1. Palveluun liittyminen

Asiakas liittyy palveluun rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi joko luomalla itselleen käyttäjätilin tai hyväksymällä toiselta käyttäjältä saamansa kutsun.

Kitsas Oy toimittaa palveluihinsa liittyvät ilmoitukset ja laskut asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Maksut

2a. Palvelupaketit

Kitsas Oy laskuttaa asiakkaan tilaamat maksulliset palvelupaketit tilaukset asiakkaan valinnan mukaan 6 tai 12 kuukauden jaksoissa etukäteen.

Kitsas Oy ilmoittaa hinnastonsa muutoksesta asiakkailleen vähintään 30 vuorokautta etukäteen. Hintojen korotukset astuvat voimaan tilausjakson vaihtuessa seuraavan kerran.

2b. Käytön mukaan määräytyvät palvelut

Kitsas Oy laskuttaa käytön mukaan määräytyvät lisämaksulliset palvelut, kuten lisäkirjanpidot, pankkiyhteysmaksut ja verkkolaskupalvelun käyttömaksut, jälkikäteen 1 - 12 kuukauden jaksoissa niin, että laskutuskauden pituus määräytyy laskun loppusumman mukaan.

Kitsas Oy ilmoittaa hinnastonsa muutoksesta asiakkaille vähintään 30 vuorokautta etukäteen, verkkolaskutukseen kuuluvien kirjeiden postitusten osalta kuitenkin vähintään 14 vuorokautta etukäteen.

3. Palvelun käytön lopettaminen

Asiakkaalla on koska tahansa oikeus muuttaa tilauksensa sisältöä Kitsas Oy:n tarjoamien vaihtoehtojen mukaisesti tai luopua kokonaan palvelun käytöstä. Asiakkaalle ei kuitenkaan palauteta hänen jo maksamiaan tilausmaksuja.

Kitsas Oy voi estää palvelun käyttämisen, mikäli asiakkaalla on mitä tahansa erääntyneitä maksuja Kitsas Oy:lle. Palvelun käyttö voidaan estää myös, mikäli palvelua on käytetty lain vastaisesti taikka mikäli asiakas on pyrkinyt kiertämään maksuttomaan kokeilujaksoon liittyviä rajoituksia.

Mikäli Kitsas Oy lopettaa palvelun toimittamisen, ilmoitetaan siitä asiakkaille vähintään 30 vuorokautta etukäteen. Tällöin asiakkaille palautetaan heidän suorittamansa maksut tästä ilmoituspäivästä lukien.

Kitsas Oy:llä ei ole velvollisuutta säilyttää asiakkaan tallentamia tietoja tai niiden varmuuskopioita sen jälkeen, kun asiakkaan tilaus on päättynyt tai asiakkaan kokeilujakso on päättynyt ilman, että asiakas on tehnyt maksullista tilausta.

4. Asiakkaan tallentamat tiedot

Asiakas omistaa kaiken kirjanpitoaineiston ja muut tiedot, jotka hän tallentaa palveluun.

Asiakas vastaa siitä, että hän noudattaa henkilötietoja koskevaa sekä muuta lainsäädäntöä tallentaessaan tietoja palveluun.

4a. Asiakkaan tietojen luottamuksellisuus

Kitsas Oy käsittelee asiakkaan tietoja luottamuksellisesti.

Asiakkaan pilvipalveluun tallentamaa kirjanpitoaineistoa käsitellään automatisoidusti siten, että ilman asiakkaan lupaa Kitsas Oy:n henkilöstö tai käyttäjätuen henkilöstö ei näe asiakkaan kirjanpitoon tallentamia tositteita tai muita yksilöllisiä kirjanpitotietoja.

4b. Kirjanpitoaineiston käsitteleminen tukiasioissa

Mikäli asiakas haluaa Kitsas Oy:n tai ohjelmiston tukipalveluiden tutkivan tai käsittelevän kirjanpitoaineistoaan, tulee kirjanpidon käyttäjän antaa tähän yksilöity lupa, jokaista kertaa varten erikseen.

4c. Kirjanpidon käyttöoikeudet

Kirjanpidon luonut käyttäjä myöntää kirjanpidon käyttöoikeudet muille käyttäjille.

4d. Kirjanpidon omistajuuden siirtäminen

Kitsas Oy voi siirtää kirjanpidon omistajuuden toiselle käyttäjälle, mikäli pyynnön tekijällä on todennettu nimenkirjoitusoikeus siihen yhteisöön, minkä nimi ja y-tunnus on merkitty kirjanpitoon.

