Tehtävät laskujen kierrossa
Kierrossa laskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä, ja lopuksi hyväksytyt laskut tallennetaan kirjanpitoon.
Kierto
Laskujen tarkastus- ja hyväksyntäkierron asetukset
Ominaisuus on käytettävissä vain, kun kirjanpito tallennetaan Kitsaan pilveen
Laskujen kierto mahdollistaa laskujen vastaanottamisen, tarkastamisen ja hyväksymisen sähköisesti Kitsaan kautta.
Saapuneet verkkolaskut
Jos aktivoit pilveen tallennettuun kirjanpitoon verkkolaskujen noutamisen, noudetaan saapuneet verkkolaskut omaan kiertoonsa. Voit määritellä tälle kierrolle osallistujat tavalliseen tapaan, ja he myös saavat sähköposti-ilmoituksia tarkastettavista laskuista.Kiertojen määritteleminen
Luo uusi kierto Uusi-painikkeella tai Muokkaa olemassa olevaa kiertoa.
Kierron nimi näkyy luettelossa, josta kiertoon laitettaville laskuille valitaan kiertopolku.
Jos näkyvillä laskutusportaalissa on valittuna, voidaan tähän kiertoon lisätä laskuja laskutusportaalista. Tässä määritellään myös, mitkä ovat oletusvalinnat laskutusportaalin kautta lisättyihin laskuihin.
Kiertoon lisätään osallistuja valitsemalla nimi, kierron vaihe sekä se, lähtetäänkö käyttäjälle sähköpostilla ilmoitus laskun saapumisesta. Luettelossa näytetään vain ne käyttäjät, joilla on laskujen kiertoon sopivat oikeudet.
| Vaihe | Merkitys |
|---|---|
| Saapunut | Käyttäjä näkee kiertoon lisätyt laskut. Oikeuksiensa puitteissa hän voi tarkastaa tai hyväksyä laskun tai siirtää laskun kirjanpitoon. |
| Tarkastettu | Käyttäjä näkee tarkastetut laskut. Oikeuksiensa puitteissa hän voi tarkastaa laskun tai siirtää laskun kirjanpitoon. |
| Hyväksytty | Käyttäjä näkee tarkastetut laskut, ja voi siirtää ne kirjanpitoon. |
Kuvan esimerkkikierrossa Lennu Lepakko on kerhotoimintavastaava, joka tarkastaa ensin, että lähetetty kululasku kuuluu yhdistyksen kerhotoimintaan. Masa Majava on puheenjohtaja, joka hyväksyy laskut ja Tikke Tiikeri rahastonhoitaja, joka laittaa laskun maksuun ja tallentaa tositteen kirjanpitoon.
Kierto voidaan määritellä myös vähemmille henkilöille. Kiertoon voidaan merkitä samaan vaiheeseen myös useampi henkilö, joista kuka tahansa voi siirtää laskua eteenpäin kierrossa.
Sähköposti-ilmoitukset kerran päivässä
Kitsaaan järjestelmä lähettää ilmoitukset kierrossa käsiteltävänä olevista laskuista kerran vuorokaudessa kaikille käyttäjille, joiden työlistalla on käsittelemättömiä laskuja ja joille on aktivoitu sähköposti-ilmoitukset.Laskutusportaali
Laskutusportaali antaa mahdollisuuden lähettää verkkoselaimen avulla laskuja ja kululaskuja suoraan Kitsaan kiertoon. Ominaisuuden avulla esimerkiksi yhdistyksen aktiivit voivat tallentaa yhdistykselle kuuluvia sähköisesti suoraan järjestelmään, eivätkä kuitit huku matkalla. Laskutusportaaliin ei tarvitse käyttäjätunnuksia, vaan käyttäjä tunnistetaan sähköpostiin lähetettävän linkin avulla. Laskutusportaali kuuluu ilman eri maksua kaikkiin Kitsaan pilvikirjanpitoihin.
Laskutusportaali otetaan käyttöön ruksittamalla Laskutusportaali-vaihtoehto ja syöttämällä käyttäjälle näytettävä ohjeteksti. Lisäksi on määriteltävä ne kierrot, jotka käyttäjä voi valita laskua lähettäessään.
Kun laskutusportaali on aktivoitu ja sille on määritelty vähintään yksi kierto, on se heti käyttövalmis osoite-kohdasta löytyvästä osoitteesta.