen verokauden ensimmäinen päivä, jonka arvonlisävero tilitetään maksuperusteisena.

Jos maksuperusteisesta arvonlisäverotuksesta siirrytään takaisin suoriteperusteiseen, merkitään Suoriteperusteiseen arvonlisäveroon palataan-ruutuun sen verokauden ensimmäinen päivä, jolloin arvonlisävero tilitetään normaalilla tavalla. Tässä alv-tilityksessä maksetaan myös kaikki vielä maksamatta oleva maksuperusteinen arvonlisävero.

Maksuperusteista arvonlisäveroa käytettäessä et voi käyttää Kitsaassa automaattista marginaaliverotusmenettelyä, vaan voittomarginaali on kirjattava käsin.

9 - Asetukset

9.1 - Omat tiedot

Omat tiedot

Voit muokata nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroasi.

Jos vaihdat sähköpostiosoitetta, saat uuteen sähköpostiosoitteeseesi vahvistusviestin. Viestissä on kuusinumeroinen koodi, jolla sinun pitää vahvistaa uusi sähköpostiosoitteesi.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Kun otat käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, kysyy Kitsas kirjauduttaessa joka kerta salasanan lisäksi puhelimen autentikaatiosovelluksesta saatavaa kertakäyttöistä koodia.

Kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotto avaa verkkoselaimessa sivun, jonka QR-koodin avulla Kitsas lisätään joko Microsoft Authenticator tai Google Authenticator -sovellukseen.

Sähköposti-ilmoitukset

Voit valita, minä viikonpäivinä Kitsas lähettää ilmoituksia kierrossa olevista laskuista, joissa olet käsittelijänä. Jättämällä kaikki viikonpäivät valitsematta ei Kitsas lähetä ilmoituksia lainkaan sähköpostilla.

Näkymä

Voit valita joko normaalin näkymän tai tilitoimistokäyttäjän näkymän (ns. Pro-näkymä). Pro-näkymässä paikalliseen kirjanpitoon tai kirjanpidon luomiseen liittyvät valinnat eivät ole käytettävissä, koska kirjanpidot luodaan erityisessä tilitoimistonäkymässä.

Tilaus

Voit muokata tilauksesi tietoja sekä laskutustietojasi.

9.2 - Käyttöliittymä ja kieli

Kieli

Valitse ohjelman käyttöliittymän kieli sekä tilikartan kieli. Tilikartan kieli vaikuttaa mm. tilien ja tositetyyppien nimiin.

Käyttöliittymän kielen vaihtamisen jälkeen ohjelma on käynnistettävä uudelleen, jotta kaikkien näkymien tekstit päivittyvät.

Kirjaisin

Valitse ohjelman käyttöliittymässä käytettävä kirjaisin. Joillain suuren näyttötarkkuuden tietokoneilla kannattaa valita käyttöön ohjelman oletusta suurempi pistekoko.

Saldonäkymä

Saldonäkymä-valinnalla saat näytön alalaitaan saldonäkymän, joka päivittyy aina kun tosite tallennetaan kirjanpitoon. Voit valita saldonäkymän vasemman laidan kuvakkeilla näytettäviksi maksutilit eli käteistilin ja pankkitilit, suosikkitilit tai kaikki käytössä olevat tilit.

9.3 - Perusvalinnat

Organisaation nimi

Nimi näytetään erilaisissa tulosteissa. Suosittelemme käyttämään virallista, rekisteröityä nimeä.

Y-tunnus

Yritystietojärjestelmään rekisteröity Y-tunnus, käytetään tulosteissa.

Kotipaikka

Yrityksen virallinen kotipaikka

Yritysmuoto

Yritysmuoto määrittelee, mitä tilejä on käytettävissä ja millainen tilinpäätös laaditaan

Laajuus

Käytössä olevan tilikartan laajuus määrittelee, kuinka suuri osa tilikartan tileistä on näkyvissä. Voit ottaa yksittäisiä tilejä käyttöön tai piilottaa niitä myös Tililuettelo-asetuksissa.

Tiedoston sijainti

Paikallisesti tietokoneelle tallennetun kirjanpitotiedoston sijainti

Arkiston sijainti

Kirjanpidosta muodostetun kirjanpitoarkiston sijainti

Tilikartta

Tilikartan päiväys. Kun ohjelman päivityksen myötä tilikartasta on saatavilla uudempi versio, tarjoaa ohjelma automaattisesti tilikartan päivittämistä

Kirjanpidon koko

Kirjanpidon viemä koko kovalevyltä tai pilveen tallennettaessa palvelimelta

Arvonlisäverovelvollinen

Valitse tämä, jos olet rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi. Arvonlisäveroon liittyvät toiminnot näytetään vain, jos Arvonlisäverovelvollinen on valittu.

Harjoituskirjanpito

Harjoituskirjanpidossa kaikkiin tulosteisiin tulee merkintä HARJOITUS, jolloin ne erottuvat oikeista kirjanpidon tulosteista ja laskuista. Harjoitustilassa näytön ylälaidassa on palkki, jolla voit muuttaa ohjelman käyttämää päivämäärää ja siten harjoitella esimerkiksi maksumuistutusten muodostamista.

9.4 - Yhteystiedot ja toiminimet

Aputoiminimet

Voit lisätä yrityksellesi aputoiminimen Uusi aputoiminimi -painikkeella. Jokaiselle aputoiminimelle voi määritellä myös oman logonsa sekä yhteystiedot.

Kun olet lisännyt aputoiminimen, voit valita, muokkaatko yrityksen vai jonkin aputoiminimen yhteystietoja ja logoa. Uutta laskua luodessasi voit valita, käytetäänkö laskulla jotain yrityksen aputoiminimistä.

Yhteystiedot

Määrittele laskuille ja tilinpäätökseen tulostettavat yhteystiedot

Logo

Valitse logo (jpg- tai png-kuvatiedosto) sekä sen sijainti yrityksen nimeen laskua tulostettaessa.

Laskun tehostevärit

Valitse laskulle tulostuva kehyksen sekä varjostuksen väri. Värit voidaan määritellä erikseen jokaiselle aputoiminimelle.

9.5 - Liitteiden käsittely

Tekstintunnistus

Ottamalla teksintunnistuksen käyttöön Kitsas analysoi tositteiden liitteeksi tallennettavat kuvatiedostot ja pyrkii poimimaan niistä mm. laskun euromäärän, päivämäärän, eräpäivän ja toimittajan nimen.

Ominaisuus on käytössä vain maksullisissa tilauksissa.

Yhden kuvan käsittely palvelimella kestää tavallisesti noin 5 - 10 sekuntia.

Tiedostojen koon pienentäminen

Liitteeksi tallennettavia kuvatiedostoja pienennetään valintojesi mukaan jo ohjelmassa. Näin säästät tallennustilaa ja pilveen tallennettaessa talentaminen on nopeampaa.

Lisätessäsi liitteet näen tiedoston siinä muodossa, millainen se on koon pienentämisen jälkeen.

Jos käytät tekstintunnistusta, et voi valita kovin tehokasta kuvan pienentämistä, jotta kuva on riittävän hyvälaatuinen koneellista tekstintunnistusta varten.

9.6 - Käyttöoikeudet

Käyttöoikeudet-sivulla voit antaa kirjanpitoosi käyttöoikeuksia muille käyttäjille. Tämä sivu on näkyvillä vain käyttäjälle, joka on kirjanpidon omistaja tai jolle on annettu oikeus käyttöoikeuksien muokkaamiseen.

Uuden käyttäjän lisääminen

Syötä sähköpostiosoite-kenttään lisättävän käyttäjän sähköpostisoite.

Paina Lisää nappia, jos lisättävä käyttäjä on jo rekisteröitynyt Kitsaan käyttäjäksi. Kutsu-napilla lähetät sähköpostiin kutsun henkilölle, joka ei vielä ole Kitsaan käyttäjä.

Näet nyt alempana käyttäjän nimen ja sähköpostiosoitteen. Valitse käyttäjälle annettavat oikeudet ja paina Tallenna.

Käyttäjä näkee tämän kirjanpidon Pilvi-välilehdellään, kun hän seuraavan kerran kirjautuu ohjelmalla Kitsaan pilveen.

!!! note “Käyttöoikeuksien päivittyminen” Käyttöoikeudet päivittyvät vasta käyttäjän kirjautuessa seuraavan kerran.

Käyttöoikeuksien muuttaminen

Valitsemalla käyttäjän nimen listalta pääset muuttamaan hänelle annettuja käyttöoikeuksia. Paina lopuksi Tallenna.

Jos poistat käyttäjältä kaikki oikeudet, ei käyttäjää enää näytetä luettelossa eikä käyttäjä voi valita tätä kirjanpitoa.

Käyttöoikeudet

Tositteet

Laskut

Laskujen kierto

Raportit

Ylläpito

9.7 - Tililuettelo

Jos tilikartassa oleva tili on tarpeeton piilota se. Piilotettu tili ei näy luetteloissa tiliä valittaessa. Tilin voi myös kokonaan poistaa, mutta yleensä piilottaminen on parempi vaihtoehto.

Voit merkitä paljon käytetyt tilit suosikkitileiksi. Tiliä valittaessa voit näyttää pelkät suosikkitilit.

Ylärivin kuvakkeilla määritellään, näytetäänkö kaikki tilit, käytettävissä olevat tilit (tilit, joita ei ole piilotettu) tai ainoastaan suosikkitilit.

Sininen info-kuvake luettelossa merkitsee, että tilille on annettu kirjausohje.

Lisätäksesi uuden tilin valitse tili tai otsikko, jonka jälkeen uusi tili tulee, ja paina Uusi tili. Lisätäksesi otsikon valitse otsikko, jonka alle lisättävä otsikko tulee, ja valitse Uusi otsikko.

9.7.1 - Tilin muokkaaminen

Tilit ja otsikot pitää numeroida. Taseen vastaavaa-tilit alkavat numerolla 1 ja vastattavaa-tilit numerolla 2. Numerosarjat 3..9 kuuluvat tuloslaskelmaan päätettäville tulo- ja menotileille. Tilinumeron pituus saa olla enintään enintään kahdeksan numeroa.

Tilejä lisättäessä on tärkeää, että tili tulee oikealle numeroalueelle, jotta se näkyy raporteissa oikealla tavalla. Tilinumero näytetään punaisella, jos numero on jo käytössä tai jos numero ei osu otsikkonsa numeroalueelle.

Tilityyppi määrittelee, miten tiliä käsitellään kirjanpidossa ja missä luetteloissa tili näytetään, katso alempaa Tilityypit.

Verolaji ja veroprosentti ovat tilin kirjauksen oletusvalintoja, verolajin ja -prosentin voi aina valita joka viennille erikseen, katso arvonlisävero. Valinnat eivät ole näkyvissä, jos yritystä ei ole merkitty perusvalinnoissa arvonlisävelvolliseksi.

Jaksotustiliä käytetään siirtovelkojen/siirtosaamisten kirjaamiseen silloin, kun tuloja jaksotetaan Kitsaan automaattitoiminnolla.

Pankkitileille syötetään lisäksi IBAN-tilinumero. Tilinumero tarvitaan maksujen kohdentamiseen maksuja ja tiliotteita tuotaessa.

!!! note “Maksutavat” Jos haluat lisäämäsi pankkitilin meno- ja tulotositteiden maksutapavalintaan, on se tehtävä maksutapojen asetuksista.

Tilikartan laajuus määrittelee, millä tilikartan laajuuden valinnoilla tili on näkyvissä.

Tase-erittely ja tase-erät

Tasetilien (vastaavaa ja vastattavaa) kohdalla valitaan, miten tili esitetään tase-erittelyssä.

• Täysi erittely tase-erillä: Tilin kirjaukset jaetaan eri tase-eriin, joiden kaikkia muutoksia seurataan. Käytetään esimerkiksi tasaeräpoistettavan omaisuuden kirjanpitoarvon seurantaan.
• Tase-erien luettelo: Kirjaukset jaetaan tase-eriksi, ja erittelyssä seurataan eri erien saldoja. Käytetään esimerkiksi myyntisaamisissa ja ostoveloissa, jolloin erittelyistä selviää, mitkä saatavat ovat vielä maksamatta.
• Lisäykset ja vähennykset: Kirjauksia ei eritellä, mutta tase-erittelyyn tulostuvat tilikauden aikaiset tapahtumat. Käytetään esimerkiksi menojäännöspoistettavissa tileissä.
• Saldo: Tase-erittelyyn tulostetaan vain tilien saldot.

Poistettava omaisuus

Kitupiikki tukee suunnitelman mukaisten poistojen tekemistä tasaeräpoistoina tai menojäännöspoistoina.

Tasaeräpoistoissa jokaista tase-erää (hankintaa) seurataan erikseen, ja hankintahinta jaetaan poistoajalle (euromäärä kuukautta kohti). Tilin asetuksissa määritellän poistoajan oletus, mutta poistoaika on määriteltävissä erikseen jokaiselle erälle (hankinnalle).

Menojäännöspoistossa aina tilikauden lopussa poistetaan määritelty prosenttiosuus tilin senhetkisestä saldosta. Prosentti on tilikohtainen ja määritellään kohdassa menojäännöspoisto.

Poistotili määrittää, mille menotilille vuotuiset poistot kirjataan.

9.7.2 - Tilityypit

9.8 - Kohdennukset

Kohdennuksilla voidaan tuloja ja menoja kohdentaa yhdistyksen eri jaostoille tai toimintaryhmille, yrityksen eri osastoille tai projekteille jne. Koko kirjanpito voidaan toteuttaa myös ilman kohdennuksia.

Kustannuspaikkojen kustannuksia voidaan jakaa vielä tarkemmin niiden alaisille projekteille.

Kohdennukset ovat organisaation sisäistä laskentaa. Yhdistystoiminnassa kohdennuksia käytettäessä liitetään tilinpäätökseen yleensä eri toiminnanalojen erittelyt.

Merkkaukset ovat kirjauksiin liitettäviä merkkejä (tageja), joiden avulla kirjauksia voidaan poimia eri luetteloille, esimerkiksi pääkirjan ja päiväkirjan otteille. Toiminto on tarkoitettu erilaisten “korvamerkittyjen” rahojen, kuten avustusten seuraamiseen. Merkkauksen voi tehdä muun kohdennuksen (eli kustannuspaikan tai projektin) valitsemisen lisäksi ja samalle kirjaukselle voi tehdä useamman merkkauksen.

