Laskutus

• 1: Uuden laskun luominen
• 1.1: Yksityiskohtaiset ohjeet uuden laskun luomiseen
• 1.2: Ennakkolasku
• 1.3: Ryhmälasku
• 2: Laskun merkitseminen maksetuksi
• 3: Myyntilaskujen luettelo
• 3.1: Hyvityslasku
• 3.2: Maksumuistutus
• 3.3: Erilaiset myyntilaskut ja niiden kuvakkeet
• 4: Ostolaskujen luettelo
• 5: Asiakas- ja toimittajarekisterit
• 5.1: Asiakkaan/toimittajan tietojen muokkaaminen
• 5.2: Ryhmät
• 5.3: Asiakkaiden/toimittajien tuominen ja vieminen
• 5.4: Rekisteriselosteen malli
• 6: Tuoterekisteri
• 7: Vakioviitteet
• 8: Huoneistot
• 8.1: Huoneiston tietojen muokkaaminen
• 8.2: Vastikkeiden tai vuokrien laskutus

1 - Uuden laskun luominen

Aloita uuden laskun luominen painamalla myyntilaskujen näkymässä Uusi lasku-painiketta.

• Tallenna luonnoksena tallentaa laskun keskeneräisenä. Voit palata muokkaamaan sitä myyntilaskujen näkymän Luonnokset-välilehdeltä.
• Tallenna valmiina tallentaa laskun myyntilaskujen näkymän Lähtevät-välilehdelle. Laskua ei vielä lähetetä eikä viedä kirjanpitoon.
• Näytä näyttää laskun esikatselun. Huomaa, että uudella laskulla ei ole laskunumeroa eikä viitenumeroa.
• Tallenna ja tulosta tulostaa laskun ja tallentaa sen kirjanpitoon. Toimitustavasta riippuen tässä voi myös lukea Tallenna ja lähetä tms.

1.1 - Yksityiskohtaiset ohjeet uuden laskun luomiseen

Asiakkaan tiedot

• Voit valita asiakkaan, joka on jo asiakasrekisterissä
• Asiakkaan nimen oikealla puolella olevalla painikkeella voit lisätä uuden asiakkaan asiakasrekisteriin
• Voit myös kirjoittaa yksittäisen laskun ilman, että asiakasta lisätään asiakasluetteloon, kirjoittamalla asiakkaan nimen ja osoitteen.

Laskun tyyppi

Lasku

Tavallinen lasku, joka kirjataan kirjanpitoon laskun päivämäärällä

Käteinen

Kuitti käteismyynnistä, joka kirjataan suoraan käteiskassaan

Korttimaksu

Kuitti korttimaksusta, joka kirjataan korttisaatavien tilille.

Ennakkolasku

Lasku ennakkosuorituksesta, jolloin arvonlisävero suoritetaan kun lasku maksetaan.

Suoriteperusteinen lasku

Lasku kirjantaan kirjanpitoon toimituspäivämäärällä

Kuukausittainen lasku

Lasku toistuu samansisältöisenä kuukaudesta toiseen, tavallisesti vastike tai vuokra

Laskun toimitustapa

Tulosta lasku

Lasku tulostetaan

Postita lasku

Jos postituspalvelu on otettu käyttöön, toimitetaan lasku postituspalveluun, muuten lasku tulostetaan.

Lähetä sähköpostilla

Lasku lähetetään sähköpostin liitetiedostona. Saate-välilehdelle voit kirjoittaa sähköpostiviestin sisällön ja valita, lisätäänkö viestiin maksutiedot (summa, viitenumero, pankkitili, eräpäivä ja virtuaaliviivakoodi)

Verkkolasku

Lasku toimitetaan verkkolaskuna

Tallenna pdf-tiedostoon

Lasku tallenetaan pdf-tiedostona, jonka voi esimerkiksi lähettää erillisellä sähköpostiohjelmalla

Ei tulosteta

Lasku tallennetaan kirjanpitoon ilman että sitä tulostetaan.

Valvonta

Yksittäinen lasku

Tavallinen lasku, jonka maksamista valvotaan viitenumerolla

Asiakas

Asiakaskohtainen viite. Ohjelma seuraa asiakaskohtaisten laskujen saldoja siten, että maksu kohdistuu aina asiakkaan vanhimpaan maksuun. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain pilvikirjanpidossa ja näytetään, kun laskulle on valittu asikasrekisterissä oleva asiakas.

Huoneisto

Huoneistokohtainen viite. Ohjelma seuraa huoneistokohtaisten laskujen saldon siten, että maksu kohdistuu aina vanhimpaan maksuun. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain pilvikirjanpidossa ja näytetään, kun huoneistoja on määritelty.

Vakioviite

Ohjelma tiliöi vakioviittellä tulevat suoritukset erikseen määritellylle tilille. Maksun suorittamista ei valvota.

Valvomaton

Laskua ei kirjata myyntisaataviin eikä sen maksamista valvota. Voi käyttää sellaisten laskujen tulostamiseen, jotka kirjataan vasta maksuperusteisesti.

Arvonlisäveron merkitseminen

Verottomat rivit

Rivien summat ilmoitetaan verottomina, ja vero lisätään vasta kokonaissummaan. Yleinen laskentatapa yritysten välisessä laskutuksessa.

Verolliset rivit

Rivien summat ilmoitetaan verollisina. Yleinen tapa laskutettaessa yksityishenkilöitä ja yhdistyksiä, jotka eivät vähennä arvonlisäveroa

Pitkät rivit

Jokaiselle riville merkitään sekä veroton että verollinen rivisumma.

Aputoiminimi

Jos asetuksissa on määritelty aputoiminimiä, voit valita tästä laskulle tulostuvan toiminimen (päätoiminimi tai jokin aputoiminimistä)

Toimituspäivämäärä tai laskutusjakso

Toimituspäivämäärä

Täytä ainoastaan vasemmanpuoleinen päivämäärä

Laskutusjakso

Täytä molemmat päivämäärät (esimerkiksi tilauksen tai vuokran laskutusjakso)

Otsikko

Otsikko tulostetaan laskulle, ja se toimii myös tositteen otsikkona kirjanpidossa.

Banneri

Jos bannereita eli laskulle tulostuvia leveitä markkinointikuvia on käytettävissä, pääset valitsemaan valintalistasta laskulle tulostettavan bannerin.

Laskun rivit

Tuoterekisterissä olevan tuotteen voit lisätä napsauttamalla listalla olevaa tuotetta. Voit myös kirjoittaa suoraan ruudukkoon nimikkeen ja muut rivin tiedot.

Tuotteelle voi syöttää joko yksittäishinnan tai koko rivin yhteishinnan.

Rivin lisätiedot-painikkeella pääset syöttämään riville myös sellaisia tietoja, joita ei näytetä ruudukossa.

Laskun lisätiedot

Lisätiedot-välilehdelle voit syöttää laskulle tulostuvia lisätietoja.

Laskun toistuminen

Lasku, jolla on toimitusjakso, voidaan määritellä toistumaan. Tällöin laskutuskauden päättyessä ohjelma luo automaattisesti uuden laskun. Nämä automaattisesti luodut laskut tulevat myyntilaskunäkymän Lähtevät-välilehdelle. Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Kitsaan pilveen tallennetuissa kirjanpidoissa.

• Laskutusjakso määritellee automaattisesti luotavan uuden laskun jakson pituuden
• Laskutus-valinta määrittelee, kuinka monta päivää ennen tai jälkeen laskutusjakson päättymisen seuraavan laskutusjakson lasku luodaan.
• päättyy-päivämäärän jälkeen ei luoda enää uusi laskuja
• Laskuta hinnaston mukaan valinnalla tuoterekisterissä oleville tuotteille merkitään automaattisesti luotavalle laskulle luontihetkellä tuoterekisterissä oleva hinta.

Saateviesti

Kun lasku lähetetään sähköpostilla, sähköpostiviestin otsikko ja teksti. Pdf-muotoinen lasku lähetetään sähköpostiviestin liitteenä.

Liitteet

Voit lisätä liitetiedostoja, jotka lähetetään sähköposti- ja verkolaskuissa liitetiedostoina. Verkkolaskun liitetiedostojen on oltava pdf-muodossa.

1.2 - Ennakkolasku

Ennakkolasku kirjataan Saadut ennakot-tilille. Arvonlisävero puolestaan kirjataan kun laskusta maksetaan ja myös ilmoitetaan sillä alv-kaudella, millä lasku on maksettu.

Ennakkolaskun laatiminen

Uudella laskulla valitse ensin rekisterissä oleva asiakas (tai lisää asiakasrekisteriin uusi asiakas), ja valitse laskun tyypiksi Ennakkolasku.

Ennakkolaskulla laskutettuja tuotteita ei lasketa mukaan myyntiraportteihin, koska tuotteita ei ole toimitettu asiakkaalle.

Ennakon hyvittäminen

Tuotteen toimittamisen yhteydessä laaditaan asiakkaalle varsinainen lasku tuotteineen. Kun asiakkaalla on laskutettuja ennakkoja, on ikkunan alalaidassa Hyvitä ennakko-painike. Painikkeesta pääset valitsemaan ennakkolaskun, jota tällä laskulla hyvitetään.

Hyvitetty ennakkolasku näkyy varsinaisesta laskusta vähennettävänä rivinä. Lisää laskulle kaikki tuotteet, jotka asiakkaalle on toimitettu.

1.3 - Ryhmälasku

Ryhmälaskun laatiminen aloitetaan myyntilaskujen näkymän Ryhmälasku-painikkeella.

Täytä Rivit-välilehdelle laskutettavien tuotteiden tiedot ja Lisätiedot-välilehdelle laskulle tulostuvat lisätiedot.

Valitse laskun saajat Laskutettavat-välilehdeltä. Voit lisätä rekisterissä olevan asiakkaan napsauttamalla listalta nimeä. Voit myös lisätä uuden asiakkaan. Valitsemalla rekisterissä olevan ryhmän ja Lisää kaikki saat luotua laskun kerralla koko ryhmälle.

Näytöllä olevasta luettelosta voit vaihtaa yksittäisen laskun saajan kielen ja laskun lähetystavan.

Lähetystapa-painikkeella voit vaihtaa kaikkien laskujen lähetystavan - jos esimerkiksi haluat tulostaa laskut niillekin vastaanottajille, joiden laskutustapana on tavallisesti sähköpostilasku.

Kun painat Tallenna valmiina, luo ohjelma jokaiselle laskun saajalle erillisen laskun. Valitsemalla laskun Lähetettävät-välilehdeltä voit vielä muokata yksittäisiä laskuja ennen niiden lähettämistä.

2 - Laskun merkitseminen maksetuksi

Tiliotteella

Useimmiten tiliote on se tosite, joka todentaa maksun suorittamisen. Suositeltavin tapa merkitä lasku maksetuksi on tehdä se tiliotetta kirjattaessa.

Valitse Uusi tosite ja tositetyypiksi Tiliote. Jos sinulla on tiliote sähköisessä muodossa, raahaa se sähköiseksi tositteeksi. Tällöin Kitsas tunnistaa yleensä useimmat laskut ja merkitsee ne maksetuiksi.

Käsin kirjattaessa merkitse tiliotteen päivämäärä ja aikaväli. Paina .

Kirjataksesi saapuvia maksuja valitse Tilille / Saapuva maksu ja maksamillesi laskuille Tililtä / Maksettu lasku.

Valitse luettelolta maksettu lasku ja merkitse päivämäärä, jona lasku on tiliotteen mukaan maksettu. Paina . Kirjaa samalle tositteelle kaikki samalla tiliotteella näkyvät maksut.

Tallenna lopuksi tiliote sulkemalla Kirjaa tiliotteelle-ikkuna ja painamalla kirjausnäkymässä .

Siirto-tositteella

Yksittäisen laskun voi merkitä maksetuksi Siirto-tositteella. Valitse Uusi tosite ja tositetyypiksi Siirto.

Paina -painiketta.

Poimi maksettu lasku luettelosta, merkitse päivämääräksi maksupäivä ja paina .

Tallenna tosite painamalla .

3 - Myyntilaskujen luettelo

• Luonnokset-välilehdeltä löydät laskut, joiden laatiminen on vielä kesken
• Lähetettävät-välilehdellä on laskut, jotka ovat valmiina lähetettäviksi. Ne on vielä lähetettävä valitsemalla lähetettävät laskut ja painamalla Lähetä.
• Kirjanpidossa-välilehdellä ovat kaikki laskut, jotka on viety kirjanpitoon. Kitsaassa myyntilasku saa laskunumeron ja viedään kirjanpitoon vasta, kun se on lähetetty asiakkaalle.
• Avoimet-välilehdellä ovat maksamattomat laskut sekä laskut, joilla on ylisuorituksia
• Erääntyneet-välilehdellä ovat laskut, joiden eräpäivä on jo mennyt. Tällaiselle laskulle voi laatia maksumuistuksen.

3.1 - Hyvityslasku

Aloita hyvityslaskun laatiminen valitsemalla hyvitettävä lasku myyntilaskujen näkymässä ja painamalla -painiketta.

Ohjelma luo oletuksena laskun, jolla alkuperäinen lasku hyvitetään kokonaisuudessaan. Jos laskusta hyvitetään vain osa, muokkaa laskun rivejä hyvityksen mukaisesti. Voit myös lisätä lisätietoihin selvityksen hyvityksestä.

Asiakas kirjaa hyvityslaskun omaan kirjanpitoonsa ja maksaa määrän, josta hyvitys on vähennetty.

Hyvityslaskun malli

3.2 - Maksumuistutus

Erääntyneet välilehdellä näet maksamattomat laskut, joiden eräpäivä on jo mennyt.

Jos eräpäivän vieressä on punainen kirjekuori, on laskusta jo muodostettu maksumuistutus.

Valitse yksi tai useampi lasku, joille haluat muodostaa maksumuistutuksen, ja paina -nappia.

Valitse maksumuistusten eräpäivä sekä maksumuistuksesta lisättävä muistutusmaksu ja mahdollisesti perittävä viivästyskorko.

Muodostetut maksumuistukset löytyvät Lähetettävät-välilehdeltä, ja voit muokata niitä vielä yksitellen ennen lähettämistä. Muista lähettää maksumuistukset!

Maksumuistuksen muokkaaminen ennen lähettämistä

Valitse maksumuistutus Lähetettävät-välilehdeltä ja paina Muokkaa.

Toisen maksumuistuksen lähettäminen

Voit lähettää toisen maksumuistuksen valitsemalla aiemman maksumuistuksen ja painamalla -nappia.

Maksumuistuksen malli

3.3 - Erilaiset myyntilaskut ja niiden kuvakkeet

Kitsaalla laaditut laskut

Tunnus	Nimi	Selitys
	Laskuperusteinen lasku	Tavallinen lasku. Kirjataan kirjanpidossa laskun päivämäärälle
	Suoriteperusteinen lasku	Kirjataan toimituspäivälle
	Ennakkolasku	Myyntiä laskutetaan etukäteen.
	Käteislasku	Maksu on suoritettu käteisellä
	Hyvityslasku	Hyvitetään jo annettua laskua
	Maksumuistutus	Punainen kuori eräpäivän vieressä tarkoittaa, että laskusta on laadittu maksumuistutus.
	Asiakaskohtainen lasku	Laskun maksamista valvotaan asiakaskohtaisella viitteellä niin, että maksun suoritus kohdistuu aina vanhimpaan avoimeen laskuun
	Huoneisto lasku	Laskun maksamista valvotaan huoneistokohtaisella viitteellä niin, että maksun suoritus kohdistuu aina vanhimpaan avoimeen laskuun
	Vakioviite	Saapuvat laskut kirjataan määrätylle tilille. Laskun maksamista ei valvota
	Valvomaton lasku	Lasku on laadittu Kitsaalla, mutta laskua ei ole kirjattu myyntisaamisiin eikä Kitsas valvo laskun maksamista

Muut tulot

Myyntireskontrassa näytetään myös muut Kitsaalla kirjatut tulot, ellei -painikkeella erikseen valita, että ohjelma näyttää vain Kitsaalla laaditut laskut.

Tunnus	Nimi	Selitys
	Tulotosite	Tulotositteella kirjattu tulo, esimerkiksi muulla ohjelmalla tehty lasku
	Tiliote	Tiliotteelta kirjattu tulo

4 - Ostolaskujen luettelo

• Kaikki-välilehdellä ovat kaikki ostolaskut
• Avoimet-välilehdellä ovat ostolaskut, joita ei ole maksettu
• Erääntyneet-välilehdellä ovat maksamattomat ostolaskut, joiden eräpäivä on jo mennyt.

Ostolaskuja ohjelmaan lisätään kirjaamalla tositteita tositetyypillä Meno.

5 - Asiakas- ja toimittajarekisterit

• Rekisteri-välilehdellä voit hallinnoida kaikkien asiakas- ja toimittajarekisterissä olevien tietoja sekä muokata ryhmiä.
• Asiakkaat-välilehdeltä näet kaikki asiakkaat, jotka on merkitty myyntilaskuihin, sekä heidän laskujensa tilanteen.
• Toimittajat-välilehdellä näet kaikki toimittajat, jotka on merkitty ostolaskuihin, sekä heidän laskujensa tilanteen.

Asiakkaan/Toimittajan valitseminen

Ohjelman eri näkymissä voit valita asiakkaan tai toimittajan

• valitsemalla olemassa olevan asiakkaan/toimittajan valintalistasta
• aloittamalla kirjoittamaan nimeä
• luomalla uuden asiakkaan/toimittajan kentän vieressä olevalla +-painikkeella
• luomalla uuden asiakkaan/toimittajan kirjoittamalla nimen
• kirjoittamalla asiakkaan/toimittajan Y-tunnuksen

Nimikentän vieressä olevalla painikkeella pääset muokkaamaan asiakkaan/toimittajan tietoja.

5.1 - Asiakkaan/toimittajan tietojen muokkaaminen

Y-tunnus

Kun syötät Y-tunnuksen, hakee Kitsas automaattisesti osakeyhtiöille tiedot Yritystietojärjestelmästä. Muiden EU-maiden osalta syötetään arvonlisäverotunnus. Käänteinen arvonlisävero edellyttää, että yritykselle on syötetty Y-tunnus tai ALV-tunnus.

Kieli ja laskutustapa

Kitsas käyttää määrittelemääsi kieltä ja laskutustapaa oletuksina uusille laskuille.

Maksuaika

Voit määritellä asiakaskohtaisesti maksuajan uusille laskuille

Ryhmät

Voit määritellä ryhmien jäsenyyksiä ja lähettää niiden perusteella ryhmälaskuja

Verkkolasku

Kitsas tukee ainoastaa yhteisöjen Finvoice-verkkolaskuja. Yritykselle pitää olla syötettynä ensin Y-tunnus.

Pankkitilit

Kitsas käyttää pankkitilitietoja lähtevien maksusuoritusten kohdistamiseen

Lisätiedot

Lisätietoihin voit tallentaa vapaamuotoisia muistiinpanoja

5.2 - Ryhmät

Ryhmien muokkaaminen

Rekisteri välilehdellä voit

• luoda uusia ryhmiä painamalla ylempää Uusi-painiketta
• muuttaa ryhmän nimeä ylemmällä Muokkaa-painikkeella
• poistaa ryhmän ylemmällä Poista-painikkeella

Kun valitset luettelosta ryhmän, näytetään alemmassa luettossa vain tämän ryhmän jäsenet. Tällöin voit valita ryhmän jäsenet alemmasta luettelosta ja alemmalla Tulosta-painkkeella tulostaa jäsenluettelon tai Vie-painikkeella viedä tiedostoon mm. ryhmän osoitetiedot.

Ryhmien jäsenyys

Muokkaamalla yksittäisen asiakkaan tietoja voit Ryhmät-välilehdeltä määritellä ne ryhmät, joihin asiakas kuuluu.

5.3 - Asiakkaiden/toimittajien tuominen ja vieminen

Tietojen tuominen

Tuo-painikkeella voit tuoda rekisteriin tietoja csv-tiedostosta. Valittuasi tiedoston saat ikkunan, jossa määrittelet, mitä kenttiä tiedostosi sarakkeet vastaavat. Ryhmät-välilehdellä voit määrittää, mihin ryhmiin lisättävät henkilöt/yritykset lisätään ja Oletukset-välilehdellä oletuksen maalle, laskutuskielelle ja laskutustavalle.

Esimerkki csv-tiedostosta

Nimi,Lähiosoite,Postiosoite,Sähköposti
Olli Orava,Käpykuja 8,00330 Helsinki,testi-olli@kitsas.fi
Otso Karhu,Kontiokuja 6,54110 Karhula,testi.otso@kitsas.fi
Aapo Apina,Banaanipolku 9,88790 Viidakko,testi.aapo@kitsas.fi

Tietojen vieminen

Vie-painikkeella saat tallennettua listalla näkyvien asiakkaiden tiedot CSV-muodossa, jossa voit avata ne taulukkolaskentaohjelmassa.

5.4 - Rekisteriselosteen malli

Rekisterin pitäjä: Yritys Oy / Yhdistys ry, virallinen osoite, Y-tunnus

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi, sähköposti, puhelin

Rekisterin nimi: Yritys Oy / Yhdistys ry :n asiakas- ja toimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja toimittajatietojen hoitaminen. Rekisteri on osa kirjanpidon tietojärjestelmää, jossa tietoja käytetään myös lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseen sekä maksujen seuraamiseen ja rekisteröintiin.

Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää nimitiedon, tiedon yhteisön Y- tai ALV-tunnuksesta, yhteystiedot sekä laskutustiedot. (Yhdistys tallentaa laskutusta varten tiedon ryhmän jäsenyydestä / seuraavia tarkemmin yksilöityjä muita tietoja…)

Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot saadaan asiakkailta/toimittajilta itseltään ja heidän toimittamista asiakirjoista (esim. laskuista). Yritysten tietoja täydennetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sähköisen rajapinnan kautta.

Tietojan säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille / Asiakkaiden ja toimittajien perustietoja voidaan luovuttaa tavarantoimittajille / rahdin kuljettajille / … mikäli se on toimitusketjun kannalta tarkoituksenmukaista. Varsinaisen kirjanpitoaineiston osalta toimitaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle / Tietoja voidaan luovuttaa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sikäli kun se on toimitusketjun kannalta tarpeellista.

Rekisterin suojauksen periaatteet. Rekisteri on toteutettu Kitsas-kirjanpito-ohjelmistolla, jota käytetään Kitsas Oy:n pilvipalveluna suomalaiselta palvelimelta / yrityksen tietokoneelle asennettuna. Rekisteriin pääsy on rajattu ja käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Tarkastusoikeus. Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot pyytämällä niitä ylempänä mainitulta yhteyshenkilöltä.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Pyynnön virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamisesta voi välittää ylempänä mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet. Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä noudatetaan Kirjanpitolakia. Erityisesti saapuneet ja lähetetyt laskut säilytetään osana kirjanpitoa lain vaatimusten mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilöiden yhteystietojen poistamista rekisteristä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tiedot poistetaan pyynnön jälkeen. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.

6 - Tuoterekisteri

Tuoterekisterissä ylläpidetään perustietoja laskutettavista tuotteista. Voit kuitenkin lisätä laskuille myös tuotteita vapaalla nimikkeellä ilman, että niitä on lisätty tuoterekisteriin.

Tuoteluettelon voi viedä csv-tiedostoksi valitsemalla Tulosta ja sitten esikatseluikkunassa CSV > Tiedostoon.

7 - Vakioviitteet

Voit määritellä vakioviitteitä, joilla saapuvat maksut tiliöidään automaattisesti, kun ohjelmaan tuodaan tiliote csv- tai pdf-tiedostona.

Koska näistä maksuista ei laadita varsinaista laskua, soveltuu toiminto lähinnä yhdistyksille arvonlisäverottomien maksujen vastaan ottamiseen.

Yllä olevassa esimerkissä sählyleirille osallistuvia voidaan kehoittaa maksamaan leirimaksunsa viittellä 1025. Vaihtoehtoisesti ohjelmalla voidaan tulostaa lasku, jossa on tämä vakioviite. Maksujen valvonta hoidetaan maksajan nimen perusteella.

Jos yhdistyksellä on rahankeräyslupa, voidaan lahjoittajille ilmoittaa vakioviite ja toimintoa käyttää lahjoitustulojen tiliöintiin.

Vakioviitteen luominen

Uusi-painikkeesta voit luoda uuden vakioviitteen

Voit valita saapuvan maksun tilin, kohdennukset sekä selitteen (otsikko), joka lisätään tiliotetositteelle maksuja kirjattaessa.

Kun viite on luotu, näet uuden viitenumeron luettelonäkymästä. Voit myös muokata tiliöintitietoja sekä lopulta poistaa tarpeettoman vakioviitteen.

8 - Huoneistot

Kitsaalla on mahdollista kohdistaa vuokra tai vastike huoneistoon. Tällöin ohjelma merkitsee maksun saapuessa aina vanhimmat maksamattomat huoneistoon kohdistuvat laskut maksetuiksi.

Tässä näkymässä voit muokata huoneistoja, seurata huoneistoihin kohdistettuja maksuja sekä laskuttaa vuokria tai vastikkeita.

8.1 - Huoneiston tietojen muokkaaminen

Huoneistotunnus

Huoneistotunnus on laskuissa näkyvä huoneiston tunniste, esimerkiksi Huoneisto A8 tai osoite.

Asiakas

Asiakasrekisterissä oleva huoneistokohtaisten laskujen saaja. Jos huoneiston laskun osoitetaan useammalle henkilölle, muodosta heistä yksi asiakas asiasrekisteriin

Kuukausilaskutus

Valitse ne huoneistoon liittyvät maksut kuten vuokra, vastike tai vesimaksu. Maksuista on ensin muodostettava tuotteet tuoterekisteriin, jonka jälkeen lisätä tuotteet ja niiden lukumäärät.

Muistiinpanot

Voit tallentaa vapaamuotoisia muistiinpanoja

8.2 - Vastikkeiden tai vuokrien laskutus

Tuotteiden lisääminen

Lisää ensin vastike/vuokra, vesimaksu yms. laskutettavat maksut tuoterekisteriin.

Huoneistojen tiedot

Lisää ohjelmaan huoneistot ja huoneistoille asukkaat sekä kuukausittain laskutettavat maksut.

Laskujen muodostaminen

Valitse huoneistoluettelosta huoneistot, joita laskutat, ja paina Laskuta-painiketta.

Valitse Laskutusjakso sekä kuukausittainen eräpäivä ja täydennä laskulle tulostuvat tiedot. Kun valitset OK, laskut muodostetaan Myynnit / Lähtevät -välilehdelle. Voit vielä muokata yksittäisiä laskuja ennen kuin lähetät ne.

Laskujen lähettäminen

Valitse lähetettävät laskut Lähtevät-välilehdellä ja paina Lähetä.

Vastikelaskun malli