4e. Tietojen luovuttaminen

Asiakas päättää itse tallentamiensa tietojen luovuttamisesta.

Kitsas Oy luovuttaa asiakkaan tallettamia tietoja viranomaisille vain silloin, kun viranomaisella on nimenomainen lakiin perustuva oikeus tiedon saamiseen Kitsas Oy:ltä.

4f. Alihankkijat tietojen käsittelyssä

Kitsas Oy käyttää virtuaalipalvelintensa osalta alihankkijana Tentacle Oy:tä. Alihankkija on ilmoittanut, että kaikki palvelimet sijaitsevat Suomen alueella ja että ne on suojattu asianmukaisesti ISO/EIC 27001 parhaiden käytänteiden mukaisesti.

Kitsas Oy voi käyttää palveluidensa toteuttamisessa alihankkijoita, jotka ilmoittavat noudattavansa EU:n General Data Protection Regulations -säännöstöä sekä muuta tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

4g. Kumppani käyttäjätuen toteuttamisessa

Kitsas Oy tarjoaa ohjelmiston käyttäjätuen yhteistyössä Talouden Ohjelmistopalvelut Finland Oy:n kanssa. Kitsas Oy myöntää käyttösitoutumuksen tehneelle käyttäjätuen henkilöstölle yksilöidyt, henkilökohtaiset käyttöoikeudet tuen tarjoamisen kannalta tarpeellisiin tietojärjestelmiin.

4h. Kitsas Oy henkilötietojen käsittelijänä

Kitsas Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä silloin, kun asiakas tallentaa palveluun omiin rekistereihinsä kuuluvia henkilötietoja (esimerkiksi yksityishenkilöiden henkilötietoja asiakasrekisteriinsä).

Tällöin asiakas toimii rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjän tehtävänä on määrittää oikeudelliset perusteet henkilötietojen käsittelyyn sekä noudattaa laissa määriteltyä tiedoitusvelvollisuutta.

5. Asiakastiedot

Asiakassuhteen ylläpitämiseksi Kitsas Oy käsittelee asiakastietoja tietosuojaselosteen mukaisesti.

6. Tietoturva ja käytettävyys

Kitsas Oy käsittelee kaikkea tietoa huolellisesti ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä noudattaen.

Kitsas Oy pyrkii pitämään palvelun jatkuvasti saatavilla. Kitsas Oy ei ole kuitenkaan korvausvelvollinen palvelussa olevien käyttökatkojen tai muiden häiriöiden takia.

Palvelun suunnitellut käyttökatkot sijoitetaan mahdollisuuksien mukaan kello 05-09 väliselle ajalle.

Palvelu voidaan tilapäisesti sulkea, mikäli se on tarpeellista palveluun kohdistuvan tietoturvauhkan takia.

Palvelua ja siihen liittyviä ohjelmistoja kehitetään jatkuvasti. Kitsas Oy voi milloin tahansa muuttaa palvelun teknistä toteutusta ja sisältöä.

7. Käyttäjätuki

Maksulliseen tilaukseen liittyy Kitsaan määrittelemillä tukikanavilla annettava ohjelmistoa sekä palvelua koskeva käyttäjätuki. Kitsas Oy ei anna takuuta käyttäjätuen saatavuudesta eikä anna takuuta siitä, että käyttäjätuen antamat vastaukset olisivat riittäviä tai täydellisiä. Kitsas Oy:n käyttäjätuki ei sisällä kirjanpitoa koskevaa lainopillista neuvontaa.

8. Vastuu kirjanpidosta

Palvelua käyttäessään asiakas vastaa itse kirjanpidostaan, kirjanpidon laillisuudesta sekä verolainsäädännön noudattamisesta.

9. Takuun puuttuminen

Kitsas Oy ei myönnä minkäänlaista palveluun liittyvää takuuta. Palvelu tarjotaan sellaisenaan ja ilman minkäänlaista takuuta tai lupausta palvelun tarkoituksenmukaisuudesta, keskeytyksettömyydestä tai virheettömyydestä.

10. Vastuunrajoitus

Kitsas Oy on suurimmissa lain sallimissa rajoissa vapaa kaikesta vastuusta, joka johtuu palvelun käytöstä aiheutuneesta vahingosta. Enimmillään Kitsas Oy palauttaa vahingon johdosta asiakkaalle sen maksun, minkä asiakas on suorittanut palvelun käytöstä.