9.9 - Tilinavaus

Tilinavauksessa syötetään tilin avaavina saldoina tilien loppusummat edellisen tilinpäätöksen taseesta ja tuloslaskelman erittelystä.

Vastaava ja vastattava syötetään molemmat ilman etumerkkiä.
Tulot syötetään ilman etumerkkiä ja menot miinusmerkkisinä.

Tuloslaskelmaan saldot syötetään tileittäin, koska uuden tilikauden tuloslaskelmaan on merkittävä vertailutiedot edelliseltä tilikaudelta. Yli/alijäämä lasketaan tileittäin syötetyistä tiedoista - varmista, että se sekä Vastaavaa ja Vastattavaa -summat täsmäävät tilinpäätöksen lukemiin.

Jos tilikarttaa on Kitupiikkiin siirryttäessä muutettu, pitäisi tilinavaukset vertailulukemat pyrkiä merkitsemään uuden tilikartan mukaisille tileille.

Samalla näytöllä syötetään myös henkilöstön keskimäärä edellisen tilikauden aikana. Tämä lukumäärä tulostuu vertailutietona tilinpäätöksen liitetietoihin sekä vaikuttaa siihen, voiko tilinpäätöksessä soveltaa mikro- tai pienyrityssääntöjä.

Tase-erät ja kohdennukset

Tileillä, joilla on käytössä tase-erittely, näkyy Erittely-sarakkeessa eräsymboli. Kohdennuksia käytettäessä näkyy tulo- ja menotilien erittely-sarakkeessa kohdennussymboli.

Valitsemalla erittelysarakkeen pääset syöttämään tilin saldon valmiiksi eriteltynä.

Syöttämällä siirtosaamiset ja myyntisaamiset eriteltynä pääset kirjanpidossa merkitsemään näiden erien maksun normaaliin tapaan, ja erät ovat mukana kirjanpidon tase-erittelyllä.

Syöttämällä tulot ja menot kohdennettuina saat kustannuspaikkojen tuloslaskelmalle vertailutiedot edelliseltä vuodelta.

Kuukausittaiset tiedot

Kitsas mahdollistaa myös edellisen tilikauden kuukausittaisten vertailutietojen syöttämisen. Kun tiedot kuukausittain on valittuna, ovat kuukaudet erittelyn ensimmäisenä tasona, josta pääsee tarvittaessa etenemään tase-erien ja kohdennusten syöttämiseen.

Työläyden takia kuukausittaisten tietojen syöttäminen on mielekästä lähinnä tuotaessa tietoja tiedostona aiemmasta kirjanpito-ohjelmasta.

Kirjanpidon aloittaminen kesken tilikauden

Jos aloitat kirjanpidon Kitsaalla kesken tilikauden, syötä Tilinavaus-toiminnolla edellisen tilikauden loppusummat ja muodosta muistiotosite (Uusi tosite), jolla kirjaat jokaiselle käytössä olevalle tilille ennen Kitsaan käyttöönottoa kirjatut kokonaissummat (debet-summa ja kredit-summa)

Jos olet arvonlisäverovelvollinen, on kirjanpito helpointa aloittaa verokauden vaihtuessa. Kirjaa maksuun menevä arvonlisäverovelka Verovelat-tilille niin, että uuden verokauden alkaessa alv-velassa ja alv-saatavissa ei ole avointa saldoa.

Tilikautena on vuosi, ja yritys siirtyy 1.6.2018 toisesta kirjanpito-ohjelmasta käyttämään Kitsasta. Tilinavaukseen kirjataan tilien päättävät saldot 31.12.2017. Lisäksi luodaan tosite päivämäärälle 31.5.2018, johon kirjataan jokaiselle tilille erikseen debet- ja kredit-summa niistä kirjauksista, jotka on tehty aiemmalla kirjanpito-ohjelmalla 1.1.–31.5.2018.

9.9.1 - Alkusaldojen tuonti CSV-tiedostosta

Voit tuoda Kitsaaseen tilinavauksen ja edellisen tilikauden vertailulukemat csv-tiedostona aiemmasta kirjanpito-ohjelmistosta.

CSV-tiedoston muodostaminen

Procountor

Procountorista tarvittavat kirjanpitoraportit ovat Tase ja Tuloslaskelma seuraavilla valinnoilla

• päivämäärärajauksena tilikausi
• esitystapana Kausi kuukausittain ja yhteensä
• raportin pituus Laajennettu: Kaikki tilit
• tositteen tila Liiketapahtumat

Jos siirryt Kitsaaseen kesken tilikaudet, voit tuoda myös keskeneräisen tilikauden saldot lisäämällä vastaavat kaksi tiedostoa nykyiseltä tilikaudelta.

CSV-tiedostojen muoto

• Tiedostomuotona CSV, erottimena puolipiste (;) ja desimaalierottimena piste (.)
• Tilikausien tulee täsmätä Kitsaalle määriteltyihin tilikausiin
• Tase ja tuloslaskelma omina tiedostoinaan
• Tilinavaus voidaan tuoda kuukausittain
• Tiedoston alussa voi olla tyhjiä rivejä sekä otsikkorivejä. Tällaisella otsikkorivillä pitää olla jotain sisältöä ensimmäisessä sarakkeessa. Nämä rivit eivät vaikuta tuontiin.

Tuonti alkaa rivistä, jonka ensimmäinen sarake on tyhjä ja loput sisältävät päivämääriä. Päivämäärä voi olla joissain seuraavista muodoista:

• 31.12.2022
• 1.12.2022 - 31.12.2022
• 12/2022
• 1/2022 - 12/2022

Lopuista riveistä tuodaan ainoastaan niiden tiedot, jotka sisältävät ensimmäisessä sarakkeessa tilin numeron ja nimen, esimerkiksi 1700 Myyntisaamiset. Numero voi olla 3 – 8 merkkiä pitkä. Rivin alussa voi olla välilyöntejä. Nimen ja numeron välissä on yksi tai useampi välimerkki (välilyönti, pilkku tms.)

Jos ensimmäisessä sarakkeessa ei ole tilin numeroa ja nimeä, rivin tietoja ei tuoda. Näin tuonnissa ohitetaan mahdolliset otsikot ja summarivit.

Esimerkki

Koska tiedoston alun otsikot ja erilaiset koontirivit ohitetaan, päästään molemmilla alla olevilla tiedostoilla samaan lopputulokseen:

Yrityksen nimi;Esimerkki Oy
Kirjanpitoraportin tyyppi;Tuloslaskelma

;1/2022;2/2022;3/2022;4/2022;5/2022;6/2022;7/2022;8/2022;9/2022;10/2022;11/2022;12/2022;1/2022 - 12/2022
Liikevaihto;3500,00;0,00;0,00;2367,00;18307,75;2484,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;26658,75
 Yleiset myyntitilit;3500,00;0,00;0,00;2367,00;18307,75;2484,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;26658,75
  3000, Myynti;3500,00;0,00;0,00;2367,00;18307,75;2484,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;26658,75
Henkilöstökulut
 Palkat ja palkkiot;0,00;0,00;0,00;-7400,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;-7400,00
  Osakkaiden ja omaisten palkat;0,00;0,00;0,00;-7400,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;-7400,00
   5800, Osakkaiden/omaisten palkat;0,00;0,00;0,00;-7400,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;-7400,00

;1/2022;2/2022;3/2022;4/2022;5/2022;6/2022;7/2022;8/2022;9/2022;10/2022;11/2022;12/2022;1/2022 - 12/2022
3000 Myynti;3500,00;0,00;0,00;2367,00;18307,75;2484,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;26658,75
5800 Osakkaiden/omaisten palkat;0,00;0,00;0,00;-7400,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;0,00;-7400,00

Tiedostojen tuominen

Jos Kitsaan tilikarttaa tarvitsee muokata, tee se ennen alkusaldojen tuomista.

Valitse Asetusten Tilinavaus-näkymässä Tuo CSV-tiedostosta…

Lisää CSV-tiedostot joko Valitse tiedosto… -napista tai vedä ne tuonti-ikkunan päälle.

Tämän jälkeen pääset vielä muokkaamaan aiemman ohjelmiston ja Kitsaan tilien vastaavuutta. Varmista, että Kirjataan tilille -sarakkeessa on oikea Kitsaan tili.

Lisää tarvittaessa vielä kohdennuksia tai tase-erätietoja napsauttamalla Erittely-saraketta.

Jos olet tuonut myös keskeneräisen tilikaudet, on sen tilinavauksista muodostettu oma tositteensa, joka löytyy Selaa-toiminnolla.

9.10 - Laskutuksen asetukset

Oletusvalinnat uusille tileille

Saatavatili

tili, jolle lasku kirjataan suorite- tai maksuperusteisesti (yleensä Myyntisaamiset)

Käteistili

tili, jos maksu kirjataan käteislaskuna (yleensä Käteisvarat)

Korttimaksutili

tili, jos maksu kirjataan korttimaksuna (yleensä Korttimaksusaamiset)

Maksumuistutustili

tili, jolle kirjataan maksumuistutusten muistutusmaksut

Viivästyskorkotili

tili, jolle kirjataan maksumuistutusten viivästyskorot

Ensimmäisen laskun numero

numero, josta alkaen laskut numeroidaan juoksevasti

Maksuaika

laskujen oletusmaksuaika

Huomautusaika

laskuille tulostettava huomautusaika. Jos huomautusaika on 0, ei huomautusaikaa tulosteta.

Peruskorko

korko, jonka perusteella viivästyskorko määritellään. Suomen Pankki julkaisee koron puolen vuoden jaksoille.

Laskurivit

tulostetaanko laskurivit arvonlisäverottomilla hinnoilla (Verottomat rivit), arvonlisäverollisilla hinnoilla (Verolliset rivit) vai molemmilla (Pitkät rivit). Valinnan voi tehdä laskua muokattaessa myös yksittäiselle laskulle.

Desimaaleja yksikköhinnassa

kuinka monen desimaalin tarkkuudella tuotteiden yksikköhinnat määritellään. Rivin ja laskun kokonaishinta lasketaan aina sentin tarkkuudella.

Tulosta laskuille

Tilinumerot

Tilinumerot pitää ensin määritellä tilin tiedoissa.

Tilisiirto

Perinteinen tilisiirtolomake laskun alalaidassa

RF-viitteet

Kansainvälisessä RF-muodossa olevat viitteet. Ellei tätä ole valittu, käytetään suomalaisen kansallisen käytännön mukaisia lyhyempiä viitenumeroita.

Pankkiviivakoodi

Viivakoodi, joka sisältää laskun maksutiedot

QR-koodi

Laskun tiedot sisältävä QR-koodi

Virtuaaliviivakoodi

Tekstimuodossa tulostettavat viivakoodin tiedot, joilla maksutiedot voidaan syöttää esim. verkkopankkiin

Ikkunakuoret

Jos laskut on tarkoitus postittaa ikkunakuoressa, määrittele kirjekuoren osoiteikkunan koko sekä sijainti. Isoikkunakuoressa (ikkunan korkeus yli 5,5 cm) ikkunan kohdalle tulostetaan sekä lähettäjän että vastaanottajan tiedot.

Suositellut ikkunakuoret

9.11 - Laskujen tekstien määritys

Tässä määritellään laskuilla oletuksena olevat tekstit. Yksittäiselle laskulle tulevia tekstejä pääsee muokkaamaan laskua luotaessa.

Saateviesti

Kun lasku lähetetään sähköpostilla, viestin otsikko ja sisältö

Laskun lisätiedot

Jokaisen laskun alkuun tulostuvia lisätietoja

Maksumuistutusviesti

Kun maksumuistutus lähetetään sähköpostilla, sähköpostiviestin otsikko ja sisältö

Maksumuistutuksen lisätiedot

Maksumuistuksen alkuun laskulle tulostuva teksti

Käytössä olevat erikoiskentät

Erikoiskenttiä käyttämällä voit esimerkiksi lisätä sähköpostiviestiin laskun maksamiseen tarvittavat tiedot

9.12 - Laskujen bannerit

Laskuille on mahdollista tulostaa osoitealueen alapuolelle kuva, jota voi käyttää markkinointiviestintään.

Kuva voi olla jpg- tai png-tiedostomuodossa, ja kuvan korkeus saa olla enintään kolmasosan verran kuvan leveydestä. Banneri tulostetaan aina koko sivun levyisenä.

Uusi banneri -napista pääset lisäämään bannerin.

Valitse ensin bannerin kuvatiedosto ja kirjoita bannerille nimi, jokä näytetään bannereita valittaessa. Bannerin nimi ei tulostu laskulle.

Kun bannereita on käytettävissä, valitaan laskua luotaessa laskulle tuleva banneri laskun muokkausikkunan valintalistasta:

9.13 - Oletustilit

Kirjattaessa

Tulot määrittelee oletustilin tulotositteille ja menot vastaavasti menotositteille

Tiliotteelta tuotaessa

Tulot ja menot määrittelevät oletustiliöinnin tiliotteelta löydetyille tuloille ja menoille silloin, kun niille ei ole viitenumeron tai maksajan perusteella tunnistettu muuta tiliä (eli niitä ei ole voitu kohdentaa millekään laskulle). Jos näitä ei ole valittuina, ei tällaisille riveille tehdä oletustiliöintiä.

Pankkikorttiostot määrittelee vastaavasti tilin tiliotteelta tuotaville pankkikorttiostoille.

Pankin palvelumaksut, korkotulot ja korkomenot määrittelee tilit, joille kohdennetaan tiliotteiden rivejä tiliotteella olevan tapahtumatyypin perusteella.

9.14 - Maksutavat tulo- ja menotositteilla

Maksutavat määrittelevät Tulojen ja menojen kirjauksissa käytettävät maksutavat. Maksutavat toimivat pikavalintoina useimmin käytetyille tileille.

Jos käytät säännöllisesti kahta maksuliikennetiliä, kannattaa molemmat lisätä Maksutavoiksi, niin voit tehdä tulo- ja menokirjauksia ilman että vastatili tarvitsee valita joka kerta erikseen.

