Tilikausien määritykset ja tilinpäätöksen muodostaminen

• 1: Uuden tilikauden avaaminen
• 2: Tilikauden muokkaaminen
• 3: Tositteiden uudelleennumerointi
• 4: Kirjanpitoaineiston muodostaminen
• 5: Sähköinen kirjanpitoarkisto
• 6: Budjetti
• 7: Tilinpäätös
• 7.1: Poistot
• 7.2: Jaksotukset
• 7.3: Tuloveron kirjaaminen
• 7.4: Kirjanpidon lukitseminen
• 7.5: Liitetiedot ja tilinpäätöksen muodostaminen
• 7.6: Tilinpäätöksen tulostaminen ja vahvistaminen

1 - Uuden tilikauden avaaminen

Kitsas ilmoittaa aloitusnäytössä, kun tilikausi alkaa olla lopussa. Voidaksesi tehdä kirjauksia seuraavalle tilikaudelle, aloita Uusi tilikausi.

Tilikauden pituus on yleensä 12 kuukautta - poikkeuksellinen, enintään 18 kuukauden tilikausi on mahdollinen toimintaa aloitettaessa, lopetettaessa tai tilikautta muutettaessa.

2 - Tilikauden muokkaaminen

Muokkaa-painikkeella pääset muokkaamaan tilikausia.

Muokkaa-painikkeella pääset muokkaamaan tilikausia.

Voit tarvittaessa myös avata lukitun tilikauden. Toiminto on tarkoitettu käytettäväksi vain, jos tilinpäätöstä laadittaessa on vielä tarpeen palata tekemään kirjauksia. Kun tilikausi avataan, puretaan myös mahdollinen tilinpäätöksen vahvistaminen ja tilinpäätös on jälleen muokattavissa.

Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa myöskään sen jälkeen, kun 6 §:ssä tarkoitettu (kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävä) ilmoitus on tehty tai kirjanpitovelvollinen on julkistanut tai antanut ulkopuolisen käyttöön aineistosta laatimansa välitilinpäätöksen tai muun vastaavan asiakirjan. (Kirjanpitolaki 2. luku 7 § 2. mom.)

3 - Tositteiden uudelleennumerointi

Numeroi uudelleen -napista pääset numeroimaan haluamasi aikavälin tositteet uudelleen. Tositteet numeroidaan yhtenäisekseen numerosarjaan aikajärjestyksessä.

Tiliote kauden alussa numeroi tositteet niin, että tiliotteet sijoitetaan tiliotekauden ensimmäiseksi tositteeksi. Tiliotteen sijoittaminen kuukauden alkuun on tavanomaista maksuperusteisessa kirjanpidossa. Valinta on käytettävissä vain pilveen tallennetuilla kirjanpidoilla.

4 - Kirjanpitoaineiston muodostaminen

Kirjanpitoaineisto-toiminnolla voit koota raportteja ja tositteita yhteen pdf-tiedostoon. Näin esimerkiksi yhdistys voi helposti koota ja toimittaa toiminnantarkastajalle hänen tilinpäätöksen lisäksi tarvitsemansa kirjanpitoaineiston.

Yhteensopivuuden takia tositteet ovat aineistossa kuvamuodossa, joten aineistosta voi muodostua helposti kymmenien tai jopa satojen megatavujen suuruinen. Aineiston muodostaminen ei välttämättä onnistu tietokoneelta, jossa ei ole riittävästi keskusmuistia.

Suosittelemme kirjanpidon välittömään säilyttämiseen mieluummin sähköistä arkistoa, joka vie vähemmän tilaa ja jossa kirjausketju on paremmin seurattavissa.

Voit valita aineistoon sisällytettävät raportit sekä sen, millainen tililuettelo aineistoon sisällytetään.

Valinnalla Täydet tiliöinnit tulostetaan tositteille kaikki tiliöintitiedot silloin, kun tiliöintejä varten tarvitaan lisäsivuja.

Kaikkien tositteiden tiedot sisällyttää aineistoon niidenkin tositteiden tiedot, joilla ei ole sähköisiä liitteitä.

Suurempi kuvanlaatu tekee tiedostosta isokokoisemman. 150 dpi:n kuvanlaatu on yleensä riittävä tositteiden arkistoimiseen.

5 - Sähköinen kirjanpitoarkisto

Kitsas muodostaa kirjanpidosta html-muotoisen sähköisen arkiston. Arkisto muodostetaan ja siihen pääsee Kitupiikistä Tilikaudet-välilehden Arkisto-painikkeella.

