Tämä on monisivuinen tulostettava näkymä. Napsauta tästä tulostaaksesi.

Palaa tavalliseen näkymään.

Tilitoimisto

Tilitoimistojen Kitsas Pro -tilauksiin kuuluva kirjanpitojen ja käyttäjien keskitetty hallinta

Kitsas Pro on Kitsaan tilitoimistoille räätälöity palvelukokonaisuus, johon kuuluu mm.

  • Kirjanpitojen ja käyttöoikeuksien keskitetty hallinta
  • Mahdollisuus käyttää tilitoimiston varmennetta asikkaiden alv-ilmoitusten tekemisessä
  • Erittäin kilpailukykyinen hinnoittelu

Lue lisää Kitsas Pro:n tuotesivuilta

Tilitoimistonäkymä

Vasemmanpuoleisimmassa sarakkeessa (Ryhmät) on luettelo tilitoimistoon kuuluvista ryhmistä. Keskimmäisessä sarakkeessa on välilehdet valitun ryhmän kirjanpidoista ja käyttäjistä. Oikeanpuolelimmassa sarakkeessa on puolestaan tarkempia tietoja viimeisimmäksi valitusta kohteesta, joka voi olla tilitoimisto, ryhmä, kirjanpito ja käyttäjä.

Käyttäjälle näytettävät kohteet määräytyvät käyttäjälle olevien käyttöoikeuksien perusteella.

Ryhmät

Isomman tilitoimiston kannattaa jakaa kirjanpidot ryhmiin, ja määritellä käyttäjäoikeudet ryhmäkohtaisesti.

Ryhmien perustaminen ei ole pakollista, vaan kaikki kirjanpidot ja käyttäjät voidaan määritellä myös suoraan tilitoimiston tasolle.

Uuden ryhmän perustaminen

Valitse ryhmä, jonka alle uusi ryhmä perustetaan - tai tilitoimisto, jos perustat ylätason ryhmän. Paina Uusi ryhmä-painiketta ja anna ryhmälle nimi.

Kirjanpidot

Uuden kirjanpidon perustaminen

Kun haluamasi ryhmä on valittuna, paina Uusi kirjanpito-painiketta, ja syötä asiakasyrityksen perustiedot.

Uuden kirjanpidon logona on vihreä plus-merkki muistuttamassa, ettei kirjanpitoa ole vielä alustettu. Kun kirjanpito avataan ensimmäistä kertaa, tehdään kirjanpidon alustaminen ohjattuna toimintona.

Toiminnot kirjanpidolle

Kirjanpitojen listan alapuolisessa Kirjanpito-valikossa on kirjanpitoon liittyviä toimintoja

Vaihda tuotetta

Valitse kirjanpitoon liittyvä tuote.

Siirrä

Siirrä kirjanpito toiseen ryhmään. Kirjanpidon ryhmäkohtaiset käyttöoikeudet muuttuvat välittömästi uuden ryhmän mukaisiksi-

Poista

Poistaa kirjanpidon pysyvästi.

Tukikirjautuminen

Käyttäjä, jolle on määritelty Tukikirjautuminen-oikeus, voi kirjautua täysillä käyttöoikeuksilla kirjanpitoon. Kirjautumisesta jää jälki lokitietoihin.

Käyttäjät

Välilehdellä näytetään ryhmään liittyvät käyttöoikeudet, katso käyttäjät ja käyttöoikeudet

Kirjanpidon tiedot

Kun kirjanpito on valittuna, näytetään oikeanpuoleisimmassa sarakkeessa kirjanpidon tarkempia tietoja

Perustiedot

Kirjanpidon nimi, tuote, tilastotietoja ja varmenteen tila.

Suorat käyttäjät

Käyttäjät, joilla on tähän nimenomaiseen kirjanpitoon erikseen määritelty käyttöoikeus. Suora käyttöoikeus voidaan määrittää esimerkiksi yrittäjälle tai tilintarkastajalle.

Ryhmäkäyttäjät

Käyttäjät, joille on käyttöoikeus tähän kirjanpitoon ryhmään (kirjanpidon ryhmä tai sen yläpuolella oleva ryhmä) kuulumisen perusteella.

