Tämä on monisivuinen tulostettava näkymä. Napsauta tästä tulostaaksesi.

Palaa tavalliseen näkymään.

Laskujen kierto

Laskujen kierrossa laskut voidaan tarkastaa, hyväksyä ja viedä kirjanpitoon. Laskuja voidaan ottaa vastaan verkkolaskuina ja laskutusportaalin kautta.

1 - Tehtävät laskujen kierrossa

Kierrossa laskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä, ja lopuksi hyväksytyt laskut tallennetaan kirjanpitoon.
Ominaisuus on käytettävissä vain, kun kirjanpito tallennetaan Kitsaan pilveen

Kierto antaa mahdollisuuden määritellä polun, jossa saapunut lasku tarkastetaan ja hyväksytään ennen kuin se tulee osaksi kirjanpitoa. Kiertoa käytetään myös, kun kirjanpitoon lisätään laskuja laskutusportaalista tai verkkolaskujen automaattisella noudolla.

Kitsaassa on mahdollista määritellä, että kierron siirtyessä seuraavaan vaiheeseen lähetetään kierrossa seuraavana olevalle henkilölle sähköposti-ilmoitus.

Roolit

Toiminto ei edellytä kaikkia kaaviossa olevia rooleja eikä jokaisen vaiheen suorittamista erikseen.

RooliTehtäväTarvittava oikeus
VastaanottajaTallentaa laskun järjestelmään ja valitsee noudatettavan kierron. Laskutusportaalista ja verkkolaskutuksesta saapuvat laskut vastaanotetaan automaattisesti Saapunut -tilaanLaskun lisääminen kiertoon
TarkastajaTarkastaa laskun (esim. jaoston vastaava tai hankinnan tehnyt)Laskun tarkastaminen
HyväksyjäHyväksyy laskun (esim. puheenjohtaja)Laskun hyväksyminen
KirjanpitäjäTarkastaa, että lasku on oikein kirjattu ja siirtää sen kirjanpitoon. Tässä vaiheessa huolehtii yleensä myös laskun maksamisesta.Tositteen tallentaminen ja muokkaaminen

2 - Laskujen lisääminen kiertoon

Lasku voidaan lisätä kiertoon Uusi tosite -toiminnolla. Lisäksi laskuja voidaan lisätä kiertoon Laskutusportaalilla, WebKitsaalla sekä verkkolaskujen saapuessa.
Ominaisuus on käytettävissä vain, kun kirjanpito tallennetaan Kitsaan pilveen

Kitsas-ohjelmassa

Jos sinulla on oikeus lisätä lasku kiertoon, voit laskun tallentamisen sijaan siirtyä Kierto-välilehdelle, valita kierron ja painaa Aloita kierto.

Laskutusportaalilla

Laskutusportaalilla tallennetut laskut lisätään kiertoon.

WebKitsaalla

WebKitsaalla laskuja voidaan lisätä kiertoon valitsemalla Lisää kiertoon -valintalistasta kierto, johon lasku lisätään ja painamalla Tallenna kiertoon.

Verkkolaskut

Kun pilvikirjanpidossa on otettu käyttöön Maventa-verkkolaskujen automaattinen noutaminen, lisätään saapuvat verkkolaskut omaan kiertoonsa.

3 - Kierrossa olevien laskujen käsittely

Lasku valitaan Kierto-välilehdeltä, jonka jälkeen se voidaan tarkastaa, hyväksyä tai hylätä.
Ominaisuus on käytettävissä vain, kun kirjanpito tallennetaan Kitsaan pilveen

Kierto-sivulla näet kierrossa olevat laskut. Työlistalla näytetään sinun käsiteltävänäsi olevat laskut. Jos sinulle on oikeus kaikkien kierrossa olevien laskujen selaamiseen, näet ne Kaikki-välilehdellä.

Valitse käsiteltävä lasku ja pääset tositenäkymään.

Kierto-välilehdellä ovat kiertoon liittyvät valinnat, jotka riippuvat oikeuksistasi. Tämä käyttäjä voisi

  • Siirtää laskun toiseen kiertoon vaihtamalla kiertoa ja painamalla Siirrä-nappia
  • Tarkastaa tai Hyväksyä laskun
  • Hylätä laskun (ei ole merkitystä, kumman vaiheen hylkäyspainiketta painaa)
  • Tallentaa laskun kirjanpitoon Valmis-napilla

Viimeistään laskun tallentajan (kirjanpitäjän rooli) pitäisi myös tarkistaa muilta välilehdiltä, että laskun tiedot ovat oikein.

4 - Laskutusportaali

Kun laskutusportaali on otettu käyttöön, voi kuka tahansa toimittaa laskutusportaalin kautta laskuja, jotka siirtyvät automaattisesti kiertoon.
Ominaisuus on käytettävissä vain, kun kirjanpito tallennetaan Kitsaan pilveen

Kitsaan kaikkiin pilvitilauksiin sisältyy laskutusportaali. Kun laskutusportaali on otettu käyttöön kirjanpidon asetuksista, pääsee kuka tahansa portaalin osoitteen tietävä toimittamaan laskutusportaalin kautta laskuja, jotka siirtyvät automaattisesti Kitsaan hyväksymiskiertoon.

Laskutusportaalin osoite löytyy Laskujen kierron määrityksistä.

Laskun toimittaminen laskutusportaalissa

1. Kirjautuminen

Laskutusportaali varmistaa käyttäjänsä sähköpostiosoitteen. Portaaliin voi joka kirjautua Googlen tunnuksilla, tai sitten portaalille ilmoitetaan sähköpostiosoite, johon lähetetään kirjautumiskoodi.

2. Kirjautumiskoodi

Googlen tunnuksilla kirjauduttaessa et tarvitse kirjautumiskoodia

3. Omat henkilötiedot

Henkilötietoja tarvitaan, jos teet yhdistykselle kululaskun. Järjestelmä tallentaa syöttämäsi tiedot tulevia laskuja varten.

4. Tositteen lataaminen

Raahaa jpg- tai pdf-muodossa oleva tosite lisäyskuvakkeen päälle. Järjestelmä tutkii lisäämääsi kuvatiedostoa, ja pyrkii poimimaan siitä päivämäärän sekä eurosumman valmiiksi.

Jos lisäät samalle laskulle useamman tositteen, paina Valitse lisättävä tiedosto -nappia

5. Täydennä tositteen tiedot

Täydennä laskun tiedot. Kirjanpidossa voi olla käytössä useampia laskun lajeja, joille on määritelty omat kiertosääntönsä (esimerkiksi jokaisella jaostolle oma valintansa).

6. Tallenna

Tarkista vielä laskun tiedot ja vahvista laskun lähettäminen.