Käyttöehtojen muuttaminen

Kitsas Oy voi muuttaa käyttöehtoja ilmoittamalla siitä 30 vuorokautta etukäteen. Ellei asiakas hyväksy muutettuja tilausehtoja, voi hän luopua palvelun käytöstä.

Asiakkaan ilmoitukset

Asiakkaan ilmoitukset Kitsas Oy:lle lähetetään osoitteeseen kitsas@kitsas.fi tai Kitsas Oy, Ruohotie 11 J, 45360 Valkeala

Käyttäjien tilastointi

Kitsas Oy:n ohjelmistot tallentavat käynnistyessään Kitsas Oy:n palvelimelle tiedon

• ohjelman versiosta
• käyttöjärjestelmästä
• käytössä olevista tilikartoista
• päivämäärästä, jolloin edellisen kerran on tallennettu tilastomerkintä

Tämä tilastotieto on täysin anonyymia, eikä sisällä henkilötietoja.

Käyttäjärekisteri

Rekisterin pitäjä: Kitsas Oy

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Toimitusjohtaja Heli Hyvättinen, heli.hyvattinen@kitsas.fi

Rekisterin nimi: Kitsaan käyttäjärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, laskutus, käyttäjien tuen järjestäminen sekä tietojärjestelmän käyttäjäoikeuksien hallinta

Rekisterin tietosisältö: Asiakkaan sähköpostiosoite ja nimi, asiakkaan tekemät tilaukset ja niistä laaditut laskut, asiakkaan laskutusyhteystiedot sekä tiedot asiakkaan kirjautumisesta sekä asiakkaan sähköpostiosoitteeseen kohdistuneista epäonnistuneista kirjautumisyrityksistä, salakirjoitetussa muodossa olevat asiakkaan kirjautumisvarmenteet.

Säännönmukaiset tietolähteet: Asiakas syöttää itse tietonsa järjestelmään rekisteröityessään tai tehdessään tilauksen. Kitsaan ja jälleenmuujän henkilöstö lisää asiakkaan itse toimittamia tietoja. Asiakkaan kutsuessa toisen henkilön käyttäjäksi, kutsuja syöttää kutsuttavan sähköpostiosoitteen. Järjestelmä kerää tiedot onnistuneista ja epäonnistuneista kirjautumisista automaattisesti kirjautumisyritysten yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Käyttäjärekisterin tietoja siirretään laskutuksen yhteydessä Kitsas Oy:n omaan asiakasrekisteriin sekä kirjanpitoon. Jäälleenmyyjän myymien tilausten osalta laskutuksessa tarpeellisia käyttötietoja luovutetaan jälleenmyyjälle laskutusta varten.

Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet: Rekisteriin pääsy on rajattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksille vain Kitsas Oy:n henkilöstölle ja käyttäjätuen henkilöstölle sekä omien asiakkaidensa osalta jälleenmyyjän myyntihenkilöstölle.

Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot pyytämällä niitä ylempänä mainitulta yhteyshenkilöltä.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Pyynnön virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamisesta voi välittää ylempänä mainitulle yhteyshenkilölle.

Tarpeettomien henkilötietojen automaattinen poistaminen: Käyttäjätunnukset, joihin ei liity voimassa olevaa tilausta tai käyttöoikeutta kirjanpitoon, poistetaan 18 kuukauden kuluttua viimeisimmästä kirjautumisesta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilöiden yhteystietojen poistamista rekisteristä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tiedot poistetaan pyynnön jälkeen. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.

Asiakas- ja toimittajarekisteri

Rekisterin pitäjä: Kitsas Oy

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Toimitusjohtaja Heli Hyvättinen heli.hyvattinen@kitsas.fi

Rekisterin nimi: Kitsas Oy:n asiakas- ja toimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja toimittajatietojen hoitaminen. Rekisteri on osa kirjanpidon tietojärjestelmää, jossa tietoja käytetään myös lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseen sekä maksujen seuraamiseen ja rekisteröintiin.

Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää nimitiedon, tiedon yhteisön Y- tai ALV-tunnuksesta, yhteystiedot sekä laskutustiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot saadaan asiakkailta/toimittajilta itseltään ja heidän toimittamista asiakirjoista (esim. laskuista). Yritysten tietoja täydennetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sähköisen rajapinnan kautta.