Valinta Uusi erä tarkoittaa tase-eriteltävillä tileillä, ettei käyttäjälle näytetä tase-erien valintaluetteloa, vaan kirjaus tehdään aina uuteen tase-erään.

Näytä laskujen lisätiedot

Määrittelee, näytetäänkö laskua kirjattaessa kentät laskun numerolle, päivämäärälle, eräpäivälle ja viitenumerolle

Laskulle

Kun kirjataan osto- tai myyntivelkotilille eli laskutusperusteisesti

Kaikille

Kaikkia maksutapoja käytettäessä

Ei koskaan

Ei koskaan, jolloin kirjausnäkymä on yksinkertaisempi

9.15 - Tositesarjat

Voit valita, haluatko numeroita kaikki tositteet yhteen juoksevaan tositesarjaan, vai haluatko käyttää useampaa tositesarjaa eri tyyppisille tositteille.

Laajassa kirjanpidossa, jossa tositteet säilytetään paperilla, on tavallista että eri mappeihin arkistoitavia erityyppisiä tositteita (esim. myyntilaskut, ostolaskut, palkkatositteet) varten on omat tositesarjansa.

Jos valitset usean tositesarjan käytön, voit vapaasti määritellä jokaiselle tositteelle siinä käytettävän tositesarjan (käytännössä kirjainlyhenne tositetunnisteen alussa). Lisäksi voit määritellä tässä valintaikkunassa eri tositetyyppien oletustunnisteet.

Numeroi käteistositteet omaan sarjaansa määrittelee tositesarjan, johon kaikki käteisvientejä sisältävät tulo-, meno- ja siirtotositteet kirjataan.

9.16 - Sähköpostin lähettäminen

Kitsaalla on mahdollista lähettää laskut suoraan sähköpostiin. Jos tätä toimintoa haluaa käyttää, on ohjelmassa määritettävä sähköpostin asetukset.

Sähköpostiasetusten tallennus

Tietokoneen asetuksiin

Sähköpostipalvelimen asetukset ovat tietokonekohtaisia, eli samoja asetuksia käytetään kaikilla kirjanpidoilla.

Kirjanpitokohtaisesti

Sähköpostipalvelimen asetukset ovat kirjanpitokohtaisia. Jos kirjanpidolla on useampia käyttäjiä, käyttävät he kaikki samoja asetuksia.

Lähetä Kitsaan palvelimen kautta

Sähköpostit lähetetään Kitsaan palvelimen kautta. Sinun ei tarvitse määritellä itse palvelimen asetuksia.

Kitsaan palvelimelta lähetettäessä lähettäjän osoitteena on aina laskutus@kitsas.fi. Saateviestissä on hyvä kertoa, keneltä lähetetty lasku on ja antaa myös yhteystiedot.

Smtp-palvelin

• Palvelin: Lähtevän sähköpostin palvelimen osoite, löytyy sähköpostin tai internetyhteyden ohjeista.
• Portti: Lähtevän sähköpostin portti palvelimella
  • Suojaamaton yhteys (TCP): Viestisi liikkuu täysin salaamattomana, sallittu yleensä vain oman yhtydentarjoajan palvelimelle. Portti 25.
  • Salattu yhteys (SSL): Viestisi salataan. Portti yleensä 465.
  • Suojattu yhteys (STARTTLS): Lähtevään sähköpostipalvelimeen muodostetaan suojattu yhteys. Portti yleensä 587. Suositellaan aina mikäli käytettävissä.
• Käyttäjänimi: Käyttäjänimi palvelimella palveluntarjoajan vaatimassa muodossa
• Salasana: Sähköpostin salasana. Gmail-osoitetta käytettäessä tähän syötetään sovellussalasana.

Kun olet syöttänyt asetukset, paina Kokeile-painiketta, joka yrittää lähettää sähköpostin omaan osoitteeseesi. Jos lähetys epäonnistuu, saat siitä ilmoituksen

Tässä tapauksessa käyttäjätunnus tai salasana on väärin.

Viestin lähettäjä

• Viestin lähettäjän nimi ja osoite: Viesteissä näkyvät tiedot. Jotkut sähköpostipalvelut vaativat kyseisen palvelun sähköpostiosoitteen käyttämistä.
• Laskukopiot osoitteeseen: Kaikista lähetettävistä laskuista lähetetään kopio myös määrittelemääsi osoitteeseen.

9.17 - Kierto

Laskujen kierto mahdollistaa laskujen vastaanottamisen, tarkastamisen ja hyväksymisen sähköisesti Kitsaan kautta.

Kiertojen määritteleminen

Luo uusi kierto Uusi-painikkeella tai Muokkaa olemassa olevaa kiertoa.

Kierron nimi näkyy luettelossa, josta kiertoon laitettaville laskuille valitaan kiertopolku.

Jos näkyvillä laskutusportaalissa on valittuna, voidaan tähän kiertoon lisätä laskuja laskutusportaalista. Tässä määritellään myös, mitkä ovat oletusvalinnat laskutusportaalin kautta lisättyihin laskuihin.

Kiertoon lisätään osallistuja valitsemalla nimi, kierron vaihe sekä se, lähtetäänkö käyttäjälle sähköpostilla ilmoitus laskun saapumisesta. Luettelossa näytetään vain ne käyttäjät, joilla on laskujen kiertoon sopivat oikeudet.

Kuvan esimerkkikierrossa Lennu Lepakko on kerhotoimintavastaava, joka tarkastaa ensin, että lähetetty kululasku kuuluu yhdistyksen kerhotoimintaan. Masa Majava on puheenjohtaja, joka hyväksyy laskut ja Tikke Tiikeri rahastonhoitaja, joka laittaa laskun maksuun ja tallentaa tositteen kirjanpitoon.

Kierto voidaan määritellä myös vähemmille henkilöille. Kiertoon voidaan merkitä samaan vaiheeseen myös useampi henkilö, joista kuka tahansa voi siirtää laskua eteenpäin kierrossa.

Laskutusportaali

Laskutusportaali antaa mahdollisuuden lähettää verkkoselaimen avulla laskuja ja kululaskuja suoraan Kitsaan kiertoon. Ominaisuuden avulla esimerkiksi yhdistyksen aktiivit voivat tallentaa yhdistykselle kuuluvia sähköisesti suoraan järjestelmään, eivätkä kuitit huku matkalla. Laskutusportaaliin ei tarvitse käyttäjätunnuksia, vaan käyttäjä tunnistetaan sähköpostiin lähetettävän linkin avulla. Laskutusportaali kuuluu ilman eri maksua kaikkiin Kitsaan pilvikirjanpitoihin.

Laskutusportaali otetaan käyttöön ruksittamalla Laskutusportaali-vaihtoehto ja syöttämällä käyttäjälle näytettävä ohjeteksti. Lisäksi on määriteltävä ne kierrot, jotka käyttäjä voi valita laskua lähettäessään.

Kun laskutusportaali on aktivoitu ja sille on määritelty vähintään yksi kierto, on se heti käyttövalmis osoite-kohdasta löytyvästä osoitteesta.

9.18 - Verkkolaskut

Kitsaalla voit lähettää ja vastaanottaa yritysten välisiä verkkolaskuja.

Kitsaassa on integroitu yhteys Maventan verkkolaskutukseen, jolloin voit lähettää laskuja hiiren napsautuksella laskut suoraan Kitsaasta. Saapuneet verkkolaskut puolestaan noudetaan suoraan ohjelmistoon ja liitetään kirjanpitoosi.

Asetussivu tarkastaa verkkolaskupalvelun saatavuuden. Verkkolaskutuksen käyttöön ottaminen onnistuu yleensä suoraan ohjelmistosta.

Jos haluat käyttöön jotain muuta verkkolaskuoperaattoria, voit muodostaa verkkolaskuaineiston Kitsaalla ja siirtää sen operaattorillesi itse. Voit myös lisätä tositteeksi operaattoriltasi noudettuja xml-muotoisia verkkolaskutiedostoja.

9.18.1 - Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Edellytykset

Jotta voisit ottaa verkkolaskutuksen käyttöön, on organisaatiosi tiedot oltava syötettyinä ohjelman asetuksiin

• Perusvalinnat-sivulla organisaation nimi, Y-tunnus ja kotipaikka
• Yhteystiedot ja toiminimet -sivulle osoite ja sähköpostiosoite

Käyttöön ottaminen

Paina Ota verkkolaskutus käyttöön -painiketta

Verkkolaskutilin valitseminen

Uusi verkkolaskutili (vain Kitsaan pilvessä)

Verkkolaskutuksen käyttöön ottaminen onnistuu Kitsaan avulla. Kitsas Oy veloittaa lähtetetyistä ja vastaanotetuista verkkolaskuista hinnastonsa mukaisesti.

Olemassa oleva Maventan verkkolaskutili

Tarvitset käyttöön ottamiseen Maventan tunnuksia, katso ohjeet Maventan verkkolaskutuksen käyttämisesta

Verkkolaskujen muodostaminen tiedostoon

Lähetettävät verkkolaskut muodostetaan tiedostoon, ja saapuvat tuodaan yksitellen tositteiksi. Voit käyttää minkä tahansa verkkolaskuoperaattorin kanssa, katso ohjeet verkkolaskujen paikallisesta muodostamisesta

Yhteystietojen tarkastaminen

Tarkasta yhteystietosi. Jos ne ovat puutteelliset, paina Peru, käy syöttämässä oikeat yhteystiedot ohjelman asetuksiin, ja aloita käyttöön ottamisen sen jälkeen uudestaan.

Allekirjoitusosoite

Verkkolaskujen käyttöön ottamisen edellyttää sähköistä allekirjoitusta vahvalla tunnistautumisella. Allekirjoittajalla on oltava organisaation nimenkirjoitusoikeus.

Allekirjoittajalle lähetetään pyyntö allekirjoittaa vahvistus Visma Sign -palvelussa.

Viimeistely

Valitse vielä lopuksi, haluatko sähköposti-ilmoitukset saapuneista laskuista sekä mahdollisista laskujen lähetyksessä sattuneista virheellisyyksistä. Jos olet määritellyt Saapuneiden verkkolaskujen kiertoon sähköposti-ilmoituksia, lähettää Kitsas ne joka tapauksessa tästä valinnasta riippumatta.

Postitettavien laskujen tulostuspalvelussa huolehtii verkkolaskuoperaattori niiden laskujen tulostamisesta ja postittamisesta, joiden toimitustavaksi valitaan Postitus. Palvelusta veloitetaan hinnaston mukaiset maksut.

Allekirjoitus ja rekisteröinti

Kun vahvistus on allekirjoitettu, saattaa vielä kestää muutaman arkipäivän, että verkkolaskuosoite on rekisteröitynyt pankkkiverkkoon ja pääset otaamaan vastaan verkkolaskuja. Näet rekisteröitymisen tilan verkkolaskuasetusten sivulta.

Kun rekisteröityminen on valmis ja laskut saapuvat Kitsaaseen, näkyy sivulla vihreä merkki ja tieto käytössä olevista palveluista.

9.18.2 - Maventan verkkolasku

Kitsaassa on integroitu yhteys Maventan verkkolaskutukseen. Kun Maventan verkkolaskutus on valittuna, pääset muuttamaan Asetukset-painikkeella verkkolaskutuksen valintoja.

Avaimet ja laskutus

API-avain ja Yrityksen UUID löytyvät Maventan asetuksista. Jos olet ottanut verkkolaskutuksen käyttöön Kitsaan kautta, on nämä avaimet haettu automaattisesti eikä niitä voi muuttaa. Voit tarvita avaimia, jos otat myöhemmin verkkolaskutuksen käyttöön jossain toisessa sovelluksessa.

Sekä lähetetyistä että vastaanotetuista verkkolaskuista veloitetaan kappalemäärän mukaisesti. Jos olet syöttänyt avaimet itse ohjelmistoon, noudatetaan oletuksena Maventan hinnastoa ja Maventa myös lähettää suoraan laskut verkkolaskupalvelun käyttämisestä.

Nouda saapuneet verkkolaskut automaattisesti noutaa pilveen tallennetuissa kirjanpidoissa verkkolaskut välittömästi niiden saapuessa. Paikallisessa kirjanpidossa laskut noudetaan, kun kirjanpito on avattu.

Jos haluat lopettaa verkkolaskujen vastaanoton Kitsaaseen, poista tämä valinta.

Sähköposti-ilmoitukset

Valitse, haluatko sähköposti-ilmoitukset saapuneista laskuista sekä mahdollisista laskujen lähetyksessä sattuneista virheellisyyksistä. Jos olet määritellyt Saapuneiden verkkolaskujen kiertoon sähköposti-ilmoituksia, lähettää Kitsas ne joka tapauksessa tästä valinnasta riippumatta.

Paperilaskujen postitus

Postitettavien laskujen tulostuspalvelussa huolehtii verkkolaskuoperaattori niiden laskujen tulostamisesta ja postittamisesta, joiden toimitustavaksi valitaan Postitus. Palvelusta veloitetaan hinnaston mukaiset maksut.

Toiminto on käytössä vain, jos sekä Tulostus- ja postituspalvelu käytössä että Toimita postitettavaksi valitut laskut postituspalvelua käyttäen ovat valittuina. Voit valita kirjeiden postitusluokan sekä värillisyyden.

Jos Liitä oma laskunkuva ei ole valittuna, postitetaan laskut Maventan laskupohjalla. Kun käytät omaa, Kitsaan muodostamaa laskun kuvaa, lisätään osoitteen tulostamista varten ylimääräinen, lisämaksullinen sivu.

Verkkolaskujen lähettäminen

Kun laskutuksessa lähetät verkkolaskun, lähetetään se välittömästi Maventan kautta eteenpäin.

Pilveen tallennetuissa kirjanpidoissa näet laskuluettelossa kuvakkeen muuttumisesta myös sen, kun Maventa on toimittanut laskun onnistuneesti tai kun laskun toimittaminen on epäonnistunut.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Verkkolaskujen noutaminen otetaan käyttöön Nouda saapuneet laskut-valinnalla.

