Asiakas- ja toimittajarekisterit
Asiakkaiden ja toimittajien tietojen ylläpitäminen sekä myyntilaskujen tarkasteleminen asiakkaiden ja ostolaskujen tarkasteleminen toimittajien mukaisesti
- Rekisteri-välilehdellä voit hallinnoida kaikkien asiakas- ja toimittajarekisterissä olevien tietoja sekä muokata ryhmiä.
- Asiakkaat-välilehdeltä näet kaikki asiakkaat, jotka on merkitty myyntilaskuihin, sekä heidän laskujensa tilanteen.
- Toimittajat-välilehdellä näet kaikki toimittajat, jotka on merkitty ostolaskuihin, sekä heidän laskujensa tilanteen.
Yhdistetty asiakas- ja toimittajarekisteri
Kun luot uuden asiakkaan, näkyvät hänen tietonsa ensin ainoastaan Rekisteri-välilehdellä. Asiakkaat-välilehdellä tiedot näkyvät vasta, kun asiakas on merkitty johonkin myyntilaskuun.
Voit luoda uuden asiakkaan tai toimittajan myös suoraan tositetta kirjatessasi tai uutta laskua luodessasi.
Asiakkaan/Toimittajan valitseminen
Ohjelman eri näkymissä voit valita asiakkaan tai toimittajan
- valitsemalla olemassa olevan asiakkaan/toimittajan valintalistasta
- aloittamalla kirjoittamaan nimeä
- luomalla uuden asiakkaan/toimittajan kentän vieressä olevalla +-painikkeella
- luomalla uuden asiakkaan/toimittajan kirjoittamalla nimen
- kirjoittamalla asiakkaan/toimittajan Y-tunnuksen
Nimikentän vieressä olevalla painikkeella pääset muokkaamaan asiakkaan/toimittajan tietoja.
1 - Asiakkaan/toimittajan tietojen muokkaaminen
Asiakkaille ja toimittajille voidaan määritellä mm. yhteystiedot, laskutustapa ja ryhmien jäsenyys
- Y-tunnus
- Kun syötät Y-tunnuksen, hakee Kitsas automaattisesti osakeyhtiöille tiedot Yritystietojärjestelmästä. Muiden EU-maiden osalta syötetään arvonlisäverotunnus. Käänteinen arvonlisävero edellyttää, että yritykselle on syötetty Y-tunnus tai ALV-tunnus.
- Kieli ja laskutustapa
- Kitsas käyttää määrittelemääsi kieltä ja laskutustapaa oletuksina uusille laskuille.
- Maksuaika
- Voit määritellä asiakaskohtaisesti maksuajan uusille laskuille
- Ryhmät
- Voit määritellä ryhmien jäsenyyksiä ja lähettää niiden perusteella ryhmälaskuja
- Verkkolasku
- Kitsas tukee ainoastaa yhteisöjen Finvoice-verkkolaskuja. Yritykselle pitää olla syötettynä ensin Y-tunnus.
- Pankkitilit
- Kitsas käyttää pankkitilitietoja lähtevien maksusuoritusten kohdistamiseen
- Lisätiedot
- Lisätietoihin voit tallentaa vapaamuotoisia muistiinpanoja
2 - Ryhmät
Voit muodostaa asiakkaista ryhmiä, joille voit lähettää ryhmälaskuja
Ryhmien muokkaaminen
Rekisteri välilehdellä voit
- luoda uusia ryhmiä painamalla ylempää Uusi-painiketta
- muuttaa ryhmän nimeä ylemmällä Muokkaa-painikkeella
- poistaa ryhmän ylemmällä Poista-painikkeella
Kun valitset luettelosta ryhmän, näytetään alemmassa luettossa vain tämän ryhmän jäsenet. Tällöin voit valita ryhmän jäsenet alemmasta luettelosta ja alemmalla Tulosta-painkkeella tulostaa jäsenluettelon tai Vie-painikkeella viedä tiedostoon mm. ryhmän osoitetiedot.
Ryhmien jäsenyys
Muokkaamalla yksittäisen asiakkaan tietoja voit Ryhmät-välilehdeltä määritellä ne ryhmät, joihin asiakas kuuluu.
3 - Asiakkaiden/toimittajien tuominen ja vieminen
Voit tuoda ohjelmaan asiakkaiden ja toimittajien tietoja CSV-tiedostoista sekä viedä ohjelmassa olevia tietoja CSV-tiedostoon.
Tietojen tuominen
Tuo-painikkeella voit tuoda rekisteriin tietoja csv-tiedostosta. Valittuasi tiedoston saat ikkunan, jossa määrittelet, mitä kenttiä tiedostosi sarakkeet vastaavat. Ryhmät-välilehdellä voit määrittää, mihin ryhmiin lisättävät henkilöt/yritykset lisätään ja Oletukset-välilehdellä oletuksen maalle, laskutuskielelle ja laskutustavalle.
Esimerkki csv-tiedostosta
Nimi,Lähiosoite,Postiosoite,Sähköposti
Olli Orava,Käpykuja 8,00330 Helsinki,testi-olli@kitsas.fi
Otso Karhu,Kontiokuja 6,54110 Karhula,testi.otso@kitsas.fi
Aapo Apina,Banaanipolku 9,88790 Viidakko,testi.aapo@kitsas.fi
Tietojen vieminen
Vie-painikkeella saat tallennettua listalla näkyvien asiakkaiden tiedot CSV-muodossa, jossa voit avata ne taulukkolaskentaohjelmassa.
4 - Rekisteriselosteen malli
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyille on kerrottava henkilötietojen käsittelystä. Henkilörekistereistä julkaistaan yleensä rekisteriselosteet esimerkiksi yrityksen kotisivuilla.
Rekisterin pitäjä: Yritys Oy / Yhdistys ry, virallinen osoite, Y-tunnus
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi, sähköposti, puhelin
Rekisterin nimi: Yritys Oy / Yhdistys ry :n asiakas- ja toimittajarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja toimittajatietojen hoitaminen. Rekisteri on osa kirjanpidon tietojärjestelmää, jossa tietoja käytetään myös lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseen sekä maksujen seuraamiseen ja rekisteröintiin.
Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää nimitiedon, tiedon yhteisön Y- tai ALV-tunnuksesta, yhteystiedot sekä laskutustiedot. (Yhdistys tallentaa laskutusta varten tiedon ryhmän jäsenyydestä / seuraavia tarkemmin yksilöityjä muita tietoja…)
Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot saadaan asiakkailta/toimittajilta itseltään ja heidän toimittamista asiakirjoista (esim. laskuista). Yritysten tietoja täydennetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sähköisen rajapinnan kautta.
Tietojan säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille / Asiakkaiden ja toimittajien perustietoja voidaan luovuttaa tavarantoimittajille / rahdin kuljettajille / … mikäli se on toimitusketjun kannalta tarkoituksenmukaista. Varsinaisen kirjanpitoaineiston osalta toimitaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle / Tietoja voidaan luovuttaa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sikäli kun se on toimitusketjun kannalta tarpeellista.
Rekisterin suojauksen periaatteet. Rekisteri on toteutettu Kitsas-kirjanpito-ohjelmistolla, jota käytetään Kitsas Oy:n pilvipalveluna suomalaiselta palvelimelta / yrityksen tietokoneelle asennettuna. Rekisteriin pääsy on rajattu ja käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Tarkastusoikeus. Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot pyytämällä niitä ylempänä mainitulta yhteyshenkilöltä.
Oikeus vaatia tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Pyynnön virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamisesta voi välittää ylempänä mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet. Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä noudatetaan Kirjanpitolakia. Erityisesti saapuneet ja lähetetyt laskut säilytetään osana kirjanpitoa lain vaatimusten mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilöiden yhteystietojen poistamista rekisteristä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tiedot poistetaan pyynnön jälkeen. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.