Verkkolaskut

• 1: Verkkolaskutuksen käyttöönotto
• 2: Maventan verkkolasku
• 3: Verkkolaskujen paikallinen muodostaminen

1 - Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Edellytykset

Jotta voisit ottaa verkkolaskutuksen käyttöön, on organisaatiosi tiedot oltava syötettyinä ohjelman asetuksiin

• Perusvalinnat-sivulla organisaation nimi, Y-tunnus ja kotipaikka
• Yhteystiedot ja toiminimet -sivulle osoite ja sähköpostiosoite

Käyttöön ottaminen

Paina Ota verkkolaskutus käyttöön -painiketta

Verkkolaskutilin valitseminen

Uusi verkkolaskutili (vain Kitsaan pilvessä)

Verkkolaskutuksen käyttöön ottaminen onnistuu Kitsaan avulla. Kitsas Oy veloittaa lähtetetyistä ja vastaanotetuista verkkolaskuista hinnastonsa mukaisesti.

Olemassa oleva Maventan verkkolaskutili

Tarvitset käyttöön ottamiseen Maventan tunnuksia, katso ohjeet Maventan verkkolaskutuksen käyttämisesta

Verkkolaskujen muodostaminen tiedostoon

Lähetettävät verkkolaskut muodostetaan tiedostoon, ja saapuvat tuodaan yksitellen tositteiksi. Voit käyttää minkä tahansa verkkolaskuoperaattorin kanssa, katso ohjeet verkkolaskujen paikallisesta muodostamisesta

Yhteystietojen tarkastaminen

Tarkasta yhteystietosi. Jos ne ovat puutteelliset, paina Peru, käy syöttämässä oikeat yhteystiedot ohjelman asetuksiin, ja aloita käyttöön ottamisen sen jälkeen uudestaan.

Allekirjoitusosoite

Verkkolaskujen käyttöön ottamisen edellyttää sähköistä allekirjoitusta vahvalla tunnistautumisella. Allekirjoittajalla on oltava organisaation nimenkirjoitusoikeus.

Allekirjoittajalle lähetetään pyyntö allekirjoittaa vahvistus Visma Sign -palvelussa.

Viimeistely

Valitse vielä lopuksi, haluatko sähköposti-ilmoitukset saapuneista laskuista sekä mahdollisista laskujen lähetyksessä sattuneista virheellisyyksistä. Jos olet määritellyt Saapuneiden verkkolaskujen kiertoon sähköposti-ilmoituksia, lähettää Kitsas ne joka tapauksessa tästä valinnasta riippumatta.

Postitettavien laskujen tulostuspalvelussa huolehtii verkkolaskuoperaattori niiden laskujen tulostamisesta ja postittamisesta, joiden toimitustavaksi valitaan Postitus. Palvelusta veloitetaan hinnaston mukaiset maksut.

Allekirjoitus ja rekisteröinti

Kun vahvistus on allekirjoitettu, saattaa vielä kestää muutaman arkipäivän, että verkkolaskuosoite on rekisteröitynyt pankkkiverkkoon ja pääset otaamaan vastaan verkkolaskuja. Näet rekisteröitymisen tilan verkkolaskuasetusten sivulta.

Kun rekisteröityminen on valmis ja laskut saapuvat Kitsaaseen, näkyy sivulla vihreä merkki ja tieto käytössä olevista palveluista.

2 - Maventan verkkolasku

Kitsaassa on integroitu yhteys Maventan verkkolaskutukseen. Kun Maventan verkkolaskutus on valittuna, pääset muuttamaan Asetukset-painikkeella verkkolaskutuksen valintoja.

Avaimet ja laskutus

API-avain ja Yrityksen UUID löytyvät Maventan asetuksista. Jos olet ottanut verkkolaskutuksen käyttöön Kitsaan kautta, on nämä avaimet haettu automaattisesti eikä niitä voi muuttaa. Voit tarvita avaimia, jos otat myöhemmin verkkolaskutuksen käyttöön jossain toisessa sovelluksessa.