Pilveen tallennetussa kirjanpidossa saapuneet verkkolaskut noudetaan automaattisesti laskujen kiertoon. Saapuneet laskut näkyvät aina Kierto-sivun “Kaikki”-välilehdellä. “Työlista”-välilehdellä ne näkyvät niillä käyttäjillä, jotka on kierron asetuksista lisätty kiertoon “Saapuneet verkkolaskut” vaiheeseen “saapunut”.

Kitsaassa ei toistaiseksi ole suoraa pankkiyhteyttä, vaan sinun on huolehdittava saapuneiden laskujen maksusta esimerkiksi verkkopankkia käyttäen.

Omalle koneelle tallennetuissa kirjanpidoissa saapuneet laskut haetaan ohjelman käynnistyessä. Voit hakea laskut myös verkkolaskuasetusten Nouda nyt-painikkeella. Laskut löytyvät Selaa-sivun Saapuneet-välilehdeltä. Noudetut laskut eivät näy kirjanpidossa ennen kuin ne tallennetaan Valmis-painikkeella

9.18.3 - Verkkolaskujen paikallinen muodostaminen

Kun laskutuksessa lähetät verkkolaskun, muodostaa Kitsas verkkolaskusta xml-tiedoston ja tallentaa sen valitsemaasi hakemistoon. Sinun on itse huolehdittava tiedoston lataamisesta verkkolaskuoperaattorillesi.

Saapuneet verkkolaskut lisäät kirjanpitoon samoin kuin muutkin tositteet raahaamalla ne uuden tositteen näkymään.

9.19 - Tilitapahtumien hakeminen pankista

Edellisen päivän tilitapahtumat haetaan seuraavan aamuyön aikana ja niistä muodostetaan tosite. Viitteelliset maksut kohdennetaan automaattisesti avoimiin laskuihin.

Tilitietojen hakeminen on toteutettu PSD2-maksupalveludirektiivin mukaisena tilitietojen hakemisena, jossa tilitietopalveluiden tarjoana toimii Nordigen. Maksupalveludirektiivin mukaan pankit eivät voi veloittaa tästä tilitietojen hakemisesta.

Pankkiyhteyden lisääminen

Varmista ennen pankkiyhteyden lisäämistä, että pankkitilille on määritelty IBAN-numero.

Paina Lisää pankkiyhteys ja hyväksy palvelun maksullisuus.

Valitse pankki. Ohjelma näyttää linkin, jota klikkaamalla pääset verkkoselaimella hyväksymään valtuutuksen. Sinut ohjataan Nordigenin palvelun kautta oman pankkisi palveluun, jossa voit valita tilit, joiden tilitapahtumat välitetään Kitsaaseen. Älä sulje selainta ennen kuin saat ilmoituksen tilien lisäämisestä.

Huomautus Osuuspankin asiakkaille

Ennen kuin voit ottaa tilitietojen hakemisen käyttöön, on pankin asiakaspalvelusta erikseen pyydettävä käyttöoikeuksien PSD2 tilitietojen hakemiseen henkilölle, joka aktivoi pankkitunnuksillaan tilitietojen hakemisen.

Tilitietojen noutaminen

Edellisen päivän tilitiedot noudetaan aina aamuyöllä. Voit myös Nouda tapahtumia-napilla hakea aiempia, enintään 90 päivää vanhoja tilitapahtumia.

Ohjelma näyttää luettelon viimeisimmistä tilitapahtumien noutamisista ja mahdollisista virheistä. Klikkaamalla onnistuneen noudon riviä pääset tilitapahtumiin liittyvään tositteeseen.

Tilitapahtumien käsittely

Kitsas pyrkii kohdentamaan tilitapahtumat mm. viitenumeron perusteella. Ellei ohjelma pysty kohdentamaan kaikkia tilitapahtumia, näytetään aloitussivulla ilmoitus siitä, että kirjanpidossa on käsiteltäviä tiliotteita.

Nämä keskeneräiset tiliotteet näkyvät selauksessa punaisella, merkittyinä oranssilla huomiopallolla. Kirjanpito ei täsmää ennen kuin nämä tiliotteet on käsitelty.

Valtuutuksen uudistaminen

Valtuutus tilitapahtumien hakemiseen on kerrallaan voimassa kolme kuukautta. Ohjelma muistuttaa lähenevästä valtuutuksen vanhenemisesta, jolloin Uudista valtuutus-napilla pääset jatkamaan valtuutusta jälleen kolmen kuukauden ajaksi. Sinut ohjataan Nordigenin palvelun kautta omaan verkkopankkiisi samalla tavalla kuin pankkiyhteyttä lisättäessä.

9.20 - Kirjattavien kansio

Toiminnalla määritellään tietokoneella oleva hakemisto, jonka sisältämät laskut (pdf- ja kuvatiedostot) näytetään ohjelman ikkunan oikeassa laidassa. Kun kirjattavien kansiossa oleva tiedosto on liitetty laskuun ja lasku tallennetaan, niin valintasi mukaan tiedosto

• poistetaan tietokoneelta, tai
• siirretään valitsemaasi hakemistoon

Kirjattavien ikkunasta lasku on helppo siirtää raahaamalla kirjattavaksi.

Voit kirjata listan ensimmäisen tositteen myös F8-näppäimellä.

Määrittelemällä sama hakemisto skannausohjelmaan skannattavien tiedostojen tallennushakemistoksi ja Kitsaan kirjattavien kansioksi saat käsiteltyä nopeammin paperilla saamasi tositteet.

9.21 - Verojen asetukset

Arvonlisävero

Verokauden pituus

Verokausi on pääasiallisesti kuukausi. Verohallinnon ohje selvittää, milloin ja miten yritys voi hakeutus neljännesvuoden tai vuoden verokauteen.

Jos verohallinnon varmenne on käytettävissä, haetaan verokaudet suoraan verohallinnon järjestelmästä, eikä tätä valintaa näytetä.

Maksuperusteinen ALV

Maksuperusteisen arvonlisäveron ohjeet

Arvonlisäveron kirjaus

Arvonlisäveron kirjauksen vaihtoehdot on esitetty Arvonlisäveron ohjeissa.

Viitenumerot

Tuloverojen viite on OmaVero-palvelusta näkyvä viitenumero, jolla yritys maksaa tuloverojaan (esim. ennakkoverot).

Oma-aloitteisten verojen viite on viitenumero, jolla maksetaan esimerkiksi arvonlisäverot. Kitsas käyttää näitä viitenumeroita tiliotetietojen automaattiseen kohdistamiseen.

Yhteystiedot

Yhteystiedot ilmoitetaan veroja sähköisesti ilmoitettaessa. Puhelinnumero tulee ilmoittaa kansainvälisessä muodossa (+358401234567)

Verohallinnon varmenne

Kun varmenne on otettu käyttöön, voidaan veroilmoitukset tehdä sähköisesti suoraan ohjelmasta.

9.22 - Palkkatilien määritys

Tällä sivulla määritellään, mille tileille palkkatositteen viennit kirjataan.

9.23 - Raporttien muokkaus

Määritykset > Raportit pääset muokkaamaan raportteja.

• Valitse Muokka raporttia-valintalistasta muokattava raportti.
• Nimike -napilla pääset muokkaammaan raportilla tulostuvaa otsikkonimikettä sekä käyttäjälle näytettävää muodon nimeä.

Raporttirivin muokkaus

Tiliväli(t) määrittää, mitkä tilinumerot kuuluvat tälle raporttiriville. Pelkkä numero tarkoittaa kaikkia näin alkavia tilejä (kuvan esimerkissä riviin kuuluvat kaikki 201- ja 202-alkuiset tilit).

Numerovälit merkitään 3..7 (tarkoittaa kaikkia numeroilla 3, 4, 5, 6, 7 alkavia tilejä). Merkintä 410..412 tarkoittaa tilejä, jotka alkavat 410, 411 tai 412.

Numerot tai numerovälit voi erottaa välilyönnillä 4 5 61..66 tai pilkulla 4,5,61..66.

Numeroon tai numeroväliin voi liittää + merkitsemään tuloja tai - merkitsemään menoja. 4+ 5- tulostaa kaikki neljällä alkavat tulot ja viidellä alkavat menot.

Laskenta

• Summa tulostaa otsikon ja laskutoimituksen summan

• Otsikko tulostaa pelkän otsikon

• Välisumma tulostaa kaikkien edeltävien rivien summat, jotka lasketaan välisummaan

• Ellei Näytä tyhjä ole valittuna, jätetään kaikki sellaiset rivit tulostamatta, joiden summaksu tulee 0.

• Jos raporttia tulostettaessa valitaan erittelyn tulostus, eritellään vielä erikseen tileittäin ne rivit, joilla on merkitty Erittely.

9.24 - Tilinpäätöksen mallin muokkaaminen

Tässä määritellään tilinpäätökseen tulostuvat raportit sekä liitetietojen kaava.

Erikoismerkeillä alkavat värilliset rivit määrittelevät ehtoja ja tulosteita, ja kaikki muu html-muotoinen teksti tulostuu tilinpäätöksen liitetietoihin.

?-alkuiset rivit määrittelevät, että niiden jälkeen tulostuu vain tietyllä asetuksella aina seuraavaan ?-ehtoon saakka (Pelkkä ? lopettaa ehdon). Niinpä seuraavan esimerkin osuus on käytettävissä vain osakeyhtiöille

?muoto=oy
##Osakeyhtiön pääoma ja vapaan oman pääoman käyttö
#oypaaoma Oman pääoman muutokset
<h2>Oman pääoman muutokset</h2>
<p> ... </p>
#oyeiosinko -oykaytto Ei osinkoa
<h2>Hallituksen ehdotus jakokelpoisen vapaan oman pääoman käytöstä</h2>
<p>Hallitus ehdottaa, että osinkoa ei jaeta.</p>
#oykaytto -oyeiosinko Hallituksen ehdotus vapaan oman pääoman käytöstä
<h2>Hallituksen ehdotus jakokelpoisen vapaan oman pääoman käytöstä</h2>
<p>Jakokelpoinen vapaa oma pääoma on ...</p>
<p>Hallitus ehdottaa, että osinkoa jaetaan XX euroa per osake, eli yhteensä XXX euroa. Osinko on nostettavissa yhtiökokousta seuraavana päivänä.</p>
?

Seuraavat rivit määrittelevät, että niiden jälkeen tulostuu vain tietyn kokoluokan yrityksille

• #MIKRO Mikroyrityksille
• #PIEN Pienyrityksille
• #ISO Yrityksille, jotka eivät ole mikro- eivätkä pienyrityksiä
• #HENKILOSTO Yrityksille, joilla on henkilöstöä

## tarkoittaa, että rivi on tilinpäätöksen muodostamisen valintaikkunaan tulostuva otsikko

##Tuloslaskelma
#brutto -I -mikrolv -mikrobrutto Bruttotuloslaskelma (PMA-asetuksen mukainen)
@Tuloslaskelma PMA bruttotulos!TULOSLASKELMA (TILINPÄÄTÖS)@
#mikrolv -I -P -brutto -mikrobrutto Mikroyrityksen lyhyt tuloslaskelma (PMA-asetuksen mukainen)
@Tuloslaskelma mikroyritys!TULOSLASKELMA (TILINPÄÄTÖS)@
#mikrobrutto -I -P -brutto -mikrolv Mikroyrityksen lyhyt bruttotuloslaskelma (PMA-asetuksen mukainen)
@Tuloslaskelma mikro bruttotulos!TULOSLASKELMA (TILINPÄÄTÖS)@
#-brutto -mikrobrutto -mikrolv
@Tuloslaskelma!TULOSLASKELMA (TILINPÄÄTÖS)@
#
<h2>Tilinpäätöksen laatimisperusteet</h2>
#MIKRO
<p>Tilinpäätöksen laatimisessa on noudatettu pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista
annetun asetuksen (PMA) mikroyrityssäänöstöä.</p>
#PIEN
<p>Tilinpäätöksen laatimisessa on noudatettu pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista
annetun asetuksen (PMA) pienyrityssäänöstöä.</p>

#-alkuiset rivit määrittelevät tulostusehtoja. Ne ovat muotoa

#nimi -pois -P Valintaikkunaan tulostuva teksti

• nimi on valinnan tunnus
• pois on sellaisen valinnan tunnus, joka ei voi olla samanaikaisesti valittuna
• -P tarkoittaa, ettei tätä valintaa edes näytetä pienyrityksille (vastaavasti -M ei näytetä mikroyrityksille eikä -I pienyritystä isommille yrityksille)
• Loppurivillä on valintaikkunaan tulostuvaa tekstiä

Rivi voi olla myös ilman tulostuvaa tekstiä, jos valinnan tunnus on määritelty jo aiemmin. Jos rivillä on pelkästään --merkillä alkavia poissulkevia tunnuksia, tulee rivi valituksi, ellei yksikään mainittu tunnus ole valittu.

Pelkkä # lopettaa ehdon, ja sen jälkeen rivit tulostuvat jälleen kaikilla valinnoilla.

@-alkuiset rivit määrittelevät erityisen tulostettavan

• @Raportin nimi:Valinnat!Otsikko@ määrittelee, että mainittu raportti liitetään tilinpäätökseen, (nämä voi liittää helpommin Lisää raportti-napilla). Mahdollisia valintoja ovat

  Tunnus	Valinta
  E	Tilikohtaiset erittelyt
  K	Erittely kustannuspaikoittain
  P	Erittely projekteittain
  B	Budjettivertailu

• @? määrittää laskentaehdon, jolla seuraavat rivit tulostuvat
• @henkilosto@ lisää taulukon henkilöstön määrästä tällä ja edellisellä tilikaudella

#HENKILOSTO
<h2>Henkilöstön määrä</h2>
@henkilosto@

{{ }}-merkkien välissä voidaan esittää laskentakaavoja tai muuttujia

• Muuttujat alkupvm, loppupvm, edkausi.alkupvm, edkausi.loppupvm, kotipaikka, pvm, kayttaja.nimi
• Laskentakaavassa voidaan tilejä ja tiliryhmiä esittää samalla tavalla kuin raporteilla, tilin numeroa edeltää kuitenkin kirjain
  • e - saldo tämän tilikauden lopussa
  • s - saldo tämän tilikauden alussa
  • d - saldon muutos tämän tilikauden aikana
  • E - saldo edeltävän tilikauden lopussa
  • S - saldo edeltävän tilikauden alussa
  • D - saldon muutos edeltävän tilikauden aikana

^^^^ laskee taulukon alimmalle riville kyseisen sarakkeen sarakesumman.