Tietojan säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Varsinaisen kirjanpitoaineiston osalta toimitaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet: Rekisteri on toteutettu Kitsas-kirjanpito-ohjelmistolla, jota käytetään Kitsas Oy:n pilvipalveluna suomalaiselta palvelimelta. Rekisteriin pääsy on rajattu ja käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot pyytämällä niitä ylempänä mainitulta yhteyshenkilöltä.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Pyynnön virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamisesta voi välittää ylempänä mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä noudatetaan Kirjanpitolakia. Erityisesti saapuneet ja lähetetyt laskut säilytetään osana kirjanpitoa lain vaatimusten mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilöiden yhteystietojen poistamista rekisteristä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tiedot poistetaan pyynnön jälkeen. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.

Laskutusportaalin käyttäjärekisteri

Rekisterin pitäjä: Kitsas Oy

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Toimitusjohtaja Heli Hyvättinen heli.hyvattinen@kitsas.fi

Rekisterin nimi: Kitsas Oy:n laskutusportaalin käyttäjärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Lomakkeen tietojen esitäyttäminen käyttäjän tullessa uudelleen samalle lomakkeelle. Kitsas Oy ei itse käytä rekisterin tietoja esimerkiksi markkinointiin.

Rekisterin tietosisältö: Käyttäjän nimi- ja yhteystiedot sekä pankkitili.

Säännönmukaiset tietolähteet: Käyttäjä syöttää itse tiedot järjestelmään.

Tietojan säännönmukaiset luovutukset: Tiedot luovutetaan niihin kirjanpitoihin, joihin käyttäjä laatii laskun.

Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet: Rekisteri on suojatussa tietokannassa. Rekisterin tiedot näytetään ainoastaan käyttäjälle itselleen sen jälkeen kun hän tunnistautuu varmennetulla sähköpostiosoitteella.

Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkastaa häntä koskevat tiedot kirjautumalla järjestelmään.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Rekisteröity voi itse muokata kaikkia häntä koskevia tietoja.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista. Mahdollisista rekisteröidyn tietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle ja viranomaiselle säännösten mukaisesti.

Kitsaan uutiskirjeen tilaajat

Kitsaan uutiskirjeen tilaajista tallennetaan ainoastaan sähköpostiosoite, johon uutiskirje on tilattu. Tätä osoiteluetteloa käytetään ainoastaan uutiskirjeiden lähettämiseen. Uutiskirjeen tilaaja voi koska tahansa poistaa osoitteensa luettelolta uutiskirjeessä olevalla linkillä.

Uutiskirjepalvelun teknisenä toteuttajana on Brevo

Kitsas henkilötietojen käsittelijänä

Kitsas Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä silloin, kun asiakas tallentaa palveluun omiin rekistereihinsä kuuluvia henkilötietoja (esimerkiksi yksityishenkilöiden henkilötietoja asiakasrekisteriinsä).

Tällöin asiakas toimii rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjän tehtävänä on määrittää oikeudelliset perusteet henkilötietojen käsittelyyn sekä noudattaa laissa määriteltyä tiedoitusvelvollisuutta.

Toimiessaan henkilötietojen käsittelijänä Kitsas Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Alihankkija henkilötietojen käsittelyssä

Kitsas Oy käyttää virtuaalipalvelimensa osalta alihankkijana Tentacle Oy:tä. Alihankkija on ilmoittanut, että kaikki palvelimet sijaitsevat Suomen alueella ja että ne on suojattu asianmukaisesti ISO/EIC 27001 parhaiden käytänteiden mukaisesti.

Kitsas Oy käyttää serverless-ratkaisuissa, tietokantapalveluissa sekä tiedostojen tallennuksessa alihankkijana Google LLC:tä. Kitsaan käyttämät Google Cloudin palvelimet sijaitsevat Suomen alueella. Tietojen ja palvelun toiminnan varmistamiseen voidaan käyttää myös muualla EU:n alueella sijaitsevia palvelimia.

Alihankkija sänköpostipalveluissa

Kitsas Oy käyttää lähtevän sähköpostin palveluun Brevo-palvelua. Palvelu ilmoittaa noudattavansa GDPR-säännöstöä.

Alihankkijat tilitietojen noutamisessa

Kitsas Oy noutaa pankkien tilitapahtumat GoCardlessin ja Enable Banking:in palveluita käyttäen. Palvelujen käyttäminen edellyttää asiakkaalta yksilöllistä valtuutusta oman verkkopankin kautta. GoCardless ilmoittaa noudattavansa GDPR-säännöstöä. Enable Banking ilmoittaa ettei se tallenna, analysoi tai käytä välittämäänsä dataa.