Rekisteriselosteen malli
Rekisterin pitäjä: Yritys Oy / Yhdistys ry, virallinen osoite, Y-tunnus
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi, sähköposti, puhelin
Rekisterin nimi: Yritys Oy / Yhdistys ry :n asiakas- ja toimittajarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja toimittajatietojen hoitaminen. Rekisteri on osa kirjanpidon tietojärjestelmää, jossa tietoja käytetään myös lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseen sekä maksujen seuraamiseen ja rekisteröintiin.
Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää nimitiedon, tiedon yhteisön Y- tai ALV-tunnuksesta, yhteystiedot sekä laskutustiedot. (Yhdistys tallentaa laskutusta varten tiedon ryhmän jäsenyydestä / seuraavia tarkemmin yksilöityjä muita tietoja…)
Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot saadaan asiakkailta/toimittajilta itseltään ja heidän toimittamista asiakirjoista (esim. laskuista). Yritysten tietoja täydennetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sähköisen rajapinnan kautta.
Tietojan säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille / Asiakkaiden ja toimittajien perustietoja voidaan luovuttaa tavarantoimittajille / rahdin kuljettajille / … mikäli se on toimitusketjun kannalta tarkoituksenmukaista. Varsinaisen kirjanpitoaineiston osalta toimitaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle / Tietoja voidaan luovuttaa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sikäli kun se on toimitusketjun kannalta tarpeellista.
Rekisterin suojauksen periaatteet. Rekisteri on toteutettu Kitsas-kirjanpito-ohjelmistolla, jota käytetään Kitsas Oy:n pilvipalveluna suomalaiselta palvelimelta / yrityksen tietokoneelle asennettuna. Rekisteriin pääsy on rajattu ja käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Tarkastusoikeus. Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot pyytämällä niitä ylempänä mainitulta yhteyshenkilöltä.
Oikeus vaatia tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Pyynnön virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamisesta voi välittää ylempänä mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet. Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä noudatetaan Kirjanpitolakia. Erityisesti saapuneet ja lähetetyt laskut säilytetään osana kirjanpitoa lain vaatimusten mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilöiden yhteystietojen poistamista rekisteristä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tiedot poistetaan pyynnön jälkeen. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.