Jos laskentataulukossa jollakin rivillä kaikkiin paitsi ensimmäiseen soluun tulee lukuarvoksi 0,00 €, jätetään tämä rivi tulostamatta

9.25 - Tilikartan päivittäminen

Kun tilikartasta on saatavilla uusi versio, saat siitä ilmoituksen aloitusnäyttöön. Klikkaamalla ilmoituksen otsikkoa pääset päivitysnäkymään, jossa voit tehdä päivityksen Päivitä tilikartta-painikkeella.

Ohjelman päivitysten yhteydessä myös tilikarttoja päivitetään. Tilikartan päivitys

• voi lisätä uusia tilejä, päivittää tilien nimiä ja ominaisuuksia
• voi lisätä ja päivittää käytössä olevia raportteja
• päivittää käytössä olevan tilinpäätöksen mallin
• lisää ohjelman uusiin omainaisuuksiin liittyviä tilikarttakohtaisia määrityksiä

Päivitettäessä sellaisten tilien ominaisuudet säilyvät, joita olet muokannut itse.

10 - Ohjelmiston käyttöehdot

Kitupiikki Copyright © Arto Hyvättinen 2017 - 2019
Kitsas Copyright © Arto Hyvättinen ja Kitsas Oy 2019 - 2023

Ohjelmalla ei ole mitään takuuta. Tätä ohjelmaa saa käyttää, levittää ja muokata maksuttomasti alempana olevien ehtojen (GNU General Public License version 3) mukaisesti.

GPL-lisenssin lisäehtojen mukaisesti edellytetään, että

• jaettaessa tätä ohjelmistoa muutettuna on selkeästi oltava näkyvillä, että kyse on muokatusta ohjelmasta
• esitettävä selkeästi, että Kitsas Oy ei tarjoa minkäänlaista tukea muokatulle ohjelmistolle
• vältettävä käyttämästä Kitsas Oy:n nimeä muokatun ohjelmiston yhteydessä

Kitsas Oy kiittää kaikkia ohjelman kehitystyöhön osallistuneita sekä koko avoimen lähdekoodin yhteisöä.

Kiitämme erityisesti

• Petri Aarniota ohjelmiston Mac-versiosta
• Holger Koroleffia ruotsinkielisestä käännöksestä

Kitsas Oy:n palveluiden käyttöehdot löytyvät osoitteesta kitsas.fi/ehdot

Käytettyjä kirjastoja

Qt Toolkit Copyright © Qt Company Ltd. and other contributors, lisenssillä GNU Lesser General Public License version 3.

Poppler PDF rendering library lisenssillä GNU General Public License version 2

MRichTextEditor lisenssillä GNU Lesser General Public License version 2.1

Nayuki QR Code generator library lisenssillä MIT License

Code-128-font lisenssillä GNU General Public License version 3

libzip Copyright © Dieter Baron and Thomas Klausner lisenssillä 3-clause BSD license

SmtpClient Copyright © Tőkés Attila lisenssillä GNU Lesser General Public License version 2.1

Kuvakekirjastoja

Open Icon Libary

Free Icons osoitteessa www.freeicons.io

Pixabay osoitteessa pixabay.com

Tilikarttojen pohja

Elinkeinoelämän tilikartta perustuu Tilitin-kirjanpito-ohjelmaan © Tommi Helineva lisenssillä GNU General Public License version 3. Muut tilikartat pohjautuvat Tili-instituuttisäätiön Raportointikoodistoon.

Asennusohjelmat

Linux AppImage lisenssillä MIT License

Windows Inno Setup lisenssillä Inno Setup License

Kitsaan www-sivut ja ohjeisivusto

Hugon Docsy teema lisenssillä Apache-2.0 License

Avoin lähdekoodi

Ohjelmaa kehitetään yhteistyössä avoimen lähdekoodin yhteisön kanssa. Ohjelman lähdekoodi on saatavilla GitHub-palvelusta. GitHub-palvelun kautta koko tahansa voi osallistua ohjelman kehittämiseen ehdottamalla muutoksia ohjelman lähdekoodiin.

GNU General Public License 3

Epävirallinen suomenkielinen käännös

Preamble

The GNU General Public License is a free, copyleft license for software and other kinds of works.

The licenses for most software and other practical works are designed to take away your freedom to share and change the works. By contrast, the GNU General Public License is intended to guarantee your freedom to share and change all versions of a program–to make sure it remains free software for all its users. We, the Free Software Foundation, use the GNU General Public License for most of our software; it applies also to any other work released this way by its authors. You can apply it to your programs, too.

When we speak of free software, we are referring to freedom, not price. Our General Public Licenses are designed to make sure that you have the freedom to distribute copies of free software (and charge for them if you wish), that you receive source code or can get it if you want it, that you can change the software or use pieces of it in new free programs, and that you know you can do these things.

To protect your rights, we need to prevent others from denying you these rights or asking you to surrender the rights. Therefore, you have certain responsibilities if you distribute copies of the software, or if you modify it: responsibilities to respect the freedom of others.

For example, if you distribute copies of such a program, whether gratis or for a fee, you must pass on to the recipients the same freedoms that you received. You must make sure that they, too, receive or can get the source code. And you must show them these terms so they know their rights.

Developers that use the GNU GPL protect your rights with two steps: (1) assert copyright on the software, and (2) offer you this License giving you legal permission to copy, distribute and/or modify it.

For the developers’ and authors’ protection, the GPL clearly explains that there is no warranty for this free software. For both users’ and authors’ sake, the GPL requires that modified versions be marked as changed, so that their problems will not be attributed erroneously to authors of previous versions.

Some devices are designed to deny users access to install or run modified versions of the software inside them, although the manufacturer can do so. This is fundamentally incompatible with the aim of protecting users’ freedom to change the software. The systematic pattern of such abuse occurs in the area of products for individuals to use, which is precisely where it is most unacceptable. Therefore, we have designed this version of the GPL to prohibit the practice for those products. If such problems arise substantially in other domains, we stand ready to extend this provision to those domains in future versions of the GPL, as needed to protect the freedom of users.

Finally, every program is threatened constantly by software patents. States should not allow patents to restrict development and use of software on general-purpose computers, but in those that do, we wish to avoid the special danger that patents applied to a free program could make it effectively proprietary. To prevent this, the GPL assures that patents cannot be used to render the program non-free.

The precise terms and conditions for copying, distribution and modification follow.

TERMS AND CONDITIONS

0. Definitions.

“This License” refers to version 3 of the GNU General Public License.

“Copyright” also means copyright-like laws that apply to other kinds of works, such as semiconductor masks.

“The Program” refers to any copyrightable work licensed under this License. Each licensee is addressed as “you”. “Licensees” and “recipients” may be individuals or organizations.

To “modify” a work means to copy from or adapt all or part of the work in a fashion requiring copyright permission, other than the making of an exact copy. The resulting work is called a “modified version” of the earlier work or a work “based on” the earlier work.

A “covered work” means either the unmodified Program or a work based on the Program.

To “propagate” a work means to do anything with it that, without permission, would make you directly or secondarily liable for infringement under applicable copyright law, except executing it on a computer or modifying a private copy. Propagation includes copying, distribution (with or without modification), making available to the public, and in some countries other activities as well.

To “convey” a work means any kind of propagation that enables other parties to make or receive copies. Mere interaction with a user through a computer network, with no transfer of a copy, is not conveying.

An interactive user interface displays “Appropriate Legal Notices” to the extent that it includes a convenient and prominently visible feature that (1) displays an appropriate copyright notice, and (2) tells the user that there is no warranty for the work (except to the extent that warranties are provided), that licensees may convey the work under this License, and how to view a copy of this License. If the interface presents a list of user commands or options, such as a menu, a prominent item in the list meets this criterion.

1. Source Code.

The “source code” for a work means the preferred form of the work for making modifications to it. “Object code” means any non-source form of a work.

A “Standard Interface” means an interface that either is an official standard defined by a recognized standards body, or, in the case of interfaces specified for a particular programming language, one that is widely used among developers working in that language.

The “System Libraries” of an executable work include anything, other than the work as a whole, that (a) is included in the normal form of packaging a Major Component, but which is not part of that Major Component, and (b) serves only to enable use of the work with that Major Component, or to implement a Standard Interface for which an implementation is available to the public in source code form. A “Major Component”, in this context, means a major essential component (kernel, window system, and so on) of the specific operating system (if any) on which the executable work runs, or a compiler used to produce the work, or an object code interpreter used to run it.

The “Corresponding Source” for a work in object code form means all the source code needed to generate, install, and (for an executable work) run the object code and to modify the work, including scripts to control those activities. However, it does not include the work’s System Libraries, or general-purpose tools or generally available free programs which are used unmodified in performing those activities but which are not part of the work. For example, Corresponding Source includes interface definition files associated with source files for the work, and the source code for shared libraries and dynamically linked subprograms that the work is specifically designed to require, such as by intimate data communication or control flow between those subprograms and other parts of the work.

The Corresponding Source need not include anything that users can regenerate automatically from other parts of the Corresponding Source.

The Corresponding Source for a work in source code form is that same work.

2. Basic Permissions.

All rights granted under this License are granted for the term of copyright on the Program, and are irrevocable provided the stated conditions are met. This License explicitly affirms your unlimited permission to run the unmodified Program. The output from running a covered work is covered by this License only if the output, given its content, constitutes a covered work. This License acknowledges your rights of fair use or other equivalent, as provided by copyright law.

You may make, run and propagate covered works that you do not convey, without conditions so long as your license otherwise remains in force. You may convey covered works to others for the sole purpose of having them make modifications exclusively for you, or provide you with facilities for running those works, provided that you comply with the terms of this License in conveying all material for which you do not control copyright. Those thus making or running the covered works for you must do so exclusively on your behalf, under your direction and control, on terms that prohibit them from making any copies of your copyrighted material outside their relationship with you.

Conveying under any other circumstances is permitted solely under the conditions stated below. Sublicensing is not allowed; section 10 makes it unnecessary.

3. Protecting Users’ Legal Rights From Anti-Circumvention Law.

No covered work shall be deemed part of an effective technological measure under any applicable law fulfilling obligations under article 11 of the WIPO copyright treaty adopted on 20 December 1996, or similar laws prohibiting or restricting circumvention of such measures.

When you convey a covered work, you waive any legal power to forbid circumvention of technological measures to the extent such circumvention is effected by exercising rights under this License with respect to the covered work, and you disclaim any intention to limit operation or modification of the work as a means of enforcing, against the work’s users, your or third parties’ legal rights to forbid circumvention of technological measures.

4. Conveying Verbatim Copies.

You may convey verbatim copies of the Program’s source code as you receive it, in any medium, provided that you conspicuously and appropriately publish on each copy an appropriate copyright notice; keep intact all notices stating that this License and any non-permissive terms added in accord with section 7 apply to the code; keep intact all notices of the absence of any warranty; and give all recipients a copy of this License along with the Program.

You may charge any price or no price for each copy that you convey, and you may offer support or warranty protection for a fee.

5. Conveying Modified Source Versions.

You may convey a work based on the Program, or the modifications to produce it from the Program, in the form of source code under the terms of section 4, provided that you also meet all of these conditions:

a) The work must carry prominent notices stating that you modified it, and giving a relevant date. b) The work must carry prominent notices stating that it is released under this License and any conditions added under section 7. This requirement modifies the requirement in section 4 to “keep intact all notices”. c) You must license the entire work, as a whole, under this License to anyone who comes into possession of a copy. This License will therefore apply, along with any applicable section 7 additional terms, to the whole of the work, and all its parts, regardless of how they are packaged. This License gives no permission to license the work in any other way, but it does not invalidate such permission if you have separately received it. d) If the work has interactive user interfaces, each must display Appropriate Legal Notices; however, if the Program has interactive interfaces that do not display Appropriate Legal Notices, your work need not make them do so. A compilation of a covered work with other separate and independent works, which are not by their nature extensions of the covered work, and which are not combined with it such as to form a larger program, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an “aggregate” if the compilation and its resulting copyright are not used to limit the access or legal rights of the compilation’s users beyond what the individual works permit. Inclusion of a covered work in an aggregate does not cause this License to apply to the other parts of the aggregate.

6. Conveying Non-Source Forms.

You may convey a covered work in object code form under the terms of sections 4 and 5, provided that you also convey the machine-readable Corresponding Source under the terms of this License, in one of these ways:

a) Convey the object code in, or embodied in, a physical product (including a physical distribution medium), accompanied by the Corresponding Source fixed on a durable physical medium customarily used for software interchange. b) Convey the object code in, or embodied in, a physical product (including a physical distribution medium), accompanied by a written offer, valid for at least three years and valid for as long as you offer spare parts or customer support for that product model, to give anyone who possesses the object code either (1) a copy of the Corresponding Source for all the software in the product that is covered by this License, on a durable physical medium customarily used for software interchange, for a price no more than your reasonable cost of physically performing this conveying of source, or (2) access to copy the Corresponding Source from a network server at no charge. c) Convey individual copies of the object code with a copy of the written offer to provide the Corresponding Source. This alternative is allowed only occasionally and noncommercially, and only if you received the object code with such an offer, in accord with subsection 6b. d) Convey the object code by offering access from a designated place (gratis or for a charge), and offer equivalent access to the Corresponding Source in the same way through the same place at no further charge. You need not require recipients to copy the Corresponding Source along with the object code. If the place to copy the object code is a network server, the Corresponding Source may be on a different server (operated by you or a third party) that supports equivalent copying facilities, provided you maintain clear directions next to the object code saying where to find the Corresponding Source. Regardless of what server hosts the Corresponding Source, you remain obligated to ensure that it is available for as long as needed to satisfy these requirements. e) Convey the object code using peer-to-peer transmission, provided you inform other peers where the object code and Corresponding Source of the work are being offered to the general public at no charge under subsection 6d. A separable portion of the object code, whose source code is excluded from the Corresponding Source as a System Library, need not be included in conveying the object code work.