Sekä lähetetyistä että vastaanotetuista verkkolaskuista veloitetaan kappalemäärän mukaisesti. Jos olet syöttänyt avaimet itse ohjelmistoon, noudatetaan oletuksena Maventan hinnastoa ja Maventa myös lähettää suoraan laskut verkkolaskupalvelun käyttämisestä.

Nouda saapuneet verkkolaskut automaattisesti noutaa pilveen tallennetuissa kirjanpidoissa verkkolaskut välittömästi niiden saapuessa. Paikallisessa kirjanpidossa laskut noudetaan, kun kirjanpito on avattu.

Jos haluat lopettaa verkkolaskujen vastaanoton Kitsaaseen, poista tämä valinta.

Sähköposti-ilmoitukset

Valitse, haluatko sähköposti-ilmoitukset saapuneista laskuista sekä mahdollisista laskujen lähetyksessä sattuneista virheellisyyksistä. Jos olet määritellyt Saapuneiden verkkolaskujen kiertoon sähköposti-ilmoituksia, lähettää Kitsas ne joka tapauksessa tästä valinnasta riippumatta.

Paperilaskujen postitus

Postitettavien laskujen tulostuspalvelussa huolehtii verkkolaskuoperaattori niiden laskujen tulostamisesta ja postittamisesta, joiden toimitustavaksi valitaan Postitus. Palvelusta veloitetaan hinnaston mukaiset maksut.

Toiminto on käytössä vain, jos sekä Tulostus- ja postituspalvelu käytössä että Toimita postitettavaksi valitut laskut postituspalvelua käyttäen ovat valittuina. Voit valita kirjeiden postitusluokan sekä värillisyyden.

Jos Liitä oma laskunkuva ei ole valittuna, postitetaan laskut Maventan laskupohjalla. Kun käytät omaa, Kitsaan muodostamaa laskun kuvaa, lisätään osoitteen tulostamista varten ylimääräinen, lisämaksullinen sivu.

Verkkolaskujen lähettäminen

Kun laskutuksessa lähetät verkkolaskun, lähetetään se välittömästi Maventan kautta eteenpäin.

Pilveen tallennetuissa kirjanpidoissa näet laskuluettelossa kuvakkeen muuttumisesta myös sen, kun Maventa on toimittanut laskun onnistuneesti tai kun laskun toimittaminen on epäonnistunut.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Verkkolaskujen noutaminen otetaan käyttöön Nouda saapuneet laskut-valinnalla.

Pilveen tallennetussa kirjanpidossa saapuneet verkkolaskut noudetaan automaattisesti laskujen kiertoon. Saapuneet laskut näkyvät aina Kierto-sivun “Kaikki”-välilehdellä. “Työlista”-välilehdellä ne näkyvät niillä käyttäjillä, jotka on kierron asetuksista lisätty kiertoon “Saapuneet verkkolaskut” vaiheeseen “saapunut”.

Kitsaassa ei toistaiseksi ole suoraa pankkiyhteyttä, vaan sinun on huolehdittava saapuneiden laskujen maksusta esimerkiksi verkkopankkia käyttäen.

Omalle koneelle tallennetuissa kirjanpidoissa saapuneet laskut haetaan ohjelman käynnistyessä. Voit hakea laskut myös verkkolaskuasetusten Nouda nyt-painikkeella. Laskut löytyvät Selaa-sivun Saapuneet-välilehdeltä. Noudetut laskut eivät näy kirjanpidossa ennen kuin ne tallennetaan Valmis-painikkeella

3 - Verkkolaskujen paikallinen muodostaminen

Kun laskutuksessa lähetät verkkolaskun, muodostaa Kitsas verkkolaskusta xml-tiedoston ja tallentaa sen valitsemaasi hakemistoon. Sinun on itse huolehdittava tiedoston lataamisesta verkkolaskuoperaattorillesi.

Saapuneet verkkolaskut lisäät kirjanpitoon samoin kuin muutkin tositteet raahaamalla ne uuden tositteen näkymään.