Kirjatumiset

Käyttäjien kirjautumiset tähän kirjanpitoon.

1 - Käyttäjät ja oikeudet

Käyttäjien ja käyttöoikeuksien määritteleminen

Ryhmä- ja käyttäjäkohtaiset oikeudet

Ryhmäkohtaiset oikeudet koskevat ryhmän kaikkia kirjanpitoja sekä kaikkia alaryhmiä, joille kyseiselle käyttäjälle ei ole erikseen määritelty oikeuksia. Tilitoimiston työntekijöille on suositeltavaa määritellä oikeudet ryhmätasolla, jolloin niiden hallinta on yksinkertaisempaa.

Ryhmän voisi ajatella mappikaapiksi ja ryhmäoikeuden avaimeksi tähän kaappiin. Tällöin toimistotasolle myönnetty käyttöoikeus vastaisi yleisavainta toimiston kaikkiin mappikaappeihin.

Suorat oikeudet ovat yksittäiseen kirjanpitoon liittyviä oikeuksia, esimerkiksi yrittäjälle itselleen tai tilintarkastajalle.

Oikeuksien määritteleminen

Ryhmään lisätään käyttäjä Käyttäjät-välilehden Uusi käyttäjä-painikkeesta. Samalla välilehdellä on painikkeet myös oikeuksien muokkaamiselle ja käyttäjän poistamiselle ryhmästä.

Uusi käyttäjä-painiketta käytetään riippumatta siitä, onko käyttäjällä jo käyttäjätunnus tai oikeuksia johonkin muuhun tilitoimiston ryhmään. Jos käyttäjätunnusta ei ole vielä olemassa, lähetetään käyttäjän sähköpostiin ohjeet ja linkki käyttäjätunnuksen aktivoimiseksi.

Käyttäjän oikeudet

Käyttöoikeudet voidaan määritellä määräaikaisiksi (Voimassa-aikaväli) tai toistaiseksi voimassa oleviksi.

Pikavalinnalla voit määritellä oikeudet jonkun aiemmin määritellyn pikavalinnan mukaiseksi.

Kirjanpidon käyttöoikeudet

Ryhmien Tositeet, Laskut, Laskujen kierto, Raportit ja Ylläpito valinnat ovat kirjanpitojen käyttöoikeuksia.

Emme suosittele Käyttöoikeuksien myöntäminen -oikeuden käyttämistä tilitoimistoille. Valintaa tarvitaan oikeuksen hallintaan Asetukset-välilehden kautta, ja suosittelemme keskitettyä oikeuksien hallintaa Toimisto-välilehdellä (oikeudet Yksittäisten käyttöoikeuksen myöntäminen ja Käyttäjäryhmien muokkaaminen).

Ryhmään liittyvät oikeudet

Tilitoimisto

KäyttöoikeusMerkitys
Kirjanpidon luominenUuden kirjanpidon luominen
Kirjanpidon siirtäminen ja poistaminenKirjanpitoon liittyvän tuotteen vaihtaminen, kirjanpidon siirtäminen (oikeus vaaditaan sekä nykyisessä että uudessä ryhmässä), kirjanpidon poistaminen
Yksittäisten käyttöoikeuksen myöntäminenYksittäisten kirjanpitokohtaisten oikeuksien myöntäminen tilitoimistonäkymässä, Kirjanpidon Suorat käyttäjät-välilehdellä.
TilitoimistonäkymäTilitoimistonäkymä ja kirjanpitojen selaaminen käyttäjälle, jolla ei ole muita tilitoimistojen hallintaoikeuksia.

Hallinta

KäyttöoikeusMerkitys
Käyttäjäryhmien muokkaaminenRyhmäkohtaisten käyttöoikeuksien myöntäminen, muokkaaminen ja poistaminen
Ryhmien muokkaaminenUusien ryhmien lisääminen, ryhmien uudelleennimeäminen ja poistaminen, pikavalintojen muokkaaminen
Varmenteiden hallintaTilitoimiston varmenteen lisääminen ja poistaminen
Kirjautumistietojen selaaminenKirjanpitojen kirjautumistietojen (käyttäjän nimi, kirjautumisten lukumäärä ja viimeisin kirjaaminen) näkeminen
TukikirjautuminenKirjautuminen Tukikirjautuminen-toiminnolla täysin oikeuksin kaikkiin ryhmän kirjanpitoihin

2 - Käyttöoikeuksen pikavalinnat

Pikavalinnoilla voidaan määritellä tavanomaiset käyttöoikeustasot ja antaa niille kuvaavat nimet

Ryhmään liittyvät pikavalinnat määritellään Ryhmä-valikon Pikavalinnat..-valinnasta.

Pikavalinnat vaikuttavat myös kaikkiin niihin alaryhmiin, joihin ei ole määritelty omia pikavalintoja.

Valitse vasemmalla olevasta luettelosta pikavalinta, jota haluat muokata.

Uusi-napista luot uuden pikavalinnat, Poista-napilla poistat nykyisen pikavalinnan.

Pikavalinta Muokatut oikeudet näytetään luetteloissa silloin, kun käyttäjän oikeudet eivät vastaa mitään pikavalintaa. Tätä pikavalintaa ei voi muokata.

Painike Poista pikavalinnat poistaa kaikki pikavalinnat tästä ryhmästä, jonka jälkeen ryhmässä käytetään ylemmässä ryhmässä mahdollisesti määriteltyjä pikavalintoja.

3 - Kirjanpidon aloittaminen

Tilitoimistonäkymässä luodun kirjanpidon käyttöön ottaminen

Kun kirjanpito on luotu tilitoimistonäkymässä, näkyy sen vieressä luettelossa vihreä plus-merkki. Kun kirjanpito avataan ensimmäisen kerran, ohjaa Kitsas kirjanpidon käyttöön ottamisen.

Tervetuloa

Tilikartta

Tilikartta määrittää käytettävien tilien lisäksi myös käytössä olevat raportit eli esimerkiksi tuloslaskelman rakenteen sekä tilinpäätöksen pohjan.

TilikarttaKuvaus
ElinkeintotoimintaTilikartta yritystoimintaa varten. Yritysmuotoina elinkeinonharjoittaja, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osuuskunta, ja osakeyhtiö.
YhdistysTilikartta aatteelliselle yhdistykselle ja säätiölle. Tuloslaskelma on yhdistyskaavan mukainen.
Asunto-osakeyhtiöTilikartta asunto-osakeyhtiöille. Tuloslaskelma on kiinteistökaavan mukainen.

Voit myöhemmin lisätä, muokata ja poistaa käytössä olevia tilejä samoin kuin raporttien ja tilinpäätöksen malleja. Et voi kuitenkaan jälkikäteen vaihtaa koko tilikarttaa toiseen.

Perustiedot

Seuraavassa ruudussa syötetään organisaation nimi, Y-tunnus, osoite ja kotipaikka. Näitä voi muokata myöhemmin perusmäärityksissä.

Lisäksi kannattaa syöttää pankkitilin (ensisijainen käyttötili) tilinumero. Tilinumero tulostuu laskuille ja sitä käytetään myös maksujen ja tiliotteiden kohdistamiseen. Tilinumeron voi syöttää myöhemmin tilin tietoihin tilikartassa.

Valittava yritysmuoto vaikuttaa siihen, mitä tilejä kirjanpidossa on näkyvillä. Samoin tilikartan laajuus vaikuttaa näkyvillä olevien tilien määrään: tilitoimistoversiossa on oletuksena jätetty kaikki tilit näkyviin.

Tilikausi

Anna tiedot ensimmäisestä Kitsaalla pidettävästä tilikaudesta. Koska tilinpäätökseen tulostetaan vertailutiedot myös edellisestä tilikaudesta, anna myös edellisen tilikauden päivämäärät.

Edellisen tilikauden tiedot syötetään viimeisimmän tilinpäätöksen tilikohtaisesta tase-erittelystä sekä tuloslaskelman erittelystä. Voit aloittaa kirjanpidon ja myös tehdä uusia kirjauksia, vaikka tilinavausta ei olisikaan tehty.

Valitse Toiminta alkaa vasta tästä tilikaudesta vain, jos yritys perustetaan vasta tällä tilikaudella eikä tilinavausta tehdä lainkaan.

Tositteiden numerointi

Valitse, haluatko numeroida kaikki tositteet yhteen juoksevaan sarjaan, vai haluatko jakaa tositteet erikseen numeroitaviksi tositesarjoiksi joilla on omat kirjaintunnusteensa, esimerkiksi ML myyntilaskuilla ja OL ostolaskuille.

Valmista tuli!

Kaikki valinnat on tehty ja Kitsas on valmis luomaan uuden kirjanpidon

Viimeistele vielä määritykset

Yleensä voit aloittaa heti kirjaamisen. Muutamia valintoja on ehkä jossain vaiheessa vielä käydä läpi

  1. Yleensä kaikki tarpeelliset tilit löytyvät tilikartasta, mutta tarvittaessa voit muokata tilikarttaa.
  2. Jos haluat käyttää kohdennuksia (kustannuspaikat ja projektit), lisää ne asetuksista
  3. Syötä tilinavaus edellisen tilinpäätöksen perusteella.
  4. Lisää halutessasi yhteystiedoihin asiakasyrityksen logo tehdäksesi tulosteista tyylikkäämmät.

4 - Verohallinnon varmenne (Tilitoimistot)

Kun verohallinnon varmenne on otettu käyttöön, voidaan tilitoimiston asiakkaiden arvonlisäveroilmoitukset antaa sähköisesti suoraan ohjelmasta.

Varmenteen ottaminen käyttöön

Varmenteen hankkiminen

Varmenne hankitaan tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta. Varmenteen hakemiseen tarvitaan nimenkirjoitusoikeus.

  1. Kirjaudu asiointipalveluun. Valitse Asioi yrityksen ja organisaation puolesta ja valitse yritys.

  2. Valitse Asetukset, Tekninen rajapinta ja varmenteet ja Tee hakemus teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi. Valitse käyttötarkoitukseksi Palkkatiedot, ilmoittaa maksamiaan palkkoja sekä Palkkatiedot, ilmoittaa palkkoja toisen tahon puolesta ja kanavaksi Palkkatiedot - Web Service.

  3. Rajapintahakemuksen lähettämisen jälkeen valitse vielä Hae varmennetta. Varmenteen tyyppi on Palkkatiedon tuottaja Web Service. Anna varmenteelle kuvaus (esim. Kitsas) ja anna yhteystiedot.

  4. Saat verottajalta turvasähköpostin, josta löytyvät Siirtotunnus ja Kertakäyttösalasana.

Varmenteen lisääminen Kitsaaseen

Kun tilitoimistonäkymässä tilitoimisto on valittuna, näkyy oikeanpuoleisimmassa sarakkeessa tieto varmenteesta ja nappi Lisää varmenne.

Kopio verottajan turvasähköpostista siirtotunnus ja kertakäyttösalasana paikoilleen, ja paina Ok.

Varmenteen tilaksi tulee Varmenteen hakeminen on kesken. Hakeminen kestää noin minuutin, jonka jälkeen ohjelma ilmoittaa, että varmenne on noudettu, mutta se ei välttämättä ole vielä käytettävissä. Varmenne on käytettävissä yleensä seuraavana arkipäivänä.

Valtuutuksen tarkastaminen

Varmista ensin tilitoimiston tiedoista, että tilitoimiston varmenne on käytettävissä.

Tarkasta sen jälkeen tilitoimistonäkymässä vielä asiakasyrityksen tiedot. Valitse Kirjanpidot-välilehdeltä kirjanpito ja oikealta sarakkeelta Tiedot-välilehti. Nyt näet varmenteen tilan:

Toimiston varmenne Käytössä
Varmenne on käytettävissä ja valtuutus on kunnossa. Kitsas voi hakea verokaudet ja ilmoittaa arvonlisäveron.
Toimiston varmenne ei kelpaa
Verokausien hakeminen ei onnistu, todennäköisesti syynä on puuttuva Suomi.fi-valtuutus.
Oma varmenne käytössä
Kirjanpidossa ei käytetä tilitoimiston varmennetta, vaan kirjanpidon asetuksissa määriteltyä asiakasyrityksen omaa varmennetta.