A “User Product” is either (1) a “consumer product”, which means any tangible personal property which is normally used for personal, family, or household purposes, or (2) anything designed or sold for incorporation into a dwelling. In determining whether a product is a consumer product, doubtful cases shall be resolved in favor of coverage. For a particular product received by a particular user, “normally used” refers to a typical or common use of that class of product, regardless of the status of the particular user or of the way in which the particular user actually uses, or expects or is expected to use, the product. A product is a consumer product regardless of whether the product has substantial commercial, industrial or non-consumer uses, unless such uses represent the only significant mode of use of the product.

“Installation Information” for a User Product means any methods, procedures, authorization keys, or other information required to install and execute modified versions of a covered work in that User Product from a modified version of its Corresponding Source. The information must suffice to ensure that the continued functioning of the modified object code is in no case prevented or interfered with solely because modification has been made.

If you convey an object code work under this section in, or with, or specifically for use in, a User Product, and the conveying occurs as part of a transaction in which the right of possession and use of the User Product is transferred to the recipient in perpetuity or for a fixed term (regardless of how the transaction is characterized), the Corresponding Source conveyed under this section must be accompanied by the Installation Information. But this requirement does not apply if neither you nor any third party retains the ability to install modified object code on the User Product (for example, the work has been installed in ROM).

The requirement to provide Installation Information does not include a requirement to continue to provide support service, warranty, or updates for a work that has been modified or installed by the recipient, or for the User Product in which it has been modified or installed. Access to a network may be denied when the modification itself materially and adversely affects the operation of the network or violates the rules and protocols for communication across the network.

Corresponding Source conveyed, and Installation Information provided, in accord with this section must be in a format that is publicly documented (and with an implementation available to the public in source code form), and must require no special password or key for unpacking, reading or copying.

7. Additional Terms.

“Additional permissions” are terms that supplement the terms of this License by making exceptions from one or more of its conditions. Additional permissions that are applicable to the entire Program shall be treated as though they were included in this License, to the extent that they are valid under applicable law. If additional permissions apply only to part of the Program, that part may be used separately under those permissions, but the entire Program remains governed by this License without regard to the additional permissions.

When you convey a copy of a covered work, you may at your option remove any additional permissions from that copy, or from any part of it. (Additional permissions may be written to require their own removal in certain cases when you modify the work.) You may place additional permissions on material, added by you to a covered work, for which you have or can give appropriate copyright permission.

Notwithstanding any other provision of this License, for material you add to a covered work, you may (if authorized by the copyright holders of that material) supplement the terms of this License with terms:

a) Disclaiming warranty or limiting liability differently from the terms of sections 15 and 16 of this License; or b) Requiring preservation of specified reasonable legal notices or author attributions in that material or in the Appropriate Legal Notices displayed by works containing it; or c) Prohibiting misrepresentation of the origin of that material, or requiring that modified versions of such material be marked in reasonable ways as different from the original version; or d) Limiting the use for publicity purposes of names of licensors or authors of the material; or e) Declining to grant rights under trademark law for use of some trade names, trademarks, or service marks; or f) Requiring indemnification of licensors and authors of that material by anyone who conveys the material (or modified versions of it) with contractual assumptions of liability to the recipient, for any liability that these contractual assumptions directly impose on those licensors and authors. All other non-permissive additional terms are considered “further restrictions” within the meaning of section 10. If the Program as you received it, or any part of it, contains a notice stating that it is governed by this License along with a term that is a further restriction, you may remove that term. If a license document contains a further restriction but permits relicensing or conveying under this License, you may add to a covered work material governed by the terms of that license document, provided that the further restriction does not survive such relicensing or conveying.

If you add terms to a covered work in accord with this section, you must place, in the relevant source files, a statement of the additional terms that apply to those files, or a notice indicating where to find the applicable terms.

Additional terms, permissive or non-permissive, may be stated in the form of a separately written license, or stated as exceptions; the above requirements apply either way.

8. Termination.

You may not propagate or modify a covered work except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to propagate or modify it is void, and will automatically terminate your rights under this License (including any patent licenses granted under the third paragraph of section 11).

However, if you cease all violation of this License, then your license from a particular copyright holder is reinstated (a) provisionally, unless and until the copyright holder explicitly and finally terminates your license, and (b) permanently, if the copyright holder fails to notify you of the violation by some reasonable means prior to 60 days after the cessation.

Moreover, your license from a particular copyright holder is reinstated permanently if the copyright holder notifies you of the violation by some reasonable means, this is the first time you have received notice of violation of this License (for any work) from that copyright holder, and you cure the violation prior to 30 days after your receipt of the notice.

Termination of your rights under this section does not terminate the licenses of parties who have received copies or rights from you under this License. If your rights have been terminated and not permanently reinstated, you do not qualify to receive new licenses for the same material under section 10.

9. Acceptance Not Required for Having Copies.

You are not required to accept this License in order to receive or run a copy of the Program. Ancillary propagation of a covered work occurring solely as a consequence of using peer-to-peer transmission to receive a copy likewise does not require acceptance. However, nothing other than this License grants you permission to propagate or modify any covered work. These actions infringe copyright if you do not accept this License. Therefore, by modifying or propagating a covered work, you indicate your acceptance of this License to do so.

10. Automatic Licensing of Downstream Recipients.

Each time you convey a covered work, the recipient automatically receives a license from the original licensors, to run, modify and propagate that work, subject to this License. You are not responsible for enforcing compliance by third parties with this License.

An “entity transaction” is a transaction transferring control of an organization, or substantially all assets of one, or subdividing an organization, or merging organizations. If propagation of a covered work results from an entity transaction, each party to that transaction who receives a copy of the work also receives whatever licenses to the work the party’s predecessor in interest had or could give under the previous paragraph, plus a right to possession of the Corresponding Source of the work from the predecessor in interest, if the predecessor has it or can get it with reasonable efforts.

You may not impose any further restrictions on the exercise of the rights granted or affirmed under this License. For example, you may not impose a license fee, royalty, or other charge for exercise of rights granted under this License, and you may not initiate litigation (including a cross-claim or counterclaim in a lawsuit) alleging that any patent claim is infringed by making, using, selling, offering for sale, or importing the Program or any portion of it.

11. Patents.

A “contributor” is a copyright holder who authorizes use under this License of the Program or a work on which the Program is based. The work thus licensed is called the contributor’s “contributor version”.

A contributor’s “essential patent claims” are all patent claims owned or controlled by the contributor, whether already acquired or hereafter acquired, that would be infringed by some manner, permitted by this License, of making, using, or selling its contributor version, but do not include claims that would be infringed only as a consequence of further modification of the contributor version. For purposes of this definition, “control” includes the right to grant patent sublicenses in a manner consistent with the requirements of this License.

Each contributor grants you a non-exclusive, worldwide, royalty-free patent license under the contributor’s essential patent claims, to make, use, sell, offer for sale, import and otherwise run, modify and propagate the contents of its contributor version.

In the following three paragraphs, a “patent license” is any express agreement or commitment, however denominated, not to enforce a patent (such as an express permission to practice a patent or covenant not to sue for patent infringement). To “grant” such a patent license to a party means to make such an agreement or commitment not to enforce a patent against the party.

If you convey a covered work, knowingly relying on a patent license, and the Corresponding Source of the work is not available for anyone to copy, free of charge and under the terms of this License, through a publicly available network server or other readily accessible means, then you must either (1) cause the Corresponding Source to be so available, or (2) arrange to deprive yourself of the benefit of the patent license for this particular work, or (3) arrange, in a manner consistent with the requirements of this License, to extend the patent license to downstream recipients. “Knowingly relying” means you have actual knowledge that, but for the patent license, your conveying the covered work in a country, or your recipient’s use of the covered work in a country, would infringe one or more identifiable patents in that country that you have reason to believe are valid.

If, pursuant to or in connection with a single transaction or arrangement, you convey, or propagate by procuring conveyance of, a covered work, and grant a patent license to some of the parties receiving the covered work authorizing them to use, propagate, modify or convey a specific copy of the covered work, then the patent license you grant is automatically extended to all recipients of the covered work and works based on it.

A patent license is “discriminatory” if it does not include within the scope of its coverage, prohibits the exercise of, or is conditioned on the non-exercise of one or more of the rights that are specifically granted under this License. You may not convey a covered work if you are a party to an arrangement with a third party that is in the business of distributing software, under which you make payment to the third party based on the extent of your activity of conveying the work, and under which the third party grants, to any of the parties who would receive the covered work from you, a discriminatory patent license (a) in connection with copies of the covered work conveyed by you (or copies made from those copies), or (b) primarily for and in connection with specific products or compilations that contain the covered work, unless you entered into that arrangement, or that patent license was granted, prior to 28 March 2007.

Nothing in this License shall be construed as excluding or limiting any implied license or other defenses to infringement that may otherwise be available to you under applicable patent law.

12. No Surrender of Others’ Freedom.

If conditions are imposed on you (whether by court order, agreement or otherwise) that contradict the conditions of this License, they do not excuse you from the conditions of this License. If you cannot convey a covered work so as to satisfy simultaneously your obligations under this License and any other pertinent obligations, then as a consequence you may not convey it at all. For example, if you agree to terms that obligate you to collect a royalty for further conveying from those to whom you convey the Program, the only way you could satisfy both those terms and this License would be to refrain entirely from conveying the Program.

13. Use with the GNU Affero General Public License.

Notwithstanding any other provision of this License, you have permission to link or combine any covered work with a work licensed under version 3 of the GNU Affero General Public License into a single combined work, and to convey the resulting work. The terms of this License will continue to apply to the part which is the covered work, but the special requirements of the GNU Affero General Public License, section 13, concerning interaction through a network will apply to the combination as such.

14. Revised Versions of this License.

The Free Software Foundation may publish revised and/or new versions of the GNU General Public License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns.

Each version is given a distinguishing version number. If the Program specifies that a certain numbered version of the GNU General Public License “or any later version” applies to it, you have the option of following the terms and conditions either of that numbered version or of any later version published by the Free Software Foundation. If the Program does not specify a version number of the GNU General Public License, you may choose any version ever published by the Free Software Foundation.

If the Program specifies that a proxy can decide which future versions of the GNU General Public License can be used, that proxy’s public statement of acceptance of a version permanently authorizes you to choose that version for the Program.

Later license versions may give you additional or different permissions. However, no additional obligations are imposed on any author or copyright holder as a result of your choosing to follow a later version.

15. Disclaimer of Warranty.

THERE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM, TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW. EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT HOLDERS AND/OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM “AS IS” WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU. SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE, YOU ASSUME THE COST OF ALL NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.

16. Limitation of Liability.

IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING WILL ANY COPYRIGHT HOLDER, OR ANY OTHER PARTY WHO MODIFIES AND/OR CONVEYS THE PROGRAM AS PERMITTED ABOVE, BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES, INCLUDING ANY GENERAL, SPECIAL, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM (INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER PROGRAMS), EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

17. Interpretation of Sections 15 and 16.

If the disclaimer of warranty and limitation of liability provided above cannot be given local legal effect according to their terms, reviewing courts shall apply local law that most closely approximates an absolute waiver of all civil liability in connection with the Program, unless a warranty or assumption of liability accompanies a copy of the Program in return for a fee.

11 - Lisäosat

Lisäosilla voit laajentaa Kitsaan toimintoja sekä liittää Kitsaan muihin järjestelmiin. Lisäosien käytöstä voidaan periä erillinen maksu.

Valitsemasi lisäosan saat aktivoitua Ota käyttöön-napista.

11.1 - Tilitapahtumien hakeminen pankista

Lisäosalla voit hakea pankin tilitapahtumia Kitsaaseen. Haettaessa viitteelliset maksut kohdennetaan automaattisesti avoimiin laskuihin.

Tilitietojen hakeminen on toteutettu PSD2-maksupalveludirektiivin mukaisena tilitietojen hakemisena, jossa tilitietopalveluiden tarjoana toimii suomalainen Enable Banking. Tilitietopalvelun käyttämisestä veloitetaan 1,00 euro kuukaudessa (+ alv) tiliä kohden.Maksupalveludirektiivin mukaan pankit eivät lisäksi voi veloittaa tästä tilitietojen hakemisesta perimällä PSD2-yhteyden käyttämisestä palvelumaksua.

Pankkiyhteyden lisääminen

Lisätäksesi ensimmäisen pankkivaltuutuksen paina Tee valtuutus. (Jos haluat myöhemmin lisätä yhteyden useampaan pankkiin, paina Lisää uusi valtuutus)

Valitse seuraavassa näkymässä käyttämäsi pankki.

Kun olet hyväksynyt tilitietojen välittämisen, sinut ohjataan antamaan valtuutus oman pankkisi palvelussa. Valtuuksen antamiseen tarvitaan verkkopankkitunnuksia.

Huomautus Osuuspankin asiakkaille

Ennen kuin voit ottaa tilitietojen hakemisen käyttöön, on pankin asiakaspalvelusta erikseen pyydettävä käyttöoikeuksien PSD2 tilitietojen hakemiseen henkilölle, joka aktivoi pankkitunnuksillaan tilitietojen hakemisen.

Tilitietojen noutaminen

Valitsemalla pankkitilin kohdalta Tilitapahtumat voit noutaa aiempia tilitapahtumia. Pankista riippuen tilitapahtumia voi noutaa 90 - 180 päivän ajalta.

Kitsas näyttää esikatselun noudetuista tilitapahtumista ja Tallenna kirjanpitoon-valinnalla tapahtumista muodostetaan Tiliote-tyypin tosite.

Valitsemalla Nouda tapahtumat päivittäin Kitsas noutaa joka yö edellisen päivän tilitapahtumat. Jos tilitapahtumien noutu epäonnistuu, yritetään sitä uudestaan kolme kertaa. Ellei noutaminen kolmannella kerrakaan onnistu, tulee kirjanpidon Aloita-sivulle siitä virheilmoitus.

Valtuutuksen uudistaminen

Valtuutus tilitapahtumien hakemiseen on kerrallaan voimassa yleensä puoli vuotta. Ohjelma muistuttaa lähenevästä valtuutuksen vanhenemisesta, jolloin Uudista valtuutus -napilla pääset jatkamaan valtuutusta jälleen kolmen kuukauden ajaksi. Sinut ohjataan Enable Bankingin palvelun kautta omaan verkkopankkiisi samalla tavalla kuin pankkiyhteyttä lisättäessä.

11.2 - Holvi

Lisäosalla saat noudettua Holvista kirjanpitotapahtumat sekä niihin liitetyt tositteiden kuvat ja Holvissa tehdyt tiliöinnit.

Holviin yhdistäminen

Holviin yhdistämisen voi tehdän vain tilin omistaja. Yhdistämistä ei siis voi tehdä kirjanpitoassistentin roolilla, vaan kirjanpitäjän on yleensä pyydettävä yrittäjää tekemään yhdistäminen.

Yhdistämisen voi tehdä myös WebKitsasta käyttäen ilman Kitsaan työpöytäsovelluksen asentamista. Tätä varten yrittäjä tarvitsee oman käyttäjätunnuksen Kitsaaseen.

Valitse Yhdistä Holviin. Sinut ohjataan Holvin palveluun, johon kirjaudutaan Holvin käyttäjätunnuksilla. Kirjautuminen pitää vahvistaa vielä Holvin sovelluksella tai muulla kaksivaiheisen kirjautumisen menetelmällä.

Salli vielä Kitsaalle pääsy yrityksen tilitietoihin.

Asetukset

IBAN-tilinumerot Kitsaassa

Kitsas yhdistää Holvin tilit ja kortit vastaaviin kirjanpitotileihin IBAN-tilinumeroiden perusteella. Jos Holvissa käytettyjä tilejä ei ole määritely, saat ilmoituksen

Määritä kyseisille kirjanpitotileille IBAN-numerot tilin asetuksista Asetukset > Tililuettelo > Valitse tili ja Muokkaa > Välilehdellä Perustiedot > Syötä IBAN-tilinumero

Kirjanpitotilit Holvin luokittelussa

Jotta Holvissa tehdyt kirjaukset päätyisivät oikeille kirjanpitotileille, määritä Holvin verkkopankissa Kirjanpito > Luokat luokkien asetuksissa käyttämille luokille Tilinumero-kohtaan Kitsaassa käytettävä kirjanpidon tilinumero.

Tilitapahtumien hakeminen

Kun tili on yhdistetty, voit hakea tilitapahtumat haluamaltasi aikaväliltä.

Kitsas näyttää esikatselun tapahtumista

Tiliöinnit perustuvat Holvin kategorioihin ja niille määriteltyihin tileihin. Varoituskolmio tarkoittaa, ettei tositetta pystytä tiliöimään automaattisesti (tiliöinti puuttuu tai sille ei löydy vastaavaa tiliä).

Toistaiseksi aineiston hakua ei voi täydentää, eli haun jälkeiset täydennykset (esim. puuttuvat liitteet) on tehtävä Kitsaassa.

Painamalla Tallenna kirjanpitoon Kitsas muodostaa tapahtumista tositteet kirjanpitoon, lataa niihin Holvissa olevat kuvatiedostot ja tallentaa myös tiliotteen Kitsaaseen.

Tallentaminen voi kestää jonkin aikaa. Tallentaminen jatkuu, vaikka poistuisit tästä kirjanpidosta - voit siis siirtyä tekemään toista kirjanpitoa sillä aikaa, kun aineistoa ladataan.

Aineiston siirtäminen Dropboxin kautta

Jos suoraa yhdistämistä ei voida käyttää, voidaan Holvin aineistoa tuoda Kitsaaseen myös Dropboxin kautta. Aineisto viedään Holvin verkkopankissa Raportit > Vientitiedostot > Dropbox.

Yhdistäminen Dropboxiin

Kitsaan Holvi-lisäosassa valitse ensin Lataa Dropboxista. Yhdistä Kitsas samaan Dropbox-tiliin, jota käytetään aineiston viennissä.

Valitse, ketkä pääsevät käyttämään tätä Dropbox-yhteyttä. Jos käytätte yhtä Dropbox-tiliä toimiston kaikille kirjanpidoille, liitä valtuutus toimiston kaikkiin kirjanpitoihin.

Asetukset

Määritä IBAN-tilinumerot ja Holvin käyttämät tiliöinnit kuten edellä

11.3 - eTasku

Lisäosalla saat noudettua tositteita ja matkalaskuja eTaskusta. Myös tositteisiin liitetyt kuvatiedostot sekä tiliöinnit ja kohdennukset siirtyvät kirjanpitoon.

Lisäosa on tarkoitettu käytettäväksi siten, että kuittien käsittely ja tiliöinnit tehdään eTaskun puolella esimerkiksi kuukauden osalta mahdollisimman valmiiksi, ja valmis aineisto tuodaan sitten kerralla Kitsaaseen.

Lisäosaa kehitetään edelleen, ja siinä voi olla vielä puutteita. Tarkasta aineisto huolellisesti.

Lisäosan käyttö on maksutonta huhtikuun 2025 loppuun saakka. eTaskun tilaus on kuitenkin maksullinen tavalliseen tapaan.

eTaskun yhdistäminen

Yhdistämistä varten tarvitset eTaskussa luotavan yrityskohtaisen autentikointiavaimen.

1. Mene eTaskussa kohtaan Asiakasasetukset > Ohjelmistointegraatiot
2. Etsi ja valitse luettelosta Kitsas
3. Valitse Aktivoi
4. Näyttöön tulee autentikointiavain. Kopioi avain (voit joutua maalaamaan sen ensin hiirellä ja valitsemaan Kopioi) ja liitä se Kitsaan eTasku-lisäosan kohtaan Liitosavain

Tilikartan ja kohdennusten vieminen

Ennen eTaskussa tehtävää tiliöintiä voit viedä Kitsaasta tilikartan ja kohdennukset eTaskuun painikkeista Vie tilikartta ja Vie kohdennukset.

eTaskun puolella on hyvä tarkastaa myös maksutapoihin liittyvät tilit kohdasta Asiakasasetukset > Maksutavat ja vastatilit.

Aineiston noutaminen

Valmis aineisto noudetaan Kitsaan eTasku-lisäosalla

• Valitse noudettavan aineiston aikaväli
• Valitse, noudetaanko sekä tositteet ja matkalaskut
• Valitse, noudetaanko vain hyväksytyiksi merkityt tositteet

Kun valitset Tuo, muodostetaan jokaisesta eTaskun tositteesta oma Tuonti-tyypin tosite kirjanpitoon.

Löydät noudetut aineistot Kitsaasta Selaa-välilehdestä. Voit muokata aineistoa vielä Kitsaan puolella.

Tulotositteet

Jos haluat tuoda eTaskusta tulotositteita (esim. kassan myyntiraportti), kirjaa eTaskussa rahamäärä miinusmerkkisenä.

Tilitapahtumien kooste

Jos haluat tuoda eTaskusta tilitapahtumien koosteen, luo Kitsaassa uusi tosite johon lisäät pdf-koosteen liitteeksi. Kitsas pyrkii tunnistamaan koosteesta tilitapahtumat automaattisesti. Tuo tilitapahtumat vasta sen jälkeen, kun kaikki muut tositteet on jo tuotu kirjanpitoon.

12 - Tilitoimisto

Kitsas Pro on Kitsaan tilitoimistoille räätälöity palvelukokonaisuus, johon kuuluu mm.

• Kirjanpitojen ja käyttöoikeuksien keskitetty hallinta
• Mahdollisuus käyttää tilitoimiston varmennetta asikkaiden alv-ilmoitusten tekemisessä
• Erittäin kilpailukykyinen hinnoittelu

Lue lisää Kitsas Pro:n tuotesivuilta

Tilitoimistonäkymä

Tilitoimistonäkymässä voit mm. tarkastella kirjanpitojen tietoja, luoda uusia kirjanpitoja, myöntää käyttöoikeuksia, järjestellä toimiston kirjanpidot hyllyihin ja ottaa tilitoimistolle käyttöön verohallinnon varmenteen. Käyttäjälle näytettävät toiminnot ja kohteet määräytyvät käyttäjällä olevien roolien ja lisäkäyttöoikeuksien perusteella.

Kirjanpitojen lista

Tilitoimistonäkymän etusivulla on lista kirjanpidoista. Oletuksena listassa ovat kaikki tilitoimiston kirjanpidot, jos käyttäjällä on toimistotason oikeus tilitoimistonäkymään. Listan yläpuolella olevasta pudotusvalikosta voi valita tarkasteltavan hyllyn (vastaa aiemman version ryhmää).

Valitsemalla kirjanpidon rivin listasta saa näkyviin Avaa- ja Tiedot- napit. Muut toiminnot löytyvät Tiedot-napin takaa avautuvalta kirjanpidon omalta sivulta. Pääset sinne myös hakemalla yläpalkin hakukentässä kirjanpidon nimellä tai y-tunnuksella. Avaa- nappi on näkyvissä, jos käyttäjällä on kirjanpitoon mitä tahansa kirjanpito-oikeuksia. Tukikirjautuminen tehdään omasta napistaan kirjanpidon tietojen sivulta.

Uuden kirjanpidon perustaminen

Paina Uusi kirjanpito-painiketta sivun oikeassa alakulmassa, valitse hylly johon kirjanpito luodaan ja syötä asiakasyrityksen perustiedot.

Uuden kirjanpidon kohdalla on Muokkaa-sarakkeesa vihreä plus-merkki ja teksti “Alustamaton”. Kun kirjanpito avataan ensimmäistä kertaa, tehdään kirjanpidon alustaminen ohjattuna toimintona.

Kirjanpitojen listan järjestäminen ja suodattaminen

Kirjanpitojen listan voi järjestää halutun sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkosolua tai valitsemalla haluamasi järjestyksen sarakkeen otsikkosolun valikosta (kolme pistettä). Solussa näkyvä nuoli kertoo järjestyksen suunnan. Solua klikkamalla vaihdetaan nousevan, laskevan ja järjestämättömän (ei nuolta) välillä. Järjestää voi vain yhden sarakkeen perusteella kerrallaan. Toimistonäkymä muistaa valitsemasi järjestyksen palatessasi.

Voit suodattaa näytettäviä kirjanpitoja valitsemalla sarakkeen otsikkosolun valikosta Suodata. Käytössä on enintään yksi suodatus kerrallaan. Toimistonäkymä muistaa käyttämäsi suodatuksen kunnes poistut toimistonäkymästä tai suljet ohjelman.

Kirjanpitojen listan sarakkeiden kustomointi

Voit tarvittaessa piilottaa haluamasi sarakkeen näkyvistä valitsemalla sarakkeen otsikkosolun valikosta Piilota. Voit palauttaa sarakkeen näkyviin tai piilottaa useamman sarakkeen kerralla valitsemalla minkä tahansa sarakkeen otsikkosolun valikosta Hallitse sarakkeita. Toimistonäkymä muistaa palatessasi mitkä sarakkeet näytetään.

12.1 - Hyllyt

Isomman tilitoimiston kannattaa jakaa kirjanpidot hyllyihin (aiemmassa versiossa ryhmä), ja määritellä käyttäjäoikeudet hyllykohtaisesti.

Hyllyjen perustaminen ei ole pakollista, vaan kaikki kirjanpidot ja käyttäjät voidaan määritellä myös suoraan tilitoimiston tasolle valmiiksi määritellylle “tilitoimistohyllylle”.

Hyllyjä hallinnoidaan tilitoimistonäkymän Asetukset-osion Kirjahyllyt-sivulla.

Uuden hyllyn perustaminen

Paina Uusi Hylly-painiketta ja anna sitten hyllylle nimi ja valitse minkä hyllyn alle haluat sen perustaa.

Hyllyn nimen muokkaaminen ja hyllyn poistaminen

Voit muuttaa valitun hyllyn nimeä Muokkaa nimeä-painikkeesta.

Poista-painikkeesta voit poistaa hyllyn. Vain tyhjän hyllyn voi poistaa.

Oikeuksien antaminen hyllyyn

Hyllyt-sivun Oikeudet-napista pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjien oikeuksia hyllyyn. Pääset hyllyn oikeuksien sivulle myös hakemalla hyllyn nimellä, jos sinulla on oikeudet oikeuksien myöntämiseen.

12.2 - Roolit

Rooleilla määritellään joukko käyttöoikeuksia, jotka kaikilla roolin omaavilla käyttäjillä on. Järjestelmäroolit on annettu valmiina eikä niitä voida toimistossa muokata. Toimiston omia rooleja voi lisätä, muokata ja poistaa. Kun roolia muokataan, roolin omaavien käyttäjien käyttöoikeudet päivittyvöt muokatun roolin mukaisiksi. Aiemmissa versiossa olleet pikavalinnat ovat roolien käyttönoton myötä poistuneet käytöstä.

Kirjanpito-oikeudet

Valinta Kaikki kirjanpito-oikeudet ja otsikoiden Tositteet, Laskut, Laskujen kierto, Raportit, Työkalut ja Asetukset ylimmäiset valinnat ovat useampia oikeuksia antavia koosteoikeuksia.

Toimisto-oikeudet

12.3 - Käyttäjät

Käyttäjät

Käyttäjät-osiossa on omat välilehdet työntekijöille ja muille käyttäjille. Voit tarkastella käyttäjiä ja lisätä ja poistaa toimiston työntekijöitä. Käyttäjät muokkaavat itse tietojaan Kitsaan asetusten Minä-sivulta.

Työntekijät

Voit lisätä työntekijäksi uuden käyttäjän. (Vanhoille käyttäjille voi tilitoimistonäkymästä vain myöntää oikeuksia hyllyihin ja kirjanpitoihin.) Lisätävälle käyttäjälle voi samalla määritellä toimistotason roolin. Roolit yksittäisiin hyllyihin ja mahdolliset roolien lisälksi uelvat yksittäiset oikeudet voi määritellä kyseisen hyllyn oikeuksien sivulla.

Pääset tarkastelemaan työntekijän oikeuksia tarkemmin klikkaamalla työntekijän nimeä listassa.

Työntekijän poistaminen poistaa käyttäjän kaikki oikeudet ja poistaa käyttäjätunnuksen käytöstä. Käyttäjätunnuksen palauttamiseksi käyttöön on otettava yhteyttä käyttäjätukeen.

Muut käyttäjät

Tällä sivulla näkyvät (työntekijöitä lukuunottamatta) ne käyttäjät, joilla on oikeuksia johonkin tilitoimiston kirjanpitoon (tai hyllyyn). Pääset tarvittaessa tarkastelemaan käyttäjän oikeuksia tarkemmin klikkaamalla käyttäjän nimeä listassa.

12.4 - Oikeudet

Oikeudet hyllyyn koskevat hyllyn kaikkia kirjanpitoja sekä kaikkia alahyllyjä, myös niitä alahyllyjä ja kirjanpitoja, joille kyseiselle käyttäjälle on lisäksi määritelty muita oikeuksia. Tilitoimiston työntekijöille on suositeltavaa määritellä roolit hyllytasolla, jolloin oikeuksien hallinta on yksinkertaisempaa.

Hyllyn voisi ajatella mappikaapiksi ja hyllyroolin tai -oikeuden avaimeksi tähän kaappiin. Tällöin toimistotasolle myönnetty käyttöoikeus vastaisi yleisavainta toimiston kaikkiin mappikaappeihin.

Oikeudet kirjanpitoon ovat yksittäiseen kirjanpitoon liittyviä oikeuksia, esimerkiksi yrittäjälle itselleen tai tilintarkastajalle.

Oikeuksien tarkasteleminen

Hyllyn oikeuksien sivulla näkyvät käyttäjien suorat roolit ja lisäoikeudet hyllyyn. Pääset sinne joko hakemalla hyllyn nimellä tai tilitoimistonäkymän Asetukset-osion asetusten Hyllyt-sivulta.

Yksittäisen kirjanpidon oikeuksien sivulla näkyvät käyttäjien suorat roolit ja lisäoikeudet kirjanpitoon.Pääset sinne kirjanpidon tietojen sivun kautta Oikeudet-painikkeella. Kirjanpidon tietojen sivulle pääsee hakemalla kirjanpidon nimellä tai y-tunnuksella tai valitsemalla kirjanpidon kirjanpitojen listasta ja painamalla Tiedot-nappia.

Oikeuksien määritteleminen

Toimistotason roolit voi määritellä työntekijää lisättäessä.

Hyllyyn (myös tilitoimistohyllyyn) voi antaa käyttäjille rooleja ja tarvittaessa erillisiä lisäoikeuksia hyllyn oikeuksien sivulta. Hyllyn sivulla on painikkeet käyttäjän lisäämiselle ja käyttäjän oikeuksien muokkaamiselle.

Yksittäiseen kirjanpitoon voi antaa rooleja ja tarvittaessa erillisiä lisäoikeuksia kirjanpidon oikeuksien sivulta. Tälläkin sivulla on painikkeet käyttäjän lisäämiselle ja käyttäjän oikeuksien muokkaamiselle.

Uusi käyttäjä-painiketta käytetään riippumatta siitä, onko käyttäjällä jo käyttäjätunnus tai oikeuksia johonkin muuhun tilitoimiston hyllyyn tai kirjanpitoon. Tilitoimiston työntekijän voi lisätä pudotusvalikosta, muista käyttäjistä annetaan sähköpostiosoite. Jos käyttäjätunnusta ei ole vielä olemassa, lähetetään käyttäjän sähköpostiin ohjeet ja linkki käyttäjätunnuksen aktivoimiseksi. Uusille käyttäjille myös määritellään ovatko he yrityskäyttäjiä, web-käyttäjiä (kirjautuminen vain WebKitsaaseen ja lisäosien web-sivuille) vai tilintarkastajia.

Käyttäjän valinnan jälkeen valitaan seuraavassa dialogissa käyttäjälle annettavat roolit ja erilliset oikeudet.

Suositeltavaa on antaa käyttäjile ensisijaisesti rooleja. Jos valmiit järjestelmäroolit eivät sovellu, voi toimistolle määritellä omia rooleja tilitoimistonäkymän asetukset-osion Roolit-sivulla.

Käyttöoikeudet voidaan määritellä määräaikaisiksi halutulle aikavälille tai toistaiseksi voimassa oleviksi.

Muokkaa -painikkeella voi muokata valitun käyttäjän oikeuksia.

Käyttäjän kaikkien oikeuksien tarkastelu

Käyttäjän kaikkia oikeuksia tilitoimiston hyllyihin ja yksittäisiin kirjanpitoihin voi tarkastella käyttäjän oikeuksien sivulla. Muutokset oikeuksiin tehdään kuitenkin hyllyn/kirjanpidon oikeuksien sivun kautta. Käyttäjän oikeuksien sivulle pääsee klikkamalla käyttäjän nimeä kirjanpidon/hyllyn oikeuksien sivun käyttäjälistassa, hakemalla käyttäjän nimellä tai sähköpostiosoitteella tai Käyttäjät-osion kautta.

12.5 - Verohallinnon varmenne (Tilitoimistot)

Varmenteen ottaminen käyttöön

Varmenteen hankkiminen

Varmenne haetaan Verohallinnon varmennepalvelusta. Varmenteen hakemiseen tarvitaan nimenkirjoitusoikeus tai Suomi.fi-valtuutus.

1. Tunnistaudu varmennepalveluun ja valitse yritys.

2. Valitse Tilaa uusi varmenne.

3. Valitse varmenteeksi Tiedon tuottaja (Web service).

4. Anna varmenteelle nimi (esim. Kitsas) ja anna yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero, joihin varmenteen tiedot lähetetään). Lähetä tilaus.

5. Saat verottajalta turvasähköpostin, josta löytyvät Siirtotunnus ja Kertakäyttösalasana.

Varmenteen lisääminen Kitsaaseen

Vamenne lisätään tomistonäkymän asetukset-osiosta varmenne-sivulta. Kun varmennetta ei vielä lisätty näkyy siellä nappi Lisää varmenne.

Kopioi verottajan turvasähköpostista siirtotunnus ja kertakäyttösalasana paikoilleen, ja paina Hae varmenne.

Varmenteen tilaksi tulee Varmenteen haku kesken. Hakeminen kestää noin minuutin, jonka jälkeen ohjelma ilmoittaa, että varmenne on noudettu, mutta se ei välttämättä ole vielä käytettävissä. Varmenne on käytettävissä yleensä seuraavana arkipäivänä.

Valtuutuksen tarkastaminen

Varmista ensin tilitoimiston tiedoista, että tilitoimiston varmenne on käytettävissä.

Tarkasta sen jälkeen tilitoimistonäkymässä vielä asiakasyrityksen tiedot. Voit joko katsoa tilan kirjanpitojen listan varmenne-sarakkeesta tai mennä kirjanpidon tietoihin hakukentän kautta.

Toimiston varmenne Käytössä

Varmenne on käytettävissä ja valtuutus on kunnossa. Kitsas voi hakea verokaudet ja ilmoittaa arvonlisäveron.

Ei suomi.fi-valtuuksia

Tilitoimistolla ei ole Suomi.fi-valtuutusta organisaation veroasioiden hoitoon.

Oma varmenne käytössä

Kirjanpidossa ei käytetä tilitoimiston varmennetta, vaan kirjanpidon asetuksissa määriteltyä asiakasyrityksen omaa varmennetta.

Varmenteen automaattinen uusiminen

Kitsas uusii varmenteen automaattisesti, kun varmenteen voimassaoloaikaa on enää jäljellä noin 50 päivää. Sinun ei siis tarvitse tehdä mitään, kun verottaja ilmoittaa 60 päivää ennen voimassaolon päättymistä, että varmenteen voi nyt uusia.

Toimistonäkymän kohdasta Asetukset > Varmenne näet, milloin varmenteesi vanhenee.

12.6 - Kirjanpidon aloittaminen

Kun kirjanpito on luotu tilitoimistonäkymässä, näkyy luettelossa Muokattu-sarakkeessa vihreä plus-merkki ja teksti “Alustamaton”. (Kirjanpidon sivulla tämä tieto näkyy kohdassa “Alustettu”.) Kun kirjanpito avataan ensimmäisen kerran, ohjaa Kitsas kirjanpidon käyttöön ottamisen.

Tervetuloa

Tilikartta

Tilikartta määrittää käytettävien tilien lisäksi myös käytössä olevat raportit eli esimerkiksi tuloslaskelman rakenteen sekä tilinpäätöksen pohjan.

Voit myöhemmin lisätä, muokata ja poistaa käytössä olevia tilejä samoin kuin raporttien ja tilinpäätöksen malleja. Et voi kuitenkaan jälkikäteen vaihtaa koko tilikarttaa toiseen.

Perustiedot

Seuraavassa ruudussa syötetään organisaation nimi, Y-tunnus, osoite ja kotipaikka. Näitä voi muokata myöhemmin perusmäärityksissä.

Lisäksi kannattaa syöttää pankkitilin (ensisijainen käyttötili) tilinumero. Tilinumero tulostuu laskuille ja sitä käytetään myös maksujen ja tiliotteiden kohdistamiseen. Tilinumeron voi syöttää myöhemmin tilin tietoihin tilikartassa.

Valittava yritysmuoto vaikuttaa siihen, mitä tilejä kirjanpidossa on näkyvillä. Samoin tilikartan laajuus vaikuttaa näkyvillä olevien tilien määrään: tilitoimistoversiossa on oletuksena jätetty kaikki tilit näkyviin.

Tilikausi

Anna tiedot ensimmäisestä Kitsaalla pidettävästä tilikaudesta. Koska tilinpäätökseen tulostetaan vertailutiedot myös edellisestä tilikaudesta, anna myös edellisen tilikauden päivämäärät.

Edellisen tilikauden tiedot syötetään viimeisimmän tilinpäätöksen tilikohtaisesta tase-erittelystä sekä tuloslaskelman erittelystä. Voit aloittaa kirjanpidon ja myös tehdä uusia kirjauksia, vaikka tilinavausta ei olisikaan tehty.

Valitse Toiminta alkaa vasta tästä tilikaudesta vain, jos yritys perustetaan vasta tällä tilikaudella eikä tilinavausta tehdä lainkaan.

Tositteiden numerointi

Valitse, haluatko numeroida kaikki tositteet yhteen juoksevaan sarjaan, vai haluatko jakaa tositteet erikseen numeroitaviksi tositesarjoiksi joilla on omat kirjaintunnusteensa, esimerkiksi ML myyntilaskuilla ja OL ostolaskuille.

Valmista tuli!

Kaikki valinnat on tehty ja Kitsas on valmis luomaan uuden kirjanpidon

Viimeistele vielä määritykset

Yleensä voit aloittaa heti kirjaamisen. Muutamia valintoja on ehkä jossain vaiheessa vielä käydä läpi

1. Yleensä kaikki tarpeelliset tilit löytyvät tilikartasta, mutta tarvittaessa voit muokata tilikarttaa.
2. Jos haluat käyttää kohdennuksia (kustannuspaikat ja projektit), lisää ne asetuksista
3. Syötä tilinavaus edellisen tilinpäätöksen perusteella.
4. Lisää halutessasi yhteystiedoihin asiakasyrityksen logo tehdäksesi tulosteista tyylikkäämmät.

12.7 - Kirjanpidon tiedot

Kirjanpidon tietojen sivulla voi tarkastella kirjanpidon tietoja tehdä kirjanpitoa koskevia toimintoja.

Avaa

Avaa kirjanpidon käyttäjän normaaleilla oikeuksilla

Tukikirjautuminen

Käyttäjä, jolle on määritelty Tukikirjautuminen-oikeus, voi kirjautua täysillä käyttöoikeuksilla kirjanpitoon. Kirjautumisesta jää jälki lokitietoihin.

Oikeudet

Siirrytään tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjien oikeuksia kirjanpitoon.

Kirjautumiset

Siirrytään tarkastelemaan käyttäjien kirjautumisia tähän kirjanpitoon.

Siirrä kirjanpito

Siirrä kirjanpito toiseen hyllyyn. Kirjanpidon hyllykohtaiset käyttöoikeudet muuttuvat välittömästi uuden hyllyn mukaisiksi.

Poista

Poistaa kirjanpidon pysyvästi.

13 - WebKitsas

Kitsaan pilveen tallennettuihin kirjanpitoihin pääsee web-käyttöliittymällä osoitteessa pilvi.kitsas.fi

Kirjautuminen

WebKitsaaseen kirjaudutaan samalla sähköpostiosoitteella ja salasanalla kuin muutenkin Kitsaan pilveen.

Saldonäkymä

Saldonäkymässä näet tilikauden saldot. Voit halutessasi tarkastella tulostilien saldoja myös haluamallasi kohdennuksella.

Napsauttamalla tilin numeroa näet tilille tehdyt kirjaukset, ja kirjauksista voit edetä edelleen tositteisiin saakka.

Tositenäkymä

Tositenäkymässä voit selata tositteita, napsauttamalla riviä näet tositteen täydet tiedot.

Työlista

Työlistalla näet ne tositteet, jotka ovat sinulle määritellyissä kierroissa.. Napsauttamalla riviä pääset käsittelemään tositetta

Oikeuksista riippuen voit tarkastaa ja hyväksyä tositteen, jolloin se siirtyy kierrossa seuraavaan vaiheeseen. Voit myös lisätä tositteelle kommentin.

Uusi tosite

Voit tallentaa menotositteen, kululaskun tai tulotositteen joko tietokantaan tai kiertoon. Tositteelle voi lisätä pdf- tai jpeg-muotoisen liitteen.

WebKitsaalla et voi luoda arvonlisäverollisia tositteita etkä jaksotuksia. Muokkaamaan pääset vain yksinkertaisimpia meno- ja tulotositteita.

Lisäosat

Voit käyttää WebKitsaalla kaikkia käyttöön otettuja lisäosia. Valittu lisäosa avautuu selaimessa uuteen välilehteen.

WebKitsaan avulla voi siis esimerkiksi antaa pankkiyhteyden vaatiman valtuutuksen ilman Kitsaan työpöytäsovelluksen asentamista omalle tietokoneelle.

Uloskirjautuminen

Painamalla nimikirjaimia näytön oikeassa yläkulmassa pääset vaihtamaan kirjanpitoa tai kirjautumaan ulos.