Arkisto on hakemisto, johon kirjanpitoaineisto on tallennettu html-muodossa. Arkistoa voi lukea millä tahansa selaimella avaamalla hakemistosta index.html-tiedoston. Arkisto on suunniteltu niin, että kirjanpidon aineisto on tarkasteltavissa kirjausketju säilyttäen sellaisessa muodossa, joka oletetaan olevan yleisesti käytettävillä ohjelmilla avattavissa vielä vuosikymmenten kuluttua, myös ilman Kitsas-ohjelmaa.

Sähköistä arkistoa voit käyttää myös kirjanpitoaineiston siirtämiseen esimerkiksi tilintarkastajille.

Arkisto sisältää kirjanpidon (pääkirja, päiväkirja, tositeluettelo sekä tililuettelo tositteineen), taseen ja tuloslaskelman, tase-erittelyn sekä mahdollisesti myös muita tilikarttakohtaisia raportteja.

Tilinumerot ovat linkkejä, joista pääsee tilin pääkirjanäkymään. Tositteiden numerot ovat puolestaan linkkejä tositteisiin.

Arkiston vieminen

Tilikausittaiset arkistot voit viedä Tilikaudet-välilehden Vie arkisto-painikkeella.

Vie hakemistoon kopioi koko arkiston valitsemaasi hakemistoon. Arkistoon pääset avaamalla hakemistoon kopioidun index.html-tiedoston selaimellasi. Huomaa, että arkistohakemistossa voi olla todella paljon tiedostoja, joten sitä varten kannattaa ehkä luoda uusi hakemistonsa.

Tällä toiminnolla voit siirtää yhden vuoden arkiston esim. suoraan USB-muistitikulle.

Vie zip-tiedostona tallentaa koko arkiston yhdeksi pakatuksi tiedostoksi. ZIP-arkiston saa avattua suoraan nykyisillä Windows-, Linux- ja macOS-tietokoneilla.

Kirjanpitoaineiston voi tallentaa pdf-muotoon Aineisto-painikkeella.

Arkiston muuttumattomuuden varmistaminen

Voit varmistaa Kitsaan luomalla sha256-tiivisteellä, ettei arkistossa olevia tiedostoja (esimerkiksi tositteita) ole muokattu arkiston muodostamisen jälkeen. Tämä edellyttää kuitenkin, että valvonnassa käytetty tiiviste (näkyvissä arkiston etusivulla) on säilytetty turvassa muutoksilta.

Tässä kuvattua muuttumattomuuden varmistamista tarvittaneen lähinnä vain, mikäli on syytä epäillä, että kirjanpitoa on muutettu jälkikäteen. Kirjanpitolaki kieltää kirjanpitoaineiston muuttamisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen (2. luku 7 §). Väärien tai harhaanjohtavien tietojen merkitsemisestä kirjanpitoon rangaistaan sakolla tai vankeudella (Rikoslaki 30. luku 9 § ja 9a §).

Muuttumattomuuden voi tarkistaa sha256sum-ohjelmalla (löytyy sekä Windowsille että Linuxille). Arkistossa olevan valvontatiedoston tiiviste tulostetaan komennolla sha256sum arkisto.sha256.

~/LatakonUimakerho/arkisto/2018 $ sha256sum arkisto.sha256
b3fb35a6e113b98e4eb68a133b575463b05d6a39a9c78fb584ade9e9ef6a7b78  arkisto.sha256

Ohjelma tulostaa valvontatiedoston tiivisteen, jota pitää verrata tiedossa olevaan tiivisteeseen.

Valvontatiedosto sisältää kaikkien arkistoon kuuluvien tositteiden ja raporttien tiivisteet. Tiivisteet pitää vielä tarkastaa komennolla sha256sum -c arkisto.sha256.

arto@pantteri ~/LatakonUimakerho/arkisto/2018 $ sha256sum -c arkisto.sha256
00000097-01.pdf: OK
00000097.html: OK
00000018-01.pdf: OK
00000018.html: OK
00000020.html: OK
00000022.html: OK
00000042.html: OK
...

Jos jotain tiedostoa olisi muutettu, antaisi sha256sum seuraavan kaltaisen ilmoituksen

...
00000011.html: OK
00000012-01.pdf: EI TÄSMÄÄ
00000012.html: OK
...
sha256sum: WARNING: 1 computed checksum did NOT match

6 - Budjetti

Budjetin laadinta

Kitsaalla voit määritellä tilikauden budjetin ja seurata sen toteutumista.

Budjetin pääset syöttämään Tilikaudet-välilehden Budjetti-painikkeesta. Syötä tulot ilman etumerkkiä ja menot miinusmerkkisinä. Budjetin voi jakaa eri kohdennuksille syöttämällä jokaisen kohdennuksen budjetin erikseen: kokonaisbudjetti on kaikkien kohdennusten yhteenlaskettu budjetti.

Kopioi edellisestä-painike kopioi edellisen tilikauden budjetin uuden budjetin pohjaksi.

Budjetin seuranta

Budjetin toteutumista voit seurata Budjettivertailu-raportilla.

Jos haluat muuttaa budjettivertailun sarakkeita, valitse Tuloslaskelma -raporttiin tulostettavat sarakkeet:

• Toteutunut seuraa toteutuneita tapahtumia
• Budjetti näyttää määritellyn bubjetin
• Budjettiero € näyttää toteutuneiden tapahtumien eron budjettiin
• Toteutunut % näyttää, kuinka suuri osa budjetista on käytetty

!!! note “Kokonaiset tilikaudet” Budjetin voi määritellä vain kokonaisille tilikausille. Raporteissa budjetoidut summat näkyvät tilikauden alkupäivämäärän mukaan (voit siis tulostaa toteumaraportin vaikka vuoden ensimmäiselle puoliskolle, mutta se vertaa kuitenkin toteumaa aina koko vuoden budjettiin.)

Esimerkki tuloslaskelman budjettiseurannasta

Esimerkki toiminnanalojen budjettiseurannasta

Huomaa, että tasetileillä ei ole budjettia!

7 - Tilinpäätös

Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kitsas muistuttaa tästä aloitusnäytössä. Kun kaikki tilikaudelle kuuluvat tositteet on kirjattu, aloitetaan tilinpäätöksen laatiminen Tilikaudet-välilehden Tilinpäätös-painikkeesta.

7.1 - Poistot

Hankittaessa rakennuksia, koneita, kalusteita tms. joita käytetään pidemmällä aikavälillä, ei niitä kirjata välittömästä menoiksi vaan hankinta kirjataan taseeseen, josta sitä poistetaan suunnitelman mukaisesti.

Poistojen kirjaaminen

Kirjaa suunnitelman mukaiset poistot tilinpäätösikkunan Kirjaa poistot-painikkeella. Painike ei ole näkyvissä, mikäli tilikaudelle ei ole tulossa kirjattavia poistoja.

Kitsas näyttää poistolaskelman, jonka voit vahvistaa Ok-painikkeella.

7.2 - Jaksotukset

Tilikauden aikana lasku- ja maksuperusteisesti tehdyt kirjaukset on oikaistava ennen tilinpäätöksen laatimista suoriteperusteisiksi.

Kirjanpidon jaksotukset tehdään siirtovelat ja siirtosaamiset -kirjanpitotileillä.

Automaattiset jaksotukset

Kitsas pystyy jaksottamaan tilinpäätöksen yhteydessä ne menot, jotka kirjaamisvaiheessa on merkitty jaksotetttaviksi. Samalla tehdään mahdollinen negatiivisen verovelan kirjaaminen tilinpäätöksessä verosaamisena.

Tee jaksotukset Kirjaa jaksotukset -painikkeella. Painike ei ole näkyvissä, mikäli tilikaudelle ei ole tulossa kirjattavia jaksotuksia.

Jaksotusesimerkkejä

15.11.2019 saadaan seuraavalle vuodelle kuuluva jäsenmaksu, joka kirjataan maksuperusteisesti ja jaksotetaan.

30.11. maksetaan lisenssi avantouintikaudelle 1.12. - 31.3. joka kirjataan maksuperusteisesti. Jaksotuksen avulla maksusta noin ¼ jää vuodelle 2019 (joulukuun osuus) ja ¾ siirtyy vuodelle 2020 (kolme kuukautta). Jaksotus lasketaan päivän tarkkuudella.

Yhdistys maksaa 4.1. laskun joulujuhlan tarjoiluista. Laskun olisi voinut myös kirjata suoriteperusteisesti joulukuulle ja sitten tammikuussa merkitä tiliotteelta maksetuksi.

Yhdistykselle myönnetään syksyllä 2019 avustus tapahtumaan, joka järjestetään 4.11. Avustus maksetaan yhdistyksen tilille kuitenkin vasta 15.1.

Esimerkkien jaksotuskirjaukset

Tilinpäätöstyökalun jaksotusnäkymä

Jaksotuskirjaukset 31.12.

Jaksotusten purku 1.1.

7.3 - Tuloveron kirjaaminen

Ennen kuin jatkat tuloveron kirjaamiseen, tarkasta kirjanpitosi tutkimalla kirjanpidon raportteja ja huolehdi erityisesti, että kirjanpidon tilit täsmäävät pankkitilien kanssa.

Kitsaassa on toiminto osakeyhtiön ja osuuskunnan tuloveron kirjaamiseen. Osakeyhtiö ja osuuskunta laskee itse maksettavan veron määrän. Yrityksen on tarkoituksenmukaista hakea jo verovuoden aikana mahdollisimman oikean suuruista ennakkoveroa maksettavaksi.

Tilinpäätöstyökalun Kirjaa tulovero -painikkeella avautuu tuloveron laskennan ja kirjaamisen ikkuna.

Merkitse laskelmaan verotettava tulo yhteensä sekä vähennyskelpoiset kulut ilman Yle-veroa. Tarkista, että Yle-vero on laskettu oikein.

Tarkasta myös, että tuloveron määrä ja maksetut ennakkoverot on merkitty oikein.

Kun laskelma on valimis, paina Ok. Ohjelma tekee tuloverojen jaksotuskirjaukset. Liitä veroilmoitus ja mahdolliset laskelmat kirjanpitoaineistoon.

Yllä olevan esimerkin mukainen tuloveron jaksotuskirjaus

7.4 - Kirjanpidon lukitseminen

Kun kirjanpito on valmis, lukitse tilikauden kirjanpito (Lukitse kirjanpito-painike).

Lukitsemisella varmistetaan, ettei kirjanpitoa muokata enää sen jälkeen kun siitä on muodostettu tilinpäätös.

Jos kirjanpidoa täytyy kuitenkin korjata, voidaan kirjanpito avata Tilikaudet-sivun Muokkaa-painikkeella. Tämän jälkeen sinun on tehtävä tilinpäätökseen liittyvät toimet uudelleen.

7.5 - Liitetiedot ja tilinpäätöksen muodostaminen

Liitetiedot-painikkeella pääset valitsemaan tilinpäätökseen tulostuvan liitetiedot ja tilinpäätökseen sisällytettävät vaihtoehtoiset raportit

Kitsas pystyy pääsääntöisesti päättelemään liikevaihdon, taseen ja henkilökuntamäärän perusteella, voidaanko tilinpäätös laatia mikro- tai pienyrityssäännösten mukaisesti.

Tehtyäsi valinnat paina Jatka.

Jos laadit tilinpäätöksen jolloin muulla ohjelmalla (kuten tekstinkäsittelyohjelma), voit tallentaa pdf-muotoisen tilinpäätöksen Kitsaan sähköiseen arkistoon valitsemalla Lataa tiedosto.

Täydennä liitetiedot ohjelman laatimista pohjateksteistä.

Ohjelman generoimissa taulukoissa pelkkä nollalukemia sisältävä rivit eivät tulostu (eli niitä ei tarvitse poistaa).

Aloita uudelleen

Aloita liitetietojen muodostaminen uudelleen tekemällä uudestaan tilinpäätökseen liittyvät valinnat

Esikatsele

Esikatsele tilinpäätösasiakirja

Tallenna

Tallenna liitetiedot ja tilinpäätös

Valmis

Tallentaa valmiin tilinpäätöksen

7.6 - Tilinpäätöksen tulostaminen ja vahvistaminen

Tilinpäätös-painikkeella voi avata valmiin tilinpäätöksen tulostettavaksi tai tallennettavaksi tiedostoon.

Tilinpäätöksen vahvistaminen

Kun tilinpäätös on vahvistettu (hyväksytty yhdistyksen vuosikokouksessa, yhtiökokouksessa tms. taikka yhtiömiesten allekirjoittama), merkitse se vahvistetuksi tilinpäätösikkunan Vahvista-painikkeella.

Vahvistettua tilinpäätöstä ei enää pääse muokkaamaan ilman koko tilikauden avaamista, ja Tilikaudet-välilehden Tilinpäätös-painike avaa tämän jälkeen tilinpäätöksen pdf-